Доброго дня колеги!
Сьогодні, я поділюся з вами ще одним сценарієм боротьби з дублями в CRM Бітрікс24.
Раннє ми представили пошук дублів при створенні нової сутності, а також пошук і роботу з дублями при імпорті контактів. Зараз на ваших Бітрікс24 вже встановлено оновлення, в якому з'явився пошук існуючих дублів.
Думаю багато розповідати про те, для чого потрібен цей інструмент не потрібно, так як будь-яка компанія, що працює з великою базою клієнтів, часто стикається з ситуацією коли в базі накопичуються дублі. Часом, навіть перевірка дублів при створенні нової сутності може виявитися не зовсім ефективною так як співробітникам простіше зафіксувати свій контакт як новий, ніж порівнювати з тим, що вже є. Ну а з огляду на що перевірка в Бітрікс24 була реалізована не відразу, впевнена, у вашій базі вже є з чим попрацювати.
Давайте ж приступимо до пошуку і об'єднання дублів у вашій базі CRM.
Як знайти дублі в CRM?
Все досить просто, пошук виконується окремо для кожного списку сутностей: контактів, компаній і лидов.
Для того щоб почати роботу з дублями, необхідно проіндексувати ваші дані, перейшовши в список елементів і натиснувши на відповідне посилання. Після індексації можна запускати пошук.
Так як лід - це потенційний клієнт, який може виступати і як фізична особа - контакт і як юридична особа - компанія, то тут ми пропонуємо відразу вибрати за яким принципом ви бажаєте шукати дублі. Якщо ви працюєте з лідамі тільки як з контактами, то вкажіть ПІБ, якщо як з компаніями, то виберіть назву компанії. Якщо можливі обидва варіанти, то можна окремо попрацювати з дублями по заповнивши контактну форму, а потім окремо виконати пошук за назвою компанії.
Як працює пошук дублів?
У великих компаніях з клієнтами можуть працювати кілька менеджерів, тому
контроль дублів доступний для всіх співробітників, які мають доступ до даних CRM. Але кожен співробітник бачить в результаті тільки свої дані і не може об'єднати схожі контакти іншого співробітника. Тобто кожен працює зі своєю базою клієнтів.
Звичайно, адміністратор сайту має доступ до всіх даних і може об'єднувати будь-які суті, які не пройшли контроль дублів.
Пошук дублів виконаний, що ж далі?
Тут починається найцікавіше - процес об'єднання знайдених дублів.
Трохи пізніше, ми плануємо реалізувати окрему сторінку з історією об'єднання дублів, де можна буде подивитися всі дії і навіть відновити елементи, якщо це буде необхідно.
Отже, перед тим як почати об'єднання, зверніть увагу, що список побудований з урахуванням деяких параметрів, які виявляють головну сутність, а до неї вже пропонують можливі дублі.
Перша, головна сутність визначається не випадково, система перевіряє відразу кілька параметрів для її виявлення:
Потім йде список можливих для цієї сутності дублів.
Якщо не ви є відповідальним за знайдений дубль, то можна швидко зв'язатися з відповідальним співробітником, щоб уточнити у нього можливість об'єднання, уточнити чи працює він з цим клієнтом і чи є якась важлива інформація, яку він хотів би зберегти. Для здійснення дзвінка досить прямо в списку дублів натиснути посилання Написати або Зателефонувати в останній колонці.
Якщо для уточнення дубля вам потрібно більш детально ознайомитися з карткою елемента, можна просто перейти по посиланню.
Якщо ви впевнені що дані не є дублікатами, просто виділіть елемент в списку і натисніть кнопку «Пропустити»
В цьому випадку дублікат буде виключений зі списку. Але зверніть увагу, що нижче за списком цей же елемент може бути представлений як дубль до іншого контакту. Тобто пропустити означає що виділені елементи не дублі, але при цьому вони можуть бути дублями до інших.
Якщо ви впевнені, що сутності дійсно є дублями і хочете об'єднати їх в одну, головну сутність, також виділіть дані в списку і натисніть кнопку «Об'єднати»
Що відбувається при об'єднанні?
Ще раз прошу вас звернути увагу, що процес об'єднання поки незворотній. В результаті об'єднання можуть бути змінені права доступу, частина інформації, така як історія, події стрічки, список товарів можуть бути видалені, так як основною інформацією є дані в головній суті.
Отже, в списку ви бачите головну сутність і можливі до неї дублі. При об'єднанні, всі дані будуть зливатися в головну сутність, при цьому множинні поля будуть просто доповнюватися, порожні поля будуть заповнені даними з дубля, а ось ті поля, які заповнені і в головній суті і в дублі НЕ будуть об'єднані.
Тобто якщо є звичайне, що не множинне поле і воно заповнене в головній суті, то в кінцевому результаті, після об'єднання, саме це значення і буде збережено. В цьому випадку краще порівняти суті межу собою перед об'єднанням щоб випадково не видалити важливу інформацію.
Події живий стрічки про створення нового справи, рахунки і т.д. перенесені в головну сутність не будуть.
Права доступу після об'єднання залишаються тільки у головній суті, так як всі дублі будуть просто видалені (поки немає їх відновлення). Але якщо в результаті об'єднання хтось із менеджерів може втратити доступ до свого контакту, то перед об'єднанням вам буде показано попередження.
Тепер контролювати дублі можна не тільки при імпорті та створенні нових даних, але і перевіряти існуючу базу.
Трохи пізніше плануємо доповнити цей сценарій ще однієї сторінкою, на якій буде відображатися історія роботи з дублями. З цієї сторінки можна буде відновити елементи, які були помилково об'єднані.