Мінбуд затвердив форму акта, який керуючий повинен підписувати з представником власників приміщень. Це нагадування про один з стандартів управління МКД: керуючий повинен залучати власників приміщень до приймання послуг і робіт. Тому складати акт необхідно, в іншому випадку є ризик притягнення до відповідальності за ст. 7.23.3 КоАП РФ.
Коли складання акта приймання обов'язково?
Якщо звернутися до федерального законодавства, можна знайти кілька ситуацій, в яких складання акту виконаних робіт щодо спільного майна в МКД є обов'язковим:
Згідно п. 5 ч. 5 ст. 189 ЖК РФ рішенням загальних зборів про проведення капітального ремонту загального майна повинна бути визначена особа, яка від імені всіх власників приміщень у МКД уповноважена брати участь в прийманні наданих послуг і (або) виконаних робіт з капітального ремонту, в тому числі підписувати відповідні акти.
Як бачимо, обов'язковим є лише актування робіт з капітального ремонту. Положення п. 4 ч. 8 ст. 161.1 ЖК РФ, в якому вказана одна з функцій голови ради МКД - підписувати акти приймання наданих послуг і (або) виконаних робіт з утримання та поточного ремонту загального майна в МКД, не можна розцінювати як покладає на керуючого МКД обов'язок організувати здачу послуг шляхом підписання актів. Таким чином, ЖК РФ вимагає актувати тільки роботи з капітального ремонту.
Таким чином, в першому наближенні можна зробити наступні висновки:
- по ремонтним роботам керуючий повинен складати акти;
- по послугах з утримання спільного майна акти складаються, тільки якщо це передбачено договором управління МКД.
Чи у всіх випадках ці висновки вірні?
Про склад технічної документації на МКД
Акт про приймання результатів робіт - документ, що засвідчує здачу результату робіт виконавцем і його приймання замовником (п. 4 ст. 753 ЦК України).
Кошторис - це один із способів встановлення ціни робіт за договором підряду (п. 3 ст. 709 ЦК України).
Тобто кошторису і опису по послугах і роботах не можна ототожнювати з актами про виконання робіт, надання послуг.
Про стандарти управління МКД
- організація надання послуг та виконання робіт, передбачених переліком послуг і робіт, затвердженим рішенням зборів, в тому числі здійснення контролю за наданням послуг і виконанням робіт з утримання та ремонту спільного майна в МКД виконавцями цих послуг і робіт, включаючи документальне оформлення приймання таких послуг і робіт , а також фактів виконання послуг і робіт неналежної якості (пп. «д»);
- забезпечення власниками приміщень в МКД, органами управління товариства і кооперативу контролю за виконанням рішень зборів, виконанням переліків послуг і робіт, підвищенням безпеки і комфортності проживання, а також за досягненням цілей діяльності з управління МКД, в тому числі забезпечення участі представників власників приміщень у здійсненні контролю за якістю послуг і робіт, зокрема, при їх приймання (пп. «з»).
Звертаємо особливу увагу, що ні ЖК РФ, ні Правила здійснення діяльності з управління МКД не встановлюють конкретний порядок приймання послуг і робіт, контролю за виконанням переліків послуг і робіт з боку власників приміщень.
Тут слід зазначити, що Правила здійснення діяльності з управління МКД (втім, як і Правила надання послуг та виконання робіт, необхідних для забезпечення належного утримання спільного майна в МКД і Наказ Мінбуду РФ № 761 / пр) не розмежовують роботи і послуги з метою фіксації їх приймання та контролю за їх виконанням і наданням. Власники приміщень мають право в будь-який час вимагати і від відповідальних осіб інформацію про переліки, обсяги, якість і періодичності надання послуг і (або) виконання робіт, а також перевіряти обсяги, якість і періодичність їх надання та виконання (в тому числі шляхом проведення відповідної експертизи) (п. 40 Правил утримання спільного майна).
Тому, незважаючи на те що актування послуг є формальністю, з урахуванням всього вищесказаного видається, що для керуючого найбільш безпечним буде складання актів про надання послуг з утримання спільного майна та подання їх на підписання представникам власників приміщень. Періодичність складання актів слід передбачити в договорі управління (як мінімум щорічно). Складання актів на ремонтні роботи - обумовлена законом необхідність.
Про зміст акту
Хто підписує акт
Також в акті є місце для вказівки підстави, на якому діє такий власник приміщення, - рішення загальних зборів власників приміщень у МКД або довіреності (слід вписати реквізити відповідного документа). Загальними зборами власників приміщень вибирається рада МКД, а потім з числа його членів - голова ради (ч. 1, 6 ст. 161.1 ЖК РФ). Якщо в будинку реалізований спосіб безпосереднього управління, за рішенням загальних зборів власників від їх імені у відносинах з третіми особами має право діяти один із власників приміщень у такому будинку та чи інша особа, яка має повноваження, засвідчене довіреністю, виданою в письмовій формі йому всіма або більшістю власників приміщень в такому будинку (ч. 3 ст. 164 ЖК РФ).
На стороні виконавця в акті вказують особа, яка надає послуги (виконує роботи) з утримання та ремонту спільного майна в МКД. Ці роботи і послуги виконуються і надаються на підставі:
- договору управління МКД;
- договору надання послуг з утримання та (або) виконання робіт по ремонту загального майна в МКД;
- договору підряду з виконання робіт по ремонту загального майна в МКД.
Відповідно, виконавцем може бути КК, обрана в якості способу управління, або інша особа, що надає послуги і виконує роботи для замовників - власників приміщень у МКД в рамках безпосереднього управління будинком (ч. 1 ст. 164 ЖК РФ).
