Робота по виділенню документів до знищення, як правило, проводиться як в архіві організації, так і в структурних підрозділах, які здійснюють поточне зберігання документів. У структурних підрозділах щорічно після завершення календарного року проводиться робота, спрямована на формування і підготовку справ постійного зберігання для передачі в архів організації, а також на своєчасне виділення до знищення документів з простроченим терміном зберігання. Хотілося б відзначити, що документи, термін зберігання яких менше 5 років, як правило, в архів не передаються, а зберігаються в структурних підрозділах до моменту їх утилізації.
Архівом організації також проводиться робота по виділенню до знищення документів з простроченим терміном зберігання, прийому справ, що підлягають знищенню із структурних підрозділів, складання акту та організації вивезення документів на утилізацію.
Тепер поясню детальніше, як проводиться ця робота.
Діловод структурного підрозділу на підставі номенклатури справ, затвердженої на що завершився календарний рік, виділяє справи, що підлягають постійному та довготривалого зберігання, оформляє справи відповідно до вимог Основних правил роботи архівів організацій до передачі їх на зберігання в архів організації. На справи, термін зберігання яких закінчився, складається документ, на підставі якого справи будуть передані в архів для включення в акт виділення до знищення документів. Цим документом, як правило, є спрощена форма затвердженого правилами акту. Акт підписується діловодом, яка його склала, і затверджується керівником структурного підрозділу.
Архіваріус приймає зі структурних підрозділів справи з простроченим терміном зберігання за актом, які обов'язково перевіряються на предмет правильності включення справ в акт. Справи, термін зберігання яких, на думку архіваріуса або експертної комісії, ще не закінчився, повертаються в структурні підрозділи для подальшого зберігання або осідають в архіві.
Архіваріусом також проглядаються опису справ, переданих на зберігання в архів організації, виділяються справи, термін зберігання яких закінчується. Виділені таким чином справи вилучаються зі сховищ або інших місць зберігання.
Ще раз хотілося б відзначити, що виділення до знищення документів проводиться тільки після затвердження описів справ постійного і довготривалого терміну зберігання!
Отже, справи зняті з полиць, вийняті з сейфів і сховищ! Що робити? Тепер цю масу справ необхідно впорядкувати і описати, тобто скласти акт про виділення до знищення документів з простроченим терміном зберігання. Добре, якщо організація проводить знищення документів регулярно, тобто щорічно. А при великих обсягах документації і порівняно невеликих обсягах архівних приміщень таку роботу доцільно проводити два, а то і три рази в рік. Це дозволить досить оперативно оновлювати архівний фонд і не зберігати на «дорогому архівному просторі» документи, давно втратили своє практичне значення.
При складанні акта необхідно враховувати і той факт, що опис справ, що включаються в акт, відрізняється від опису справ, внесених до опису. В акті не описується кожна справа індивідуально, а вказується загальна кількість справ даного виду (найменування) і крайні терміни завершення справ у діловодстві.
Наприклад, в описі наказів по основній діяльності ми повинні дати найменування кожного справи, вказати його крайні дати, кількість сторінок справи і т.д. а при внесенні в акт копій тих же наказів досить відобразити наступну інформацію:
Тому при складанні акта методика проста: розклали справи по найменуванню, перерахували кількість справ одного найменування і вказали крайні дати справ, тобто дату закриття самого «старого» і самого «молодого» справи. От і все.
В акті справи розташовуються в тій послідовності, в якій вони внесені в номенклатуру справ організації.
Бажано також перевірити загальна кількість «реальних» папок і загальна кількість справ, яке ви вкажете в підсумковій записи до акту. Увага! Ці дві суми повинні обов'язково збігатися.
Після проведення експертизи цінності документів експертна комісія може прийняти рішення про повне або часткове знищення архівних справ. Іноді перед знищенням створюється електронний архів шляхом сканування документів.
При цьому використання документів, виділених до знищення, для господарських потреб (наприклад, на чернетки) заборонено!
Якщо прийнято рішення про повну утилізації, то проводяться роботи по разброшюровке справ, вилучення скріпок та інших видів кріплення. Наприклад, якщо документи, скріплені скобами, потраплять в шредер, то вони можуть зіпсувати апарат.
Якщо ви проводите роботу зі знищення документів не перший рік і у вас в архіві ідеальний порядок, то зручно вилучати справи зі сховища тільки після затвердження акта і відразу ж складати їх в тару - мішки або коробки. Але це можливо тільки при наявності «ідеального архіву», в якому не потрібно переглядати кожну справу і визначати термін його зберігання на місці.
Отже, акт складений. Він підписується особою, яка його склала, узгоджується ЕК організації, про що на акті робиться відповідний запис. Потім акт передається на затвердження керівнику організації, який несе повну відповідальність за зберігання документів.
Якщо організація є фондообразователем державного архіву, то акти затверджуються тільки після узгодження описів справ постійного зберігання та справ з особового складу з ЕПК державного архіву, про що на акті також робиться відповідний запис.
Документи можуть знищуватися на території компанії або транспортуватися з навантаженням. Для виключення втрати документів вони повинні бути упаковані.
При цьому здійснювати доставку і навантаження документів може як ваша компанія, так і спеціалізована організація, що займається знищенням документів. У будь-якому випадку присутність фахівців вашої компанії обов'язково при навантаженні документів і при самій процедурі знищення, оскільки потрібне дотримання конфіденційності.
Зверніть увагу, що деякі компанії спеціалізуються на вивезенні макулатури і її подальшої переробки (і, відповідно, виконують великі обсяги роботи безкоштовно, прибуток вони отримують за рахунок передачі паперової маси на виробництво), а інші - саме на конфіденційності та високого ступеня надійності. При використанні компанії, яка спеціалізується на утилізації макулатури, ваша організація може зіткнутися з «витоком інформації», з непередбаченими наслідками.
архівне діловодство, архівування документів, архівне зберігання документів, палітурка документів, утилізація документів, знищення архівних документів, палітурка бухгалтерських документів