IT-інструменти, які використовує Вікторія Копилова
- 1С: бухобслуговування
- 1С-Звітність
- Пакет Microsoft Office
Компанії, які надають бухгалтерські послуги на аутсорсингу, рано чи пізно стикаються з необхідністю автоматизації. Кількість клієнтів зростає, а якісно і вчасно виконувати «на коліні» поставлені ними завдання стає все складніше. У компанії «Директор Задоволений» для вирішення цієї проблеми перейшли на роботу за стандартами «1С: бухобслуговування». Про те, чому це призвело до скорочення числа клієнтів, але збільшило в два рази виручку, порталу Biz360 розповіла Вікторія Копилова, засновниця компанії «Директор Задоволений».
Найчастіше бухгалтерські компанії базуються на міцних бухгалтерів-професіоналів. Вони розуміють, що можуть більше заробляти і створюють свою компанію. У якийсь момент я була точно таким же міцним професіоналом, які вирішили обслуговувати більше клієнтів. Але клієнтська база придбала критичну масу, після чого треба було або закривати бізнес і повертатися до роботи за наймом, або приймати правила гри і будувати більш якісний бухгалтерський бізнес.
Я зрозуміла, що треба будувати бізнес. Але бути бухгалтером, у якого є клієнти і помічники (персонал), і будувати бухгалтерський бізнес - це абсолютно різні речі. Я дуже довго шукала спосіб побудови бізнесу. Дуже багато сил витратила на написання інструкцій, регламентів, технологічних карт по процесам. У мене, якщо чесно, сотні написаних мною сторінок в комп'ютері.
Після того, як регламенти були написані і почала вибудовуватися певна технологія роботи, наступним етапом потрібна була автоматизація цієї роботи. Я навіть наймала програміста, який писав мені якусь подобу програми «1С: Управління фірмою-аутсорсером», в якій ми зараз працюємо як франчайзі «1С: бухобслуговування».
На жаль, ці зусилля ні до чого не привели. Програміст зіткнувся з непідйомним кількістю роботи, і її обсяг ми в той момент навіть і усвідомити не могли. Програміста я «мучила» два місяці. Весь цей час я була в інформаційному полі бухгалтерського аутсорсингу. Читала багато інформації на цю тему в інтернеті, в тому числі на іноземних сайтах.
Чому ми вибрали «1С: бухобслуговування»
У якийсь момент я знайшла в мережі інформацію про «1С: бухобслуговування». Для мене найважливішим було те, що я там побачила прописані стандарти. І стандарти «1С: БО» в порівнянні з прописаними мною стандартами були як «небо і земля».
Всі мої сумніви, заходити чи не заходить під «1С», відпали. А сумніви були серйозні. Я мріяла розвивати свою компанію самостійно, хотіла стати впізнаваною на ринку Краснодарського краю. Цей момент був для мене найважчим. Як же так, я така самостійна, розумна, до всього сама дійшла, придумала гарна назва компанії - «Директор Задоволений», а тут раптом повинна «стати» під когось - працювати по франшизі компанії «1С» ?!
Перехід на нові стандарти
Ми потихеньку «перетягували» клієнтів під новий стандарт. Для кожного формували договір, рівень сервісу (послуги та терміни їх виконання), графіки взаємодії, переносили бази.
До цього у нас всі клієнти були в одній базі. Згідно з новими стандартами принцип формування бази зовсім інший: один клієнт - одна база. Поділ баз, їх оновлення і перенесення в «хмару» «1С: БО» теж тривали досить довго, але нам в цьому допомагала компанія «1С». Я не сама бігала по місту в пошуках програміста - «1С» надала за додаткову плату підрядника, який допомагав це робити. Після чого ми вели облік вже в нових базах, формуючи звідти журнали виконаних робіт.
У чому ще приголомшлива особливість технології «1С: бухобслуговування»: з бази клієнта і з нашої бази (це окремі бази) дані збираються в єдиний журнал. Тобто видно, що робилося в базі клієнтів, і хто це робив (співробітник замовника або співробітник аутсорсера). Видно, які додаткові заходи проводилися для клієнта. Вся ця інформація збирається в єдиний журнал. Потім, за підсумками узгодження журналу з клієнтом, йому виставляється акт виконаних робіт. Це дуже зручно, досить прозоро і зрозуміло.
Найважливіше питання, яким я мучила представників компанії «1С», - «Покажіть мені рівень сервісу». У програмістів є поняття Service Level Agreement - «угода про рівень сервісу». Це двосторонній документ між замовником і виконавцем. Там прописано, який людина (як з боку замовника, так і з боку виконавця) в який момент яку роботу виконуватиме.