Виникає справедливе запитання: чи входить ТСЖ в коло виконавців, які керуються формою акта і оформляють акти про надання послуг і виконання робіт? Мабуть, так, оскільки на ТСЖ в повному обсязі поширюються такі документи, як Правила утримання спільного майна, Правила здійснення діяльності з управління МКД, Правила надання послуг та виконання робіт, необхідних для забезпечення належного утримання спільного майна в МКД, Правила і норми технічної експлуатації житлового фонду.
Таблична частина акта
Підкреслимо, що в формі акту наведені реальні характеристики послуг (робіт), а не розрахункові, які фігурують в переважній більшості договорів управління МКД. Особливо чітко це видно, якщо порівняти остаточний варіант форми акта із запропонованим в первинному проекті.
Проект форми акта
Ціна виконаної роботи (наданої послуги), в руб.
Нагадаємо, що плата за житлове приміщення - це розрахунковий показник, усереднений по календарному році для рівномірності фінансових потоків. Для визначення розміру плати в розрахунку на 1 кв. м площі приміщення потрібно затвердити перелік послуг (робіт), періодичність їх надання (виконання) в році або інший кількісний показник (особливо якщо мова йде про ремонтні роботи), одиницю виміру, ціну в розрахунку на одиницю виміру і вивести загальну річну вартість кожної послуги ( роботи). Потім підсумковий показник необхідно розділити на 12 (кількість місяців) і загальну площу приміщень в МКД, що належать власникам.
Якщо в договорі управління розкривається лише перелік послуг (робіт) з зазначенням їх вартості в розрахунку на один місяць і 1 кв. м площі приміщення (наприклад, обслуговування ліфтів - 1,5 руб. / кв. м на місяць, дератизація - 0,3 руб. / кв. м на місяць), у власників приміщень немає розуміння, як часто проводиться відповідний захід і скільки воно варто в цілому. Затверджена форма акту, як і форма розкриття інформації, дозволяє дати користувачам реальне уявлення про обсяг та вартість обслуговування спільного майна. Адже у підрядників керуючий запитує інформацію про роботи та послуги в реальних вимірі - куб. м вивезеного сміття, п. м. замінених труб, кв. м перекритого покрівельного покриття і т. п. Тому, якщо послуги (роботи) виявляються (виконуються) керуючим МКД підрядним способом, кількісні показники послуг (робіт) слід запозичувати з актів безпосередніх виконавців. Якщо ж заходи виконуються власними силами, потрібно оцінити їх обсяг на підставі внутрішніх документів і точно так же скласти акт для власників приміщень. Що стосується вартості за одиницю, вона повинна відповідати домовленості між керуючим і власниками приміщень (цілком може містити націнку на ціну підрядника - безпосереднього виконавця).
Періодичність складання акту ...
... не регулюється нормативно. У шапці акту вказують дату його складання, але немає реквізиту для фіксації періоду надання послуг (тижні, місяці, кварталу, року і т. П.). Лише після табличній частині в п. 2 акта залишено місце для вказівки початку і закінчення періоду, за який слід підрахувати загальну суму, на яку виконані роботи (надані послуги). Тому видається, що за службу сторони мають право вибрати (і закріпити в договорі) будь-який період складання актів [4]. Що стосується робіт, їх приймання повинна фіксуватися безпосередньо після виконання.
Опрацьовуючи питання про періодичність складання акту про надання послуг з утримання спільного майна, КК повинна оцінити можливі варіанти в тому числі з точки зору співвідношення їх з прийнятим у бухгалтерському обліку порядком визнання виручки. Так, в більшості компаній виручка визначається щомісяця в розмірі нарахованої споживачам плати, тоді як комплексну послугу з утримання спільного майна можна вважати наданої в повному обсязі тільки після закінчення року, обгрунтування - визначення ступеня готовності послуги на звітну дату. Цьому варіанту повністю відповідає складання акта раз на рік. Відповідні дані слід перенести з акту в звіт про управління будинком за минулий календарний рік.
Якщо КК буде складати акт про надання послуг щомісяця або щокварталу, вартість зазначених в ньому послуг (фактично виконаних заходів щодо утримання спільного майна) ніколи не співпаде з платою, нарахованої за той же період споживачам, і завжди буде змінюватися від періоду до періоду в силу сезонності багатьох заходів. Наявність таких актів автоматично вказує, що КК зробила, а власники приміщень прийняли послугу змісту в певному обсязі і за певною вартості. Ігнорувати такий документ в бухгалтерському обліку ніяк не можна. До речі, для цілей застосування пільги з ПДВ це вигідний варіант, але може здатися обліковим працівникам більш трудомістким.
Про відсутність претензій
При цьому акт про виконання ремонтних робіт складається безпосередньо після їх закінчення, входить до складу технічної документації і необхідний об'єктивно. Маючи такий акт на руках, КК згодом може підтвердити витрачання коштів (це особливо актуально при зміні керуючого в частині накопичень на ремонт). Акт про надання послуг бачиться формальністю, факт надання послуг підтверджується, скоріше, відсутністю актів про надання послуг неналежної якості або з неприпустимими перервами. Однак його все ж потрібно скласти і підписати у представника власників приміщень (передбачивши узгоджену сторонами періодичність в договорі управління), щоб у перевіряючих не було ніякого сумніву в належному виконанні керуючим стандартів управління та накласти адміністративний штраф. Акти про надання послуг навряд чи можна віднести до технічної документації на МКД.
[2] Мова йде про перелік послуг і робіт з числа мінімально необхідних, який фіксується в залежності від способу управління будинком у вирішенні загальних зборів власників, договорі управління, затвердженому ТСЖ порядку, вирішенні забудовника.