Спочатку автоматизація підприємств в Росії на базі тиражованих рішень почалася саме з розвитку систем бухгалтерського обліку. Цьому сприяло утворення і розвиток в першій половині 90-х років великої кількості комерційних структур, гостро потребували постановці та веденні бухгалтерського обліку.
Навіщо потрібно автоматизувати бухгалтерію?
Бухгалтерський облік - прикладна економічна дисципліна, що набуває в умовах перехідної економіки першорядне значення для підприємств усіх форм власності і розмірів. Бухгалтерський облік забезпечує реєстрацію, збереження і обробку інформації про фінансово-господарської діяльності підприємства. В умовах частої зміни нормативних актів держави і місцевих органів влади, що регулюють правила бухгалтерського обліку, звітності та оподаткування підприємств, професія бухгалтера стає все більш престижною, а її роль в управлінні підприємством - ключове.
Складність ведення бухгалтерського обліку в сучасній Росії змушує бухгалтера постійно вдосконалювати свою кваліфікацію, відстежувати останні зміни і доповнення до вже чинних законів і враховувати їх в своїй практичній діяльності. Бухгалтерський облік в таких умовах набагато менше формалізується, ніж при стабільній економічній ситуації, і від бухгалтера часом потрібно справжнє мистецтво, щоб, з одного боку, не загнати підприємство в кут через сплати податків, і, з іншого боку, формально не порушити закон і уникнути штрафних санкцій.
Використання персональних комп'ютерів для автоматизації бухгалтерського обліку на підприємствах є важливою складовою частиною всієї системи інформаційного забезпечення офісної діяльності. Сам по собі бухгалтерський облік складається з безлічі рутинних операцій, пов'язаних з багаторазовим виконанням одних і тих же арифметичних дій, підготовкою різноманітних за формою звітних та платіжних документів і перенесенням чисел з одних документів в інші. Незважаючи на гадану простоту проблеми автоматизації бухгалтерської діяльності, зручне для недосвідченого в застосуванні комп'ютерів людини рішення отримати не так-то легко. Крім того, певні труднощі представляє постійна зміна вимог, що пред'являються до бухгалтерського обліку, збільшує потребу в гнучких, швидко адаптуються до нових умов програмних комплексах.
Чим же можуть допомогти бухгалтеру комп'ютер? Безумовно, комп'ютерна програма не може замінити грамотного бухгалтера, але вона дозволить заощадити його час і сили за рахунок автоматизації рутинних операцій, знайти арифметичні помилки в обліку і звітності, оцінити поточне фінансове становище підприємства і його перспективи. Крім того, автоматизовані системи бухгалтерського обліку здатні допомогти підготувати і зберегти в електронному вигляді первинні і звітні документи, а також бланки часто повторюваних форм (платіжні доручення, рахунки-фактури, прибуткові та видаткові ордери, авансові звіти та ін.) З уже сформованими реквізитами підприємства .
Розвиток систем бухгалтерського обліку
Четверте (сучасне) покоління - це бухгалтерські системи (а за своєю суттю вже комплексні корпоративні системи або киці), які характеризуються інтегрованими технологічними рішеннями, які передбачають поставку разом з програмними засобами методики організації виробництва і консалтингових послуг. Таким чином, в сфері методології розробки систем для автоматизації бухгалтерії практично завершений перехід від тиражованих систем, розрахованих на широке коло споживачів, до майже індивідуальним рішенням, максимально відповідає потребам конкретного замовника. Проте в експлуатації на російських підприємствах досі є бухгалтерські системи всіх чотирьох поколінь.
Модулі системи, що забезпечують проведення розрахунків, підсумовування підсумків і нарахування відсотків, повинні використовувати розрахункові нормативи, які прийняті в даний час. При цьому система повинна вміти легко змінювати ці нормативи за запитом користувача. Важливо, щоб результати розрахунків обов'язково перевірялися на правильність за допомогою спеціальних надійних методів і одночасно заносилися до всіх документів і таблиці, в яких ці результати представлені.
У будь-який інформаційної системи бухгалтерського обліку необхідний генератор звітів, що забезпечує всі функції підготовки і друку документів. Чим могутніше ці кошти, тим привабливіше система для її користувачів. Що ще тут важливо? Звичайно ж, можливість роздруківки звітів на різних за класом друкуючих пристроях - матричних, струменевих або лазерних принтерах. Користувач не повинен відчувати жодних проблем при підключенні до свого комп'ютера будь-яких допустимих моделей принтерів або при зміні однієї моделі на іншу.
