Для того, щоб вести успішну системну роботу по інформуванню суспільства, а значить потенційних клієнтів і партнерів про свою діяльність, підприємства і організації ведуть системну розсилку повідомлень для преси. Тобто шлють ці самі прес-релізи.
Щоб ця робота була успішною треба вирішити такі завдання:
А це найзагальніші поради
5. Після власне новини, необхідно написати довідку про підприємство, про яке написано прес-реліз і інформацію про те, коли було описувана подія в попередній раз. Фактично прес-реліз повинен собою представляти готову інформаційну замітку.
Справитися з таким завданням може тільки людина, яка має серйозний досвід роботи в ЗМІ і розуміє всю механіку процесу не тільки теоретично і практично, а й інтуїтивно. Знайти такого дуже складно. Але знайшли - вірте йому, як своєму головбухові! Ви ж не змушуєте його переробляти звіти заради краси шрифту. Знати і любити свій бізнес, зовсім не означає розуміти, як про нього розповідати публіці. Хороший PR-менеджер працює на вашого потенційного споживача, партнера або просто можливого носія цінностей вашої компанії. Він знає як подати інформацію, щоб їй зацікавилася преса.
Типові інформаційні приводи для прес-релізу
1. Поява в компанії нових для ринку товарів або послуг. Що зробила компанія, щоб вивести ці продукти (витрачені інвестиції і на що)? Як це може вплинути на її продажу, обороти, на ринок в цілому?
2. Нові призначення в компанії (рівень генерального директора, його заступників, керівників ключових відділів). Хто був, хто став (біографії), що новопризначений задумав зробити, як може вплинути на ринок?
3. Злиття компанії з іншими компаніями. Навіщо, хто, за скільки і якої пакет продав, як вплине на ринок?
4. Плани компанії з освоєння нових ринків, з випуску нових продуктів, виходу на регіональні ринки.
5. Вихід компанії на нові для неї галузеві ринки (будівництво, футбол, торгівля тощо).
6. Участь компанії в міських або крайових програмах.
7. Вихід компанії на нові для неї регіональні ринки (міста) без створення філії (участь активами в бізнесі вже існуючого на цьому ринку гравця).
8. Створення філій компанії в інших містах. Навіщо, як вплине на її продажу, як вплине на ринок цього міста?
9. Висновок партнерських договорів про реалізацію спільних проектів з іншими компаніями.
10. Зростання або падіння обсягів продажів. Чому, як вплине на бізнес компанії, весь ринок?
11. Великі контракти на поставку товарів або послуг. Наприклад, поява нового великого клієнта (мережа магазинів, офіс великої компанії, великі заводи, школи і дитячі сади і т п.).
12. Участь компанії в державному замовленні Краснодарського краю, муніципальних утворень. Як вдалося отримати, які умови, чи можуть інші компанії стати її субпідрядниками?
13. Зміна акціонерів компанії. Хто і кому і за скільки продав, який розмір акцій? Навіщо? Що зроблять нові акціонери з купленим бізнесом? Як вплине на ринок?
14. Нагородження компанії або її співробітників державними нагородами, перемога в різних галузевих конкурсах, фахових змаганнях і т.п.
15. Зростання або падіння обсягів виробництва товару або послуги. Чому, як вплине на бізнес компанії, на ринок, що думають конкуренти?
16. Проблеми з посівом традиційних для Краснодарського краю сільськогосподарських культур (як вплине на врожай, на наявність цієї культури в магазинах і у переробників, на ціни).
17. Проблеми з прибиранням урожай традиційних для Краснодарського краю с \ г культур.
18. Коли мова йде про будівництво чого-небудь то інфоприводи має бути:
- Виділення земельної ділянки.
- Укладення договору оренди на цю земельну ділянку з інвестором.
- Початок проектування об'єкта.
- Кінець проектування об'єкта.
- Проходження госекспепртізи об'єкта (стадії - почали, закінчили, йде).
- Стадії будівництва: нульовий цикл (яма, закладка фундаменту), зведення першого, п'ятого, 25 поверху, підключення комунікацій, благоустрій ділянки, вивезення сміття, оздоблювальні роботи, покрівельні роботи, будівництво дороги і т.п.
- Здача об'єкту: внутрішньої комісії, держкомісії.
- Видача акту про прийняття об'єкта замовником або приймання об'єкта держкомісією.
Як поводитися із засобами масової інформації
Рекомендуємо ніколи не відмовляти журналістам в бесіді, і краще відповідати на питання відразу, не намагаючись відкласти розмову на завтра, на тиждень і т.п. Виняток становлять випадки, коли журналісти цікавляться явно небезпечної для репутації підприємства темою або задають питання, відповіді на які вимагають підготовки (наприклад, запит даних в якомусь відділі).
Якщо журналіст не дуже виразно формулює питання або явно налаштований неприязно, краще попросити у нього надіслати письмовий запит з питаннями, які його цікавлять. На цей запит в будь-якому випадку, навіть формально, потрібно відповісти.
Що буває, коли ви відмовляєтеся спілкуватися зі ЗМІ
2. Якщо інтерес до вашої компанії високий, то інформацію про цікавить подію в діяльності вашої компанії журналісти завжди можуть отримати від ваших конкурентів, з інших джерел і.т.п. При цьому інтерпретація відомостей може бути дуже невигідна вашої компанії. Тому чутками краще управляти.
3. Напишут ахінею, отриману з незрозуміло яких джерел.
Як спілкуватися з журналістом
Під час бесіди з журналістом, а особливо при складанні письмових відповідей ніколи не повідомляти відомостей «не для друку». Говоріть тільки те, що можна повідомити широкій громадськості.
Перед бесідою з журналістом наполегливо попросіть його надіслати на погодження той текст, який він напише за підсумками бесіди з вами. Можна попросити про це і після бесіди, але тоді журналіст, вже отримавши від вас потрібні йому відомості, з більшою ймовірністю порушить обіцянку.
Що враховувати при узгодженні надісланого журналістом тексту
Найкраще коммунікатіровать з журналістом, при узгодженні тексту по електронній пошті. Це швидше, менше вірогідності, що текст загубиться, ніж при пересиланні факсом.
Як працювати зі ЗМІ
Видимим приводом для проведення прес-конференції або інформаційної розсилки по ЗМІ може бути якесь реальне або вигадане подія або тенденція, але їх можна вирішити при цьому завдання можуть бути зовсім іншими.