Точніше про математичних моделях. Звичайно ж стосовно бюджетного управління. Для чого власне йому і необхідний Excel як інструмент математичного моделювання.
Як правильно почати будувати модель?
Найчастіше буває так, що у Вас є якісь первинні дані, які необхідно зібрати в загальну схему і звести в "Бюджет". У кращому випадку Ви готуєте форму для введення первинних даних, так щоб потім було легше обробляти. Це шлях від низу до верху. Він хороший тим, що відразу можна "щось робити". Є можливість продемонструвати керівництву процес. Можливо, що у Вас вже є досвід такого впровадження бюжетірованія. Будь особистий досвід - це чудово. Ніколи не належите до нього зневажливо. Ось мовляв, тільки дурні вчаться на своїх помилках. Дурні не роблять з цього ніяких висновків, це так. А якщо Ви витягли зі своїх помилок уроки вже успіх.
При побудові Бюджетного управління краще спочатку побудувати саму загальну модель. Навіть не так. Ще до моделі Ви повинні підготувати і запропонувати зведені форми подачі інформації. Дуже часто вже є якийсь бачення у власників і менеджерів яку інформацію вони хотіли б отримувати. А Вам потрібно всі ці забаганки звести в максимально простий і зрозумілий вид, усунувши дублювання даних і перевантаження безглуздими цифрами. Це все на етапі попереднього опрацювання параметрів бюджету.
В ідеалі Ви повинні запропонувати звіт або інформаційну зведення на одному аркуші паперу формату А4. Це ідеал. Якщо все люди прийшли до того, що це найбільш зручний розмір і ним користуються повсюдно (хоча технічно можна зробити будь-який). то значить такий розмір і форма найбільш зручні для сприйняття і осмислення інформації. Але не завжди перша особа готове до такої простоти і може поставитися до цього підозріло. У будь-якому випадку постарайтеся укласти все в 3 листа А4 (в якихось дуже специфічних випадках до 5) Все що буде більше - це перевантаження.
Перш, ніж перейдемо до побудови самої моделі, слід зрозуміти які види звітів яку інформацію можуть дати. Я говорю звіт, маю на увазі план. Кажу план, маю на увазі звіт ( "Ми говоримо Ленін, маємо на увазі партія." Був такий вираз) психологічно різні процеси планування і контроль. Це як на кораблі. Штурман прокладає маршрут на карті з розрахунком щоб зайти в порт - поповнити запаси води, а боцман контролює скільки води залишилося і скільки кому видати. А суть у них спільна - забезпечити виживання і "боєздатність" судна.
Суть у планування та обліку одна - забезпечити процес управління. Тому і мова повинна бути одна. Якщо боцман доповість, що запасів води на 5 днів - то зрозуміло який є запас часу. І з урахуванням рози вітрів штурман може розрахувати де найкраще поповнити запаси води. А ось 50 галонов води - нічого не скажуть штурману. Він може і не знати скільки йде в день.
Ну а про самі звіти?
У фінансовій звітності 3 базових звіту. Баланс (BS). Звіт про прибутки і збитки (PL) Звіт про рух грошових коштів (CF). Ці 3 звіту дають майже повну картину про діяльність підприємства. Чому майже? Недостатньо розкривається інформація про зміну капіталу, але це зараз не так істотно.
Три точки описують площину. Три опори дають стійкість. Три точки опори - правило альпіністів. Три точки координат - дають точне положення в просторі. Так і ці 3 звіту показують різні аспекти, доповнюючи один одного і дозволяючи зрозуміти справжній стан справ.
У попередньому пості я вже навів приклад, як пов'язані між собою ці 3 звіту. Зараз ми подивимося трохи під іншим кутом або в іншому порядку. Маючи дані про план доходів витрат і прогнозному балансі ми будемо будувати CF. Поки що нам важливо подивитися скільки грошей у нас буде згенеровано в результаті діяльності і куди вони будуть направлені. Ну і головне, скільки власник може вилучити грошей з бізнесу. Це власне ключове питання для нього.
Сам файл дивимося тут. Тут все цифри ті ж, що і в попередньому прикладі, але модель побудована за іншим.
Хочу звернути увагу, що коли CF будується на підставі BS і PL, то це можна зробити тільки непрямим методом. Від прибутку. Коригуючи її на негрошові витрати (амортизація, нараховані резерви і т.п.) і з огляду на зміну оборотного капіталу.
Інвестиційну та фінансову діяльність можна показувати в звіті тільки прямим методом. Інакше все мухи будуть перемішані з котлетами. Втім, це можна і в стандартах IFRS почитати.