Ще одна важлива деталь. Цінність бухгалтерської системи багато в чому визначається її можливостями щодо перерахунку колишніх об'єктів обліку в зв'язку з новими умовами (наприклад, деномінацією). При таких перерахунках має бути передбачена зміна даних у всіх попередніх документах і в поточній звітності.
Функціональність систем бухгалтерського обліку
Бухгалтерські системи повинні вміти:- безпомилково робити арифметичні розрахунки;
- забезпечувати підготовку, заповнення, перевірку і роздруківку первинних і звітних документів довільної форми;
- здійснювати безпомилковий перенесення даних з однієї друкованої форми в іншу;
- робити нагромадження підсумків і числення відсотків довільного ступеня складності;
- звертатися до даних і звітів за минулі періоди.
Для того, щоб забезпечити зазначені можливості, система повинна мати єдину базу даних (БД) по поточному стану бухгалтерського обліку на підприємстві й архівних матеріалах, будь-які відомості з якої можуть бути легко отримані за запитом користувача. Залежно від особливостей обліку на підприємстві, БД можуть мати різну структуру, але в обов'язковому порядку повинні відповідати структурі прийнятого плану рахунків, що задає основні параметри настроювання системи на конкретну облікову діяльність.
Автоматизація торгівлі
Російська торгівля за десять років пройшла величезний шлях від стихійних ринків, кіосків і лотків до порівнянних по класу з європейськими бутиків і супермаркетів. Сьогодні в країні представлені практично всі типи торгуючих організацій - від ГУМу до дрібних магазинчиків. Недарма торговців завжди і всюди вважали людьми заможними. Росія - не виняток, і саме комерційні структури поряд з банками, страховими компаніями, комерційними фірмами складають кістяк клієнтів, які купують програмні продукти для бізнесу.
В останні два-три роки в Росії активно розвивається новий напрямок автоматизації підприємств - системи для оптової та роздрібної торгівлі. Ці системи не тільки повністю забезпечують автоматизацію чисто бухгалтерських проблем, а й допомагають здійснити оперативне управління діяльністю організації торгівлі, використовувати в рамках єдиного інформаційного простору різноманітне торгівельне обладнання, забезпечити облік і контроль на віддалених складах і в відокремлених філіях великих магазинів і оптових баз. Сьогодні вже можна говорити про ситуацію, особливої, відмінної від традиційних бухгалтерських комплексів, сфері інформатизації - автоматизованих торгових системах.
Проте багато російських фірми-розробники, які спеціалізуються на розробці універсальних бухгалтерських систем і тиражної-замовних програмних комплексів для підприємств всіх видів діяльності, активно пропонують свою продукцію торговим організаціям, видаючи її за спеціалізовані програмні комплекси. За даними наших досліджень, більше половини російських розробників програм для бізнесу вказують у своїй номенклатурі торгові системи. При поточну ситуацію в Ізюмі клієнтам - магазинам і оптовим базам - часом непросто буває орієнтуватися в своєрідному базарі програмних продуктів. Насправді добре продуманих, технологічно грамотних і широко апробованих систем в Росії поки не так вже й багато.
Бухгалтерські й торговельні системи: відчуйте різницю
Програми і системи, призначені для автоматизації торгівлі, відрізняються від бухгалтерських програмних комплексів має велике значення. Розглянемо основні відмінності.
Бухгалтерія забезпечує в першу чергу облік фінансової діяльності підприємства, тому завдання бухгалтерської системи зазвичай обмежується фіксацією здійснених господарських операцій, оформленням первинних документів, формуванням необхідних бухгалтерських проводок з подальшими розрахунками підсумків і формуванням різних відомостей і звітів. На відміну від бухгалтерських комплексів одним з основних призначень торгових систем є торговий облік, в якому велику роль відіграє безпосередня виписка документів. Від того, наскільки цей процес автоматизований і зручний, істотно залежить ефективність роботи продавців і менеджерів магазину.
У бухгалтерському обліку операції фіксуються зазвичай не в момент вчинення дій, а з деяким запізненням. Бухгалтерські програми орієнтовані відповідно в основному на роботу з певними звітними періодами (день, місяць, квартал, рік). Навпаки, торговельні системи призначені безпосередньо для оперативного обліку, тобто йде робота в реальному часі. Це означає, що час обробки документів і послідовність їх обробки вкрай важливі для організації торгівлі. Якщо не враховувати фактор часу, то досить складно контролювати поточний стан наявності товарів, взаєморозрахунки та інші процеси.
