Справжні рекомендації призначені для архівних установ, що приступають до розробки і розміщення свого сайту в Інтернет. Вони спрямовані на оптимізацію робіт, підвищення їх ефективності, покликані сприяти створенню високоякісних архівних сайтів і тим самим - розширення доступу до архівних інформаційних ресурсів.
Рекомендації охоплюють проблеми інформаційного наповнення сайту, організації його створення і підтримки, на веб-сайтах, формування концепції і дизайну сайту.
Рекомендації не торкаються вузькоспеціалізований комплекс технічних питань, пов'язаних з установкою, підключенням і забезпеченням захисту власного сервера.
Структура конкретного сайту не обов'язково повинна збігатися з представленим в цих Рекомендаціях розбиттям інформаційного наповнення сайту по розділах.
Подання інформації архіву в Інтернет
При створенні сайту архіву в Інтернет рекомендується поміщати на сайт наступну інформацію.
1. Назва архіву - повне та скорочене.
2. ПІБ директора архіву і його заступників.
4. Режим роботи читального залу (із зазначенням режиму роботи в літні місяці).
5. Коротка історія архіву.
6. Текст Положення про архів, інші нормативні акти, що регулюють діяльність архіву, яка представляє інтерес для користувачів.
9. Відомості про програми (місцевих, регіональних), у реалізації яких бере участь архів.
10. Відомості про заходи, що проводяться архівом:
10.1 виставки: назва, час і місце проведення, склад учасників, загальна характеристика експонованих матеріалів; можливо - зображення виставкового залу, окремих експонатів;
10.2 конференції, семінари: назва, час і місце проведення, програма, склад учасників, тексти тез виступів.
11. Короткі відомості про проекти, в тому числі міжнародних, які реалізує архів. Опис планованих проектів, при необхідності - із запрошенням брати участь в їх фінансуванні (фондрейзінг).
12. Загальний опис складу та змісту документів, що зберігаються в архіві.
13. Відомості про нові надходження і розсекречених документах (у формі гіпертексту або бази даних).
14. Опис системи НСА архіву, в тому числі баз даних і умов доступу до них.
15. Науково-довідковий апарат архіву: електронні версії текстів путівників, коротких довідників, каталогів, оглядів по фондах архіву.
16. Перелік тематичних БД за документами архіву.
17. Каталог бібліотеки архіву.
18. Бібліографія документальних публікацій, інших публікацій з використанням документів архіву, публікацій про архів.
19. Тексти публікацій про архів, виступів співробітників архіву на конференціях, засіданнях ЗНМС і т.д.
20. Перелік видань, які можна придбати в архіві.
22. Перелік послуг, що надаються архівом з поділом на безкоштовні і платні (із зазначенням розцінок).
Корисно підготувати англомовний варіант сайту, в який помістити пп. 1-4, 10-14, 22. При можливості цей варіант сайту може бути доповнений пп. 15, 16.
Подання інформації органу управління архівною справою суб'єкта Російської Федерації в Інтернет
При створенні сайту органу управління архівною справою суб'єкта РФ в Інтернет рекомендується поміщати таку інформацію.
1.Назва органу управління.
2. ПІБ керівника органу управління, заступників.
4. Закон (Положення) про архівний фонд суб'єкта РФ.
5. Положення про орган управління, інші правові нормативні акти, що безпосередньо зачіпають питання архівної справи в регіоні.
6. Угода (у разі наявності) між Росархивом і органом управління.
8. Коротка історія розвитку архівної справи в регіоні, стан і перспективи його розвитку.
9. Опис Архівного фонду суб'єкта РФ:
9.1 документи, що зберігаються в державних і муніципальних архівах;
9.2 документи, що знаходяться на відомчому зберіганні;
9.3 документи, що зберігаються в музеях, бібліотеках, закладах системи РАН.
10. Інформація про заходи, які були організовані органом управління: назва, час і місце проведення, склад учасників. Для виставок додатково - загальний опис експонованих матеріалів; для конференцій, семінарів - програма, тексти тез виступів.
11. Інформація про участь в роботі ЗНМС. У разі, якщо керівник органу управління є головою ЗНМС, рекомендується помістити план роботи ЗНМС, його рішення, тексти тез виступів на засіданні ЗНМС.
12. Інформація про спільні заходи, спільні програми і т.п. органу управління і Росархіву, органів управління архівною справою інших регіонів, про міжнародні проекти в архівній сфері, які реалізуються за участю даного органу управління.
