Ми це зробили!
Нас було 300+ людина з 60+ міст Росії і СНД.
Спасибі спікерам, команді і всім учасникам!
Якщо Вам коли-небудь доведеться збирати конференції на 300+ учасників, наш досвід стане Вам у пригоді:
nbspnbsp 1. Найголовніше - це бейджи. Краще приготувати тільки бейджи, а раздатку роздати після початку конференції або взагалі не видавати. Інакше реєстрація зірветься.
nbspnbsp 2. Раздатка повинна бути «сильно заздалегідь». За тиждень в наявності, за 2 дня розкладеної по пакетам. Бажано з BIO спікерів і короткою статтею по темі доповіді. Друкуйте на різографі.
nbspnbsp 3. Реєстрацію потрібно відкривати за годину до «офіційної». Навіть якщо у Вас відведено 30 хвилин на реєстрацію «в 2 столи, по 2 людини на кожному».
nbspnbsp 4. Гардероб повинен працювати за 1 годину до реєстрації теж.
nbspnbsp 5. Обов'язково повинен бути всього 1 відповідальний за модерацію. Пояснювати правила, стежити за регламентом, і гарчати на недисциплінованих учасників і спікерів.
nbspnbsp 6. Інструктаж спікерів (модератором) обов'язково потрібен. Як працювати з мікрофоном, як представлятися, як працювати з питаннями, як завершувати виступ.
nbspnbsp 7. Ведучий (не обов'язково модератор) повинен представляти спікерів до їх виступу (самі спікери представлятися забувають, як не інструктує). + Ставити їх презентації, які теж повинні бути заздалегідь.
nbspnbsp 8. Модератор забезпечує сигналізацію для спікерів. Потрібно заздалегідь распечать листи А4 з написами «5 хвилин», «1 хвилина» і «час!». І показувати їх спікеру під час виступу.
nbspnbsp 9. Модератор повинен провести інструктаж персоналу підтримки:
nbspnbspnbsp * призначити відповідального за заміну мікрофона у спікера в разі технічних проблем
nbspnbspnbsp * призначити відповідального за фото зйомку
nbspnbspnbsp * показати місце в першому ряду для команди на подачі мікрофонів в залі (команда з мікрофонами повинна стояти обличчям до залу, спиною до сцени)
nbspnbspnbsp * провести інструктаж команди (якщо хтось віддав мікрофон, інші не дають мікрофони нікому, поки цей мікрофон не повернеться до команди)
nbspnbspnbsp * призначити відповідальних «за загін» учасників в зал після перерв і забезпечити максимальну кількість додаткових входів / виходів до першої перерви
nbspnbsp 10. Анкети для відгуків не потрібні все одно всі учасники просять вислати їм презентації спікерів. Зробивши запит на відкликання по е-мейлу після конференції, в обмін на презентації і доп. матеріали з конференції Ви заощадите час учасникам і собі (на оцифровку анкет).
nbspnbsp 11. Бонус: подбайте про "годівлі" заздалегідь. Забезпечити обід або кава-брейк для 200+ людина не так то просто. Найпростіше взагалі відмовитися від кави-брейків, обмежившись лише наданням питної води в пляшках по 0,3-0,4л. А обід включати у вартість заходу. Але: включення вартості обіду для недорогих конференцій може привести до "ухудшаемості продавабельності".
Бонусний рада: якщо Ви проводите конференцію в перший раз, то рекомендую запросити досвідченого модератора (наприклад, мене :).
Упевнений, ми зможемо провести її на вищому рівні!