Зазначені особливості повинні бути враховані при розробці тиражованих торгових систем і при їх конкретних впроваджень в торгових точках. В якійсь мірі особливості технологій і обліку в торгівлі формують основні вимоги, що пред'являються до систем цього класу.
Основні вимоги до торгових систем
Серед інших загальних побажань слід зазначити корисність підтримки в системі багато режиму роботи і забезпечення інтеграції торговельної системи з іншими програмами.
Спеціальні вимоги до торгових систем пов'язані перш за все з необхідністю врахування специфіки конкретного об'єкта автоматизації (магазину або оптової бази). Не секрет, що і технологія роботи, і що використовується торгівельне обладнання неоднакові у різних клієнтів. Таким чином, для успішного впровадження торгової системи в кожному конкретному випадку, концепція її побудови повинна передбачати можливість швидкої адаптації програм до специфіки споживача і забезпечувати роботу з різними видами торгового обладнання. В іншому випадку мова може йти лише про часткову, але не про комплексної автоматизації торгового підприємства.
Інший важливий аспект - можливість автоматизувати засобами пропонованої системи роботу віддалених складів і філій магазинів (торгових баз). Від якості інформаційного обміну між головною організацією і віддаленими підрозділами істотно залежить ефективність роботи підприємства в цілому. На закінчення відзначимо ще один важливий момент. Торгові системи - досить складні засоби автоматизації, тому було б безглуздо вважати тиражованих систему повністю готовим до експлуатації рішенням. Як правило, стадія адаптації системи в конкретній торговій точці є обов'язковою, і від того, як ця робота організована, багато в чому залежать терміни і якість впровадження системи в промислову експлуатацію. Особливої актуальності ця проблема набуває в регіонах.
Застосування штрих-кодів в системах автоматизації торгівлі
У міру розвитку процесів комп'ютеризації в сфері торгівлі в Росії і державах СНД на перший план починають виступати проблеми відповідності автоматизованих торгових систем, що поставляються на ринок, використовуваним у світовій практиці технологіями. Однією з таких технологій є автоматична ідентифікація товарів на базі зчитування і розпізнавання штрихових кодів.
Які переваги дають торгівлі штрихове кодування і автоматична ідентифікація товарів? По-перше, підвищується надійність інформації, що вводиться. Припустимо, торгова точка має систему автоматизації, в якій передбачено введення даних з клавіатури. За статистикою така технологія дає в середньому одну помилку на тисячу символів. Технологія автоматичної ідентифікації штрихових кодів дозволяє досягти надійності рівня однієї помилки на 32 мільйони зчитувальних символів.
По-друге, технології на базі штрихових кодів в повній мірі задовольняють вимогам про обов'язкове маркування товарів. При цьому підвищуються швидкість і якість обліку товарів і на складі, і в торгових залах. Підприємства, які прагнуть працювати цивілізовано, можуть планувати і своєчасно сплачувати податки, а місцевий і федеральний бюджети - вчасно отримувати належні їм кошти. Крім того, за допомогою розглянутих технологій повністю контролюються недобросовісні продавці і касири.
Дійсно, якщо штрихових кодів на товарах немає, то можна легко переклеїти ярлики з ціною і змусити покупця платити за товар більше. У разі автоматичної ідентифікації штрихових кодів подібне вже не проходить: інтелектуальний касовий апарат сам зчитує інформацію і видає чеки з вказівкою вартості кожної покупки, визначеної керівництвом торговельної точки.
На практиці автоматична ідентифікація товарів може здійснюватися по-різному. У торгових залах доцільно використовувати зчитувальні олівці. Це найбільш прості і доступні пристрої, які є, по суті, переносними міні-комп'ютерами з вбудованим контактним зчитувачем штрихових кодів. Пам'ять такого олівця забезпечує тимчасове запам'ятовування прочитаної інформації, яка потім передається в звичайний комп'ютер через спеціальний інтерфейс.
Для особливих товарів зі збільшеною шириною коду ефективні ручні лазерні сканери з широкою апертурою. У касі найбільш зручний сканер, що виробляє швидке зчитування коду на відстані при довільній орієнтації етикетки зі штрих-кодом. На складі, який може бути значно віддалений від торгової точки, доцільно використовувати автономний портативний комп'ютер з вбудованим лазерним сканером. Такий пристрій допоможе не тільки ідентифікувати товари, а й здійснити інвентаризацію, комплектацію або підбір замовлення.