Бухгалтерські компанії, які використовують угоди про рівень сервісу зі своїми клієнтами, існують, але їх одиниці. А для мене було принциповим наявність документа, в якому б все розписувалися. Бухгалтерські процедури кінцеві (їх обмежена кількість), але різноманітні. І це ось велике кількість варіацій команда «1С» змогла прописати.
Тепер, коли до нас приходить клієнт, ми обговорюємо з ним, які послуги йому потрібні. І після цього можемо запропонувати готовий рівень сервісу з повним обсягом всіх бухгалтерських процедур, а також з деякими управлінськими процедурами. Будь-який рівень сервісу можна доповнити своїми напрацюваннями в відповідно до індивідуальних запитів клієнта. Це електронний документ, і в базі «1С» він автоматично формує певні завдання для співробітників.
Дуже важливо було зробити правильний рівень сервісу. Зараз ми з клієнтом одного разу домовляємося, що йому потрібно з обліку, і ці вимоги фіксуються. Між нами підписується договір. Щоб надати прописані в ньому послуги, існує «електронний рівень сервісу», який видає завдання для моїх співробітників на рік вперед. Співробітники відпрацьовують ці завдання і домагаються позитивного результату.
В рівні сервісу позначається організаційно-правова форма клієнта і система оподаткування. Решта моменти «завантажуються» туди виходячи з цих двох параметрів. Потім вони доповнюються: у кого-то є касовий апарат, у кого-то рахунок в «Ощадбанку», у кого-то три розрахункових рахунку, кому-то необхідний звіт за формою замовника, і так далі. Раніше на формування «рівня сервісу» по клієнту йшло три дні, тепер це займає всього 45 хвилин.
Фактично рівні сервісу - це автоматизоване керівництво по роботі з клієнтами. Після складання цього документа вся команда знає, що робити з клієнтом з першого до останнього дня обслуговування. Рівень сервісу - це основа, за допомогою якої ми щомісяця формуємо графіки взаємодії. Тобто, всі завдання поширені вперед в часі.
Якщо який-небудь клієнт запитує нову регулярну процедуру, ми вносимо її в рівень сервісу. І після цього формується на наступний місяць графік взаємодії з урахуванням нових регулярних процедур.
Чинному колективу компанії «Директор Задоволений» було важко приймати нові правила роботи, в тому числі правила обліку робочого часу. Коли кожна робоча хвилина починає фіксуватися, це завжди стрес для співробітників з багатьох причин. І тільки коли вони зрозуміли, що від цього обліку залежить кількість одержуваних ними грошей, опір припинився.
Всіх клієнтів ми переводили на «1С: БО» одночасно. Щоб полегшити цей процес, розбили його по етапах. Наприклад, по всіх компаніях ми спочатку створили базу, потім договір, потім рівні сервісу, перший графік, перший журнал і т.д. Так як ми здавали звіти в електронному вигляді через системи типу «Контур», витрачати час на підключення «1С-Звітності» для кожного не хотілося.
Справа в тому, що підключити «1С-Звітність» не так-то просто. Треба переподпісать договір з пенсійним фондом і відсканувати його, потім відсканувати всі документи компанії, згенерувати ключ, відправити в «1С», дочекатися їх позитивного вирішення. Це займало не одну годину роботи.
Ми цей момент вивели в окрему процедуру і відсунули її «на потім». Те, що ми не підключили відразу всіх до «1С-Звітності», було помилкою. Бази ж усім зробили, а це теж був складний процедурний момент.
Зараз, коли до нас приходить клієнт, порядок роботи з ним наступний. Він надає необхідні документи, ми йому створюємо реєстраційна справа, формуємо базу, отримуємо «1С-Звітність», отримуємо гарантійний внесок і починаємо його обслуговувати.
Очевидних складнощів при переході на «1С: бухобслуговування» не було. Більшість клієнтів спокійно перепідписувалися з нами договір. Ми їм пояснювали, що це необхідно для вирішення наших внутрішніх питань.
Чи не єдиний мінус від роботи за новими стандартами - тепер наша компанія не може обслуговувати всіх, так би мовити, «підряд». Раніше ми брали на обслуговування всіх клієнтів, які зверталися. А тепер - ні. З'явилася якась вибірковість, заснована на виявленні потреби клієнта і наших можливостях.
Ми зрозуміли, що не всім потрібен якісний облік. Деякі клієнти приходять тільки за економією. Ми не проти, наші тарифи настільки гнучкі, що можемо будь-який варіант взаємодії прописати і виконати. Економити з нами можна, для цього треба точно виявити облікові процедури та віддати нам тільки ті, які «помістяться» в бюджет клієнта. Однак залишилися процедури теж хтось повинен виконувати. І іноді це стає сюрпризом для клієнта. На жаль, за 2-3 тисячі рублів перекласти на обслуговуючу бухгалтерію весь процес не вийде. Розуміння або нерозуміння цього моменту і є «фільтром», що відсіває, на наш жаль, деяких клієнтів.
