Беручи вантаж до перевезення, прийомоздавальник зобов'язаний вимагати від відправника накладну або комплект перевізних документів з візою (дозволом) начальника станції або іншої особи ним уповноваженої на ввезення вантажу на станцію (при навантаженні вантажу на місцях загального користування станції) і на навантаження і перевірити правильність заповнення накладної .
При виявленні розбіжностей в даних, зазначених у накладній і фактично який перевозиться вантажу або інших порушень правил її заповнення, а також при пред'явленні накладної з помарками і підчистками прийомоздавальник зобов'язаний вимагати від вантажовідправника її переоформлення в установленому порядку.
На місцях загального користування станції при прийомі вантажів, що перевозяться по вагонними відправками, завантаження яких в рухомий склад має здійснюватися засобами залізниці, прийомоздавальник повинен заповнити такі графи накладної: «Рід», «Номер», «Вантажопідйомність вагона», «Число осей», « довжина рами платформи »,« Обсяг кузова вагона ».
Прийомоздавальник повинен розписатися а графі накладної «прийомоздавальник залізниці» в тих випадках, коли маса вантажу визначалася залізницею або вантажовідправником спільно з прийомоздавальник.
Після внесення прийомоздавальник необхідних записів накладна передається в товарну контору залізничної станції.
Беручи вантаж на склад станції або для навантаження його з автотранспорту безпосередньо в вагон прийомоздавальник зобов'язаний:
перевірити відповідність пред'явленого до перевезення вантажу даним, зазначеним у накладній (найменування, кількість місць, масу вантажу і вид упаковки);
перевірити зовнішнім оглядом справність вантажу, його упаковку на відповідність стандарту, забезпечення схоронності вантажу і пожежної безпеки при транспортуванні;
встановити наявність на вантажних місцях транспортної, в тому числі залізничної маркування і відповідність її правил маркування вантажів в частині що стосується даних про відправника та одержувача вантажу, пунктах відправлення і призначення, масі брутто і нетто вантажних місць та ін .;
нанести на вантажі, пред'явлені до перевезення дрібними відправками, залізничну маркування;
Перед початком завантаження вантажів засобами залізниці на місцях загального користування прийомоздавальник зобов'язаний перевірити по книзі ВУ - 14 або в установленому на станції порядку, чи виконано технічне обслуговування вагона.
Незалежно від технічного обслуговування прийомоздавальник перед вантаженням повинен переконатися в придатності вагона із комерційної точки зору, перевіривши:
якість очищення вагона і відсутність в ньому стороннього запаху, масляних плям та інших забруднень, які можуть зіпсувати вантаж;
надійність закриття бічних і дверних люків;
відсутність видимих щілин, а також стирчать всередині вагона, в стінах або підлозі цвяхів і болтів, які можуть призвести до псування або втрати вантажу під час перевезення;
справність запірних пристроїв для накладання пломб або ЗПП.
Приступаючи до навантаження на місцях загального користування, прийомоздавальник, враховуючи властивості вантажу і характеристику рухомого складу, поданого під навантаження повинен намітити порядок завантаження вантажу і розміщення його у вагоні. При цьому він повинен застосовувати найбільш раціональні способи навантаження, що дозволяють краще використовувати вантажопідйомність і місткість вагонів, що забезпечують разом з тим збереження вантажу при перевезенні, безпеку руху поїздів і виключають можливість пошкодження вагонів при навантаженні, в процесі перевезення, а також труднощі при сортуванні і вивантаження вантажів .
Забороняється завантажувати вагони і контейнери понад вказану на них вантажопідйомності.
Навантаження, розміщення і кріплення вантажів, в тому числі в пакетованому вигляді і контейнерів на рухомому складі виробляються відповідно до Технічних умов.
Після закінчення завантаження засобами залізниці вагонів і контейнерів прийомоздавальник або за його вказівкою спеціально виділений працівник станції повинен опломбувати їх пломбами або ЗПП, які належать залізниці, за винятком вагонів з вантажами, які згідно з Правилами можуть
Кожен випадок пломбування вагонів і контейнерів повинен реєструватися прийомоздавальник в книзі пломбування вагонів і контейнерів форми ГУ - 37 в порядку черговості опломбування, а при застосуванні ЗПУ - з урахуванням відповідної інструкції.
При прийомі до перевезення вантажів в вагонах, завантажених засобами відправника, прийомоздавальник зобов'язаний перевірити зовнішнім оглядом:
комерційну справність вагона, закриття люків вагона;
наявність пломб, ЗПП, закруток згідно з правилами і позначок в накладній, їх справність, відповідність контрольних знаків на них даним, зазначеним у накладній;
число місць вантажу на відкритому рухомому складі;
правильність розміщення і кріплення вантажів на відкритому рухомому складі, відсутність видимих слідів втрати вантажу, пошкодження вагона, вантажу або упаковки;
відповідність номера вагона даними, вказаними в накладній, а також маси вантажу масі, зазначеної в накладній і вантажопідйомності вагона;
очистку залишків вантажу з зовнішньої поверхні вагона. Колісних пар по колу катання і по бічній поверхні;
наявність знаків небезпеки на вагонах і контейнерах з небезпечними вантажами;
підготовку насипних вантажів дрібних фракцій, що перевозяться на відкритому рухомому складі.
Відповідно до вимог Статуту прийомоздавальник має право перевіряти правильність відомостей, зазначених вантажовідправником в накладної про пред'явленому а перевезення вантаж.
На кожен занурений вагон після закінчення навантаження і візуального його огляду і після пломбування прийомоздавальник повинен заповнити вагонний лист встановленої форми.
Вагонний лист заповнюється відповідно до Інструкції з ведення станційної комерційної звітності з урахуванням вимог Інструкції щодо складання натурного листа поїзда форми ДУ - 1.
Прийняті до перевезення вантажі прийомоздавальник зобов'язаний записати в Книгу прийому вантажів до відправлення форми ГУ - 34.