13. Тексти (або фрагменти) регіональних програм, в яких беруть участь архіви.
14. Тексти офіційних виступів, інтерв'ю керівника, статті в пресі з питань розвитку архівної справи в регіоні.
15. Інформація про можливості навчання, підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації в галузі архівної справи.
Рекомендується створити розділ "Архів новин" сайту з тим, щоб користувач міг ознайомитися з ретроспективою подій і діяльності архіву, органу управління архівною справою, тобто при оновленні новинний сторінки сайту застарілу інформацію поміщати в розділ "Архів новин", маючи в своєму розпорядженні її в зворотному хронологічному порядку і групуючи по роках (в разі великої кількості новин - і по місяцях).
Корисно створити розділ "Гостьова книга", де відвідувачі сайту можуть залишити свої побажання щодо розвитку сайту, його інформаційного наповнення, оформлення, інтерфейсу. Рекомендується здійснювати модерування "Гостьовий книги", тобто поміщати відповіді архіву, органу управління архівною справою на пропозиції відвідувачів сайту і видаляти повідомлення користувачів, що не мають відношення до призначення цього розділу або порушують правила мережевого етикету.
У разі, якщо архівної установи має можливість безпосередньо отримувати електронну пошту, рекомендується на сайті створити розділ "Питання", де для користувача буде забезпечена можливість сформулювати своє питання і відправити повідомлення з цього розділу прямо до архівної установи.
Створений сайт корисно зареєструвати в таких інформаційних системах Інтернету, як Spylog. RamblerTop100 і List.ru. Цей захід допоможе отримувати детальну статистичну інформацію про відвідувачів сайту (кількість відвідувачів сайту сьогодні, вчора, за місяць, рік з моменту його створення, з яких країн і регіонів Росії приходять користувачі, які сторінок користуються найбільшою популярністю, і т.д.), а також полегшить користувачам процес знаходження сайту.
Етапи розробки web-сайту
Розробка сайту складається з наступних етапів.
Розробка концепції, структури і архітектури сайту, його дизайну.
Відбір і створення інформаційного наповнення (контенту).
Підготовка контенту для подання на сайті - переклад текстових матеріалів в електронну, а потім - в гіпертекстову форму, оцифровка графічного ілюстративного матеріалу.
Установка сайту на сервер хостера (спеціалізованої організації, що надає дисковий простір на своєму сервері, підключеному до Інтернет). Якщо архівної установи організовує власний web-сервер, слід звернутися до провайдера (спеціалізованої організації, що надає різні види Інтернет-послуг) для забезпечення виходу в Інтернет.
Web-сайт може розміщуватися архівною установою:
на своєму сервері з використанням послуг провайдера щодо забезпечення виходу в Інтернет;
на сервері спеціалізованої некомерційної організації (безкоштовно) - університетський центр Інтернет, інформаційні Інтернет-фірми, зацікавлені в збільшенні свого Інтернет-рейтингу і т.п .;
на безкоштовних Інтернет-серверах - серверах, де безоплатно або на умовах нефінансового характеру надається фіксоване дисковий простір із забезпеченням представлення сайту в Інтернет;
на сайті "Архіви Росії" (безкоштовно), створеному під егідою Росархіву. Для цього архів повинен передати всю текстову і графічну інформацію, яку він передбачає помістити в Інтернет, електронною поштою [email protected] або на дискетах в Росархів.
Організація робіт в архівній установі зі створення web-сайту.
З метою планування робіт зі створення сайту необхідно визначити:
характер і обсяги інформації, яку передбачається розмістити на сайті;
обсяг робіт по Оцифровані інформаційних матеріалів, їх вартість;
склад виконавців робіт зі створення сайту - співробітники архіву із залученням фахівців-виконавців або консультантів, web-майстерня або інша стороння організація, що виконує відповідні роботи;
При розробці концепції та дизайну сайту необхідно керуватися наступними правилами.Забезпечення цілісності сайту. Всі елементи інтерфейсу сайту повинні виглядати і працювати однаково, щоб відвідувачі при переході до нового розділу сайту могли використовувати навички, отримані під час роботи з іншим розділами. Ця умова є істотною для ефективної і комфортної роботи користувача. Для забезпечення цілісності сайту рекомендується доручити контроль за роботою зі створення сайту одному спеціалісту або групі, яка буде забезпечувати дотримання єдиних правил по дизайну, навігації, поданням інформації.