У нас в країні склалася така дивна ситуація, при якій професіоналізм і якість підміняються індивідуальністю і ексклюзивністю. У бухобліку це неприпустимо. Природно, кожне підприємство - унікальне і ексклюзивно. Звичайно, ми даємо це відчути клієнтам. Але наші відносини побудовані не на посмішці, а на стандарти і гарантії. Це наша конкурентна перевага. Ми можемо робити для клієнтів чудеса, і при цьому з гарантованою якістю. Саме цього я і хотіла домогтися, переходячи на франшизу «1С: БО».
Менше клієнтів, більше виручка
Ставлення клієнтів до змін роботи моєї компанії - питання складне. Найчастіше від керівників чую: «Я в цьому не розбираюся, цього не розумію». Я ставлюся до цього як до факту. Клієнту все одно, який у нас рівень сервісу: йому потрібен звіт в 11 ранку у вівторок. Яким способом я цього добиваюся - його не хвилює.
Раніше ми для клієнтів робили все, але не реєстрували багато послуг і гроші за них не брали. Чи не тому, що були в собі не впевнені, а тому, що фізично не могли все зареєструвати. Так як не було автоматизації процесу. Excel і блокнотики впоратися з ситуацією не допомагали. Єдино вірний засіб - постановка задачі в програмі.
Зараз кожен етап виконання завдання видно в програмі: отримав завдання, приступив до неї, закінчив роботу, здав її клієнту. І цей порядок дій призводить до того, що ми реєструємо цю роботу, бачимо її в журналі і отримуємо за неї гроші.
У нас є основна робота, яка входить у вартість щомісячного обслуговування, і додаткові послуги. Раніше ми виконані допуслуги примудрялися не реєструвати, а зараз їх фіксуємо. Погоджуємо з клієнтом вартість робіт, і він її оплачує. Працювати ми більше не стали, але стали реєструвати свою роботу. Це важливо для бухгалтерських фірм. Все одно клієнти отримують потрібні їм послуги тим або іншим способом. Але тільки з технологією «1С: бухобслуговування» я гарантую якість і беру за це гроші.
«Сарафанне радіо» завжди давало і продовжує давати нових клієнтів, це дійсно дуже важливий канал залучення. Але, тим не менш, це ніщо в порівнянні з роботою нормального відділу продажів.
Відносини з франчайзером
Ми оплачуємо щомісячні роялті від нашої виручки у відповідність з виставленими актами. Від компанії «1С» крім технологій і автоматизації отримуємо ще найпотужнішу підтримку знаннями: раз на два тижні проводяться вебінари для головбухів і бухгалтерів.
Мінус в нашій співпраці тільки один - жорсткі вимоги. Компанія «1С» починає пред'являти все більш жорсткі вимоги до вже існуючих партнерам. Це правильно: якщо говорити особисто про мене, то дай мені волю, я в Excel 'е зберу баланс і віддам його клієнту. Але цей баланс не витримає жодної перевірки. Тому робота по технології, якої «змушує» дотримуватися «1С» - це важко, але це саме те, що треба.
Можливо, вас зацікавлять інші наші матеріали
Жваве місце: як геомаркетинг допомагає шукати хороші локації для торгової точки
«Гамарджоба, ми з Сибіру!»: Як відкрити туристичний бізнес в Грузії
Дівчата в справі: які переваги є у бізнесвумен і як їх використовувати
Як виховати підприємця: 44 важливих рекомендації батькам
Були - і загули: що робити, якщо звільнений працівник забрав і не повертає документи
«Зростаємо разом»: як влаштований центр дитячого розвитку «повного циклу»
Як створити ефективний і прозорий відділ продажів
Люди б'ються за метал: як влаштована компанія з виробництва та продажу заліза
Інструменти для малого бізнесу: п'ять корисних онлайн-сервісів
«Грають всі!»: Як заробити на ігровому обладнанні для заходів
«Не вірте цифрам!»: Сімнадцять правил підприємництва
Поставити все на карту: як заробити на настінних пазли
Як утримати співробітників в кризу
Сім шкідливих порад тим, хто вирішив автоматизувати бізнес
Роман з каменем: як заробити на прикрасах з молюсками
Методика Scrum в умовах стартапа: досвід команди Preply
Везучий бізнес: як заробити на організації трансферів
Підстелити соломку: управління ризиками в digital-проектах