Найкоротший аудит ІСО за 15 хвилин
А що зробили? Написали купу паперів. Все, як підказали консультанти. Все, як зрозуміли самі.
Головне, як ми зрозуміли, треба побільше написати, щоб все було описано. А потім треба все написане впровадити, щоб все працювало, як написано. А потім ... а потім ...
І ще треба було отримати по ISO 9000 сертифікат. Але власники бізнесу вирішили інакше. Перш ніж йти за сертифікатом, призначати передсертифікаційний і сертифікаційні аудити, власники бізнесу вирішили нас перевірити. Чи справді ми працюємо тепер за стандартами ISO 9000?
Не у всіх такі власники, знаю це не з чуток. Але нам «попалися» саме такі.
Шкідливі! Яких цікавив не «паперовий» варіант, тобто, сертифікат, нехай навіть найпрестижнішого з престижних, а цікавила реально працююча система менеджменту якості.
І вони ... самі запросили нас аудиторів по ISO 9000, за свої гроші, і самі їх обрали, за кордоном!
І запросили не тільки аудиторів по ISO 9000 (система менеджменту якості). Але і аудиторів по ІСО 14000 (екологія). І аудиторів по HACCP (безпека харчової продукції).
Відразу скажу, що до ІСО 14000 і до HACCP ми тоді навіть не приступали. Але все одно, власники вирішили подивитися, де ми стоїмо, чого домоглися. Жесть!
Зрозуміло, що 14000 і HACCP у нас немає, будь що буде! Але ж ІСО 9000 у нас є, залишилося зовсім небагато. Тому за цю частину «марлезонського балету» ми якось навіть не переживали. І, як з'ясувалося, даремно.
15 хвилин аудиту ІСО
Аудит ISO 9000 почався зі звичайного знайомства аудитора з вищим керівництвом. Зібралися всі разом в залі засідань, людина 12. І аудитор. Виявилося, що він, хоч і німець, але цілком прийнятно говорить по-російськи, він народився і виріс у Східній Німеччині, російську мову вивчав і користувався ним. Ура, працюємо без перекладача!
Аудитор представляється, говорить про себе, де працював, що перевіряв, які заслуги має. Далі коротенько говорить про мету аудиту. Все, як і належить, як по нотах. Займає це хвилин 5.
Потім аудитор просить представитися присутніх, розповісти про себе і, головне, розповісти про свою зоні відповідальності по ISO 9000. Кожен говорить приблизно півхвилини. Я такий-то, начальник такого-то підрозділи (або головний інженер, або Генеральний директор і т.п.). Відповідаю на підприємстві за такі-то речі. Разом на подання хвилин 10. Всього виходить з поданням аудитора - близько 15-и хвилин.
Потім аудитор робить паузу. Думає про щось. І, нарешті, каже приблизно таке:
- Мене прислали до Вас Ваші власники. Вони оплатили цей аудит. Тільки що ми з Вами познайомилися. Ви ввійшли і розповіли мені про те, за що Ви відповідаєте на заводі ...
- ... З Ваших відповідей я зрозумів однозначно, що на Вашому підприємстві НІ впровадженої системи менеджменту якості за стандартами ISO серії 9000. Ні.
- ... Система менеджменту якості - це в першу чергу система розподілу повноважень і відповідальності за якість. Ви мені нічого не розповіли про свою зоні відповідальності з даного дуже навіть непростого питання, як якість. Ви мені розповіли про свою відповідальність в рамках загального менеджменту компанії. Це - відповіді ні про що. Мій висновок - у Вас немає системи менеджменту якості ...
- ... Якби Ви мені платили гроші за аудит, то я б Вам запропонував негайно завершити його, заплатити мені за тарифом лише за півгодини мого часу, і ми б розлучилися. Ви б заощадили гроші, результат вже зрозумілий і так ...
- ... Але так як аудит замовили не Ви, і оплачуєте його не Ви, то я продовжу аудит. Але я знаю, що я побачу після його закінчення. Я побачу і доведу Вам, що у Вас системи немає.
Це був мій самий короткий аудит за всю історію. Коротше не було ніколи. 15 хвилин - і готовий висновок. Прикро, звичайно. Але справедливо.
Уроки, отримані в результаті аудиту
Треба було не тільки «паперу плодити», а й реально розподіляти відповідальність і повноваження за якість (по ISO 9000), за екологію (ІСО 14000), за забезпечення безпеки продукції (HACCP). Урок був засвоєний. Аудит допоміг навчитися робити «правильні» системи.
Відтепер ідентифікації та простежуваності, розподіл повноважень і відповідальності, закріплення цих повноважень і відповідальності та інші, здавалося б, «зубодробильні» речі стали основним інструментом впровадження.
Є проблеми з вивезенням сміття (по ІСО 14000)? Та не проблема! На кожному сміттєвому баку крупно напишемо, хто за нього відповідає. Вся територія поділена на сектори, за кожен сектор відповідає хтось із керівників.
Наприклад, Головний інженер відповідає за цей сектор, де стоїть неприбраний сміттєвий бак. Відмінно! Прямо на баку напишемо крупно прізвище Головного інженера. Якщо він не розуміє по паперах, що він за це відповідає, зробимо це наочніше нікуди. Результат - на наступний день все в нормі, вміст бака вивезли, бак відмили. І на наступний день, і на наступний ...
Є інші проблеми? Звичайно є. Але у кожної проблеми є свої Прізвище Ім'я та По батькові. Як правило. Значить, це треба озвучити, закріпити, публічно афішувати, якщо необхідно. І проблему буде вирішувати ця Прізвище Ім'я та По батькові.
Підрозділ не минуло внутрішній аудит? Поставимо йому «червону картку». Не тільки в документ. Але і прямо під скло, відгороджує офіс від основного проходу (офіси - прозорі, як тоді часто було прийнято). У решти - зелені картки. А тут - червона картка прямо «світиться».
Йде по проходу Генеральний директор. Плащаницю зелені картки, душа його радіє. І раптом, червона картка. Стоп! Зайдемо всередину. Там зараз таке почнеться! ... «... Ви не пройшли техогляд, як Ви можете далі працювати, не маючи підтвердження внутрішнього аудиту, я Вас запитую! ...».
А причиною тому - найкоротший аудит. Аудит за 15 хвилин.
Згодом підприємство отримало всі необхідні сертифікати, зробило одну з кращих інтегрованих систем менеджменту в регіоні (відразу за декількома стандартами одночасно), за свідченням незалежних іноземних експертів.
Але це було вже значно пізніше. Після найкоротшого аудиту ІСО за 15 хвилин.
P.S. Корисні матеріали з управління бізнесом офлайн: