Насамперед слід задати самому собі питання, для яких цінностей призначається цей сейф і від чого вони повинні бути захищені. Тобто, чи повинна виконуватися виключно функція захисту від доступу і проникнення сторонніх або слід також забезпечити захист, наприклад, документів, від пошкодження водою або вогнем.
І тут, як підприємець, так і приватна особа, повинні розуміти, що не варто економити на питаннях безпеки, бо для бізнесу бухгалтерська документація часто не менш цінна, ніж готівка. Адже в разі втрати документів, бухгалтерський облік виявляється неповним, а це загрожує вже, наприклад, доплатою податків або навіть штрафними санкціями з боку податкової інспекції.
Потреба в площі і вибір місця для розміщення.
Для визначення необхідного обсягу сейфа слід прикинути, які цінності будуть в ньому зберігатися і в якій кількості. Експерти рекомендують додати до передбачуваного обсягу ще чверть як резерв, тому що з часом висока ймовірність того, що кількість важливих документів і цінностей буде збільшуватися. Це стосується і сейфів, в яких передбачається зберігати гроші. Для вибору місця установки сейфа існують різні можливості. Так, поряд з "класичними" окремо стоять сейфами, існують ще й меблеві сейфи, а також сейфи, вбудовані в стіну або в підлогу. Взагалі, експерти рекомендують знайти для сейфа якомога більше непримітне місце. Чим менше людей знають про це місце, тим в більшій безпеці знаходяться заховані в ньому предмети.
Сухість і міцне становище
Місце розміщення сейфа не повинно бути вологим. Вологість шкідливо впливає не тільки на класичні запірні механізми (корозія), але і, в значно більшій мірі, на електронні замки. І на документах висока вологість теж позначається вкрай негативно. Настійно рекомендується міцно з'єднати сейф анкерними кріпленнями зі стіною і / або з підлогою. Причому, не тільки з міркувань їх захисту від крадіжки. Для сейфів загальною вагою менше 1.000 кг анкерного кріплення в більшості випадків є обов'язковим, якщо власник збирається укласти страховий договір. Відповідно, якщо маса сейфа істотна, слід перевірити технічну документацію по статиці будівлі щодо несучої здатності міжповерхових перекриттів до того, як буде придбаний сейф або металева шафа. Це ж стосується і транспортного засобу для перевезення сейфа до місця установки. При необхідності, слід залучити до роботи експерта-архітектора, який зробить розрахунок необхідних заходів для посилення конструкції будівлі.
Рівень безпеки - головний ценообразующий фактор.
Коли визначені місце розташування та кількість цінностей, приходить час важливого вибору рівня безпеки. Тут діє основне правило: Чим більший рівень безпеки необхідний, тим дорожче коштує сейф. До речі, страхові компанії також беруть до уваги рівень безпеки при оцінці страхових ризиків. Причому це має для них дуже велике значення. Експерти рекомендують для випадків, якщо в сейфі передбачається зберігати значні цінності, ще до покупки сейфа визначити спільно зі страховою компанією достатній рівень безпеки для страхувальника. На внутрішній стороні дверцят сейфа зазвичай розташовується сертифікат або наклейка з відміткою про тестування із зазначенням відповідного рівня безпеки.
Експерти рекомендують сейфи, сертифіковані за європейськими стандартами VdS або ECB-S. Ці стандарти мають на увазі певний захист від злому, яка визнається і страховими компаніями. Чим вище рівень захисту, особливо для паперових документів і документів на електронних носіях, тим більше готові страхові компанії погодитися на великі суми страхування. Сейфи відповідно до стандартів VdS або ECB-S мають відповідну табличку на внутрішній стороні дверцят сейфа.
Рекомендуються кодові замки.
У зв'язку з так званими "застереженнями за умовами зберігання ключів", які присутні в договорах, що підвищують в разі їх порушення відповідальність власника, а також загальний ризик крадіжки ключів від сейфа, страхові компанії рекомендують використовувати сейфи з кодовими замками. Але при цьому не можна не забувати, що як замки з ключами, так і кодові замки мають свої переваги і недоліки з точки зору безпеки. Якщо на сейфі встановлений замок з ключем, то тут, в принципі, щодо легко встановити, хто ж міг відкрити сейф. Ключі є унікальні вироби, точність яких складають частки міліметра. Перевага ж замку з ключем полягає в тому, що не потрібно якимось чином запам'ятовувати комбінацію цифр. Хоча при втраті або крадіжці, за допомогою ключа відкрити сейф не становить особливих труднощів (якщо, звичайно, він не підключений до сигналізації). Важливо: Експерти з безпеки вважають, що для сейфів з ключовим замком небезпека вандалізму є набагато більшою, ніж для сейфів з кодовими замками. Якщо зломщик виявить в приміщенні сейф, він, з великою часткою ймовірності, докладе максимум зусиль для того, щоб підібрати відповідний ключ. При цьому пошкодження сейфу можуть бути нанесені непоправні, в тому числі і внаслідок вандалізму - якщо злом не вдасться.
А ось кодовий замок, навпаки, має той недолік, що комбінація, теоретично неконтрольована, може бути повідомлена сторонній особі. На механічному кодовому замку цифри коду можна в будь-який момент змінити, використовуючи для цього спеціальний ключ. Але тут експерти в один голос звертають увагу на те, що для механічного кодового замка необхідна тверда, спокійна і відчуває замок рука. Луді з тремтячими і тремтячими руками при відкриванні механічного кодового замка можуть зіткнутися з проблемами. Електронний кодовий замок хоча і коштує дорожче, але він більш зручний і простий в роботі. Код відкривається введенням простого цифрового коду, що складається, як правило, з шести - восьми цифр. Але якщо ви хочете забезпечити повну гарантію роботи такого сейфа в будь-якій ситуації, необхідно, щоб кодовий замок мав ще й так званий аварійний ключ. Цим ключем сейф можна відкрити навіть тоді, коли клавіатура замку приведена в непридатність вогнем або внаслідок вандалізму. При цьому важливо пам'ятати, що поряд з технічними обмеженнями при виборі замка, вирішальне значення має наявність сертифікації. Причому замок повинен бути встановлений в сейф і сертифікований разом з сейфом. Але покупець завжди сам приймає рішення, вибрати сейф з ключовим замком або з кодовим. Дуже часто клієнти вибирають комбінацію з обома видами замків. Такий варіант, наприклад, дає можливість здійснити "принцип чотирьох очей", коли завжди для відкриття сейфа необхідні дві людини.
Порада: "Молодший брат" - меблевий сейф
Альтернативою важкого стінного сейфа або згорає шафі можуть стати так звані меблеві сейфи. Багатьом такі меблеві сейфи знайомі по закордонних поїздок - нерідко їх можна зустріти в номерах готелів і в каютах круїзних теплоходів. Такі сейфи встановлюються в одежній або іншому шафі і забезпечують збереження найбільш важливих речей. При цьому рекомендується обов'язково відповідно закріпити меблевий сейф (який, як правило, розмірами не перевищує розмірів звичайного кейса) на стіні або на підлозі. В іншому випадку, зломщик зможе спокійно забрати його з собою і вже в спокійній обстановці зайнятися його розкриттям.