При плануванні конференції компанія-організатор може переслідувати різні цілі. Для певних фірм - це основний вид бізнесу, в той час як деякі компанії лише хочуть спробувати щось нове; хтось же і зовсім позиціонують себе як лідера індустрії і конференції допомагають закріпити цей статус. У будь-якому випадку кожен event-менеджер мріє зробити свою конференцію цікавою і привабливою для учасників.
Ось кілька практичних порад про те, як розбавити обстановку і організувати по-справжньому незабутню конференцію.
1. Ризикуйте
Близько 60 відсотків бюджету конференції йде на перевірені і вже зарекомендували себе найкращим чином ідеї, інші ж 40 відсотків повинні бути спрямовані на тестування новинок на ринку індустрії.
Зрештою, тільки половина з цих інновацій виявиться дійсно успішними, але навіть невдачі допоможуть зробити конференцію цікавіше і послати гостям необхідний вам меседж.
Не бійтеся ризикувати, тоді в ваші келихи будуть завжди наповнені шампанським.
2. Використовуйте особистісний підхід до кожного учасника
У століття сучасних технологій живе спілкування між людьми поступово зводиться до мінімуму. На сьогоднішній день навіть участь в заході часто підтверджується запрограмованим електронним роботом.
Тим не менш, не варто переоцінювати електронних «помічників». Призначивши спеціальну людину для підтвердження заявок і ведення переписки з кожним з учасників, ви висловите свою повагу до гостей конференції. Це допоможе зміцнити зв'язки між запрошеними і компанією-організатором.
3. Дайте учасникам можливість формувати програму
Інноваційні методи дозволяють створити різноманітні додатки, в тому числі і такі, завдяки яким гості конференції можуть брати активну участь у формуванні програми. Запропонуйте учасникам вибирати спікерів і теми, а також створіть блоги і форуми, де гості зможуть обговорювати ідеї до початку самого заходу.
Технічне забезпечення і організація подій
Таким чином, ви подаруєте своїм гостям відчуття причетності до організації конференції, а значить збільшите свої шанси на успіх.
4. Вимагайте від спікерів унікальних доповідей
Попередьте спікерів, що ви очікуєте від них виключно оригінальні презентації. Переконайтеся, що запрошений гість НЕ потчівает глядача одним і тим же доповіддю ось уже кілька років, а дійсно цінний вашої публіці.
5. Відкиньте нудні введення
Одним з останніх трендів в організації конференцій стає відмова від нудних уявлень гостя і перерахування різних регалій на користь короткого дотепного відкликання про особисті якості спікера.
6. Приділіть особливу увагу лаунж-зонах
Дайте своїм гостям можливість відпочити і перевести подих. Добре організована лаунж-зона - відмінний привід знайомитися і ділитися враженнями про конференцію.
7. Найміть місцеву музичну групу
Для того, щоб зробити перерви цікавими і живими, а вашу конференцію більш ексклюзивною найміть місцеву групу музикантів замість нав'язливою і обридлої всім фонової музики.
Замість вже звичних екранів для прямої трансляції твітів учасників можна придумати куди більш вражаючі рішення. Наприклад, на своїх останніх конференціях компанія «C2-MTL» використовувала інноваційний апарат «Knitterstream» - електронну вязальную машину, яка створювала полотна з найпопулярніших твітів. Гості заходу могли спостерігати роботу машини в реальному часі.