Полегшення процесу сприйняття інформації, розміщеної на сайті. За даними досліджень, користувач не читає весь текст, розміщений в Інтернеті, а лише побіжно переглядає його в пошуках потрібної йому інформації. Тому необхідно:
ретельно групувати інформацію;
не використовувати терміни, незнайомі і незрозумілі відвідувачеві сайту, або забезпечувати їх поясненнями;
використовувати розбиття тексту на абзаци;
поміщати у верхній частині сторінки все кнопки, призначені для навігації по сайту;
поміщати у верхній частині сторінки її зміст, якщо сторінка складається з декількох підрозділів;
розшифровувати в тексті всі скорочення, за винятком загальновживаних;
поміщати внизу кожної сторінки і в кінці підрозділів кнопку "вгору", що дозволяє відразу потрапити в початок тексту.
Необхідно оптимізувати графіку на сайті:
графіка доречна лише у випадках, коли вона ілюструє текст чи необхідна для створення незабутнього іміджу сайту;
слід правильно підбирати поєднання кольоровість / розмір / якість / обсяг зображення, оскільки при великому розмірі і багатою кольоровості зображення підвищується його якість, але значно збільшуються завантаження користувачем обсяг даних (далеко не завжди йому необхідних) і час завантаження;
для створення анімованих (рухомих) картинок, зображень з прозорою основою або з безліччю дрібних деталей (де підвищені вимоги до чіткості зображення) найкраще використовувати формат GIF;
для створення повнокольорових ілюстрацій фотографічної якості слід використовувати формат JPG (JPEG), при цьому необхідно підібрати максимально можливу ступінь стиснення за умови збереження видимого якості для кожного конкретного зображення;
в разі розміщення на сайті зображення великого розміру не слід вставляти його безпосередньо в текст, а помістити невелике зображення низької якості (превью), при натисканні на яке буде з'являтися більш якісне зображення;
при створенні на сайті розділу типу "фотогалерея" (серія якісних зображень великих розмірів) необхідно в каталозі - текстовому або графічному - вказувати обсяг (в Кб) кожного файлу зображення, щоб користувач зміг оцінити можливість і способи завантаження зображення;
не слід використовувати на сайті мерехтливі або часто мінливі елементи тексту і графіки - це перенапружує зір користувача;
корисно створювати підписи зображень на сайті, що виникають на короткий час при наведенні покажчика миші на зображення. Цей ефект дозволить користувачам, що відключає в своєму браузері графіку (для більш економною і швидкого завантаження сайту), визначити, які саме зображення поміщені на сайті і при необхідності дозагрузіть їх. Вельми важливо, що пошукові системи Інтернету зможуть в цьому випадку занести інформацію про зображення сайту в свої бази даних і, отже, користувачі зможуть розшукати ці зображення.
Бажано зробити сайт вільно масштабується, оскільки фіксація під один дозвіл екрана може привести до некоректного відображення на екрані з іншим дозволом.
Не слід використовувати при розробці сайту найновіші технології до тих пір, поки вони не стали стандартом де-факто - браузери деяких користувачів не зможуть підтримувати ці технології і коректно відобразити сайт.
Необхідно створити і регулярно оновлювати карту сайту для кращого орієнтування користувача в матеріалах сайту.
Корисно (якщо існує така можливість) створити власну пошукову систему сайту або ж підключити його до однієї з популярних пошукових систем російського Інтернету.
Необхідно зберігати актуальну версію сайту (переважно - на робочому вінчестері в архівній установі) в якості страхової копії (Backup). Копія буде потрібна в разі, якщо машина хостера вийде з ладу або виникне необхідність зміни хостера.
При створенні сайту слід перевірити, як він виглядає на моніторах з різним дозволом (більшим і меншим, ніж те, при якому він створювався) і в двох найпопулярніших браузерах (Netscape Navigator / Communicator і InternetExplorer) версій 3.0 і вище.
Для оновлення сайту потрібно мати відповідні технічні можливості. Оптимальним варіантом є наявність постійного FTP-доступу до сайту, тобто можливості оперативного корегування, видалення і додавання елементів сайту в режимі віддаленого доступу. Для цього використовуються або спеціалізоване програмне забезпечення (FTP-клієнти), або відповідні функції безкоштовної програми FAR.
Після появи архівного сайту в Інтернет істотно зростає кількість запитів по електронній пошті в архів, в орган управління архівною справою. Рекомендується покласти на співробітника архівної установи обов'язки з підготовки та розсилці відповідей на пропозиції, що надійшли запити.