Часом, не будучи професіоналом в області бухгалтерського обліку, буває не просто вирішити якими критеріями керуватися, приймаючи рішення про те, хто ж буде вести облік у Вашій організації.
Ми, в цьому огляді, постараємося дати якісь узагальнені принципи, які можуть допомогти зробити цей непростий вибір.
Ризик співпраці з подібними невеликими колективами є одним з найвищих. Іноді трапляється зустрічати приємні винятки, проте саме як виключення, тоді як в загальній практиці це нестійкі тимчасові колективи, які в окремих випадках можуть перетворитися у велику стабільну професійну організацію з налагодженою системою роботи. За нашими спостереженнями, і це справедливо і по відношенню до будь-якого іншого бізнесу, не більш 10% бухгалтерів початківців самостійно вести облік для декількох сторонніх організацій успішно минають стадію становлення і здійснюють обраний напрям роботи більше 3-х років.
Бухгалтерська фірма, в нашому розумінні, це професійна організація, яка має в штаті від 10 співробітників, веде облік не менше 100 підприємств і підприємців і працює на ринку понад 3-х років.
У співпраці з бухгалтерською фірмою одним з основних позитивних факторів є стабільність цієї організації і взаємозамінність її співробітників.
Ціна стабільності бухгалтерської фірми - орієнтація на промисловий масштаб ведення обліку, а отже кожен із співробітників бухгалтерської фірми (спільно з помічниками) веде облік у 10-15, а часом і більшої кількості підприємств, що природним чином накладає обмеження на розміри підприємств-клієнтів.
Вибираючи між альтернативами змісту власного бухгалтера в штаті організації і співпрацею з бухгалтерською фірмою необхідно чітко розуміти, коли наявність власного бухгалтера в штаті є об'єктивною необхідністю.
Якщо Ваша діяльність знаходиться на тій стадії розвитку, коли увага облікового працівника потрібно щогодини, якщо обсяг операцій такий, що для ведення обліку необхідно від двох і більше кваліфікованих бухгалтерів - то передати облік бухгалтерській фірмі можна лише в частині функції контролю, нагляду і складання звітності. Тобто в цьому випадку бухгалтерській фірмі, буває іноді доцільно передати лише функції головного бухгалтера, тоді як рутинні облікові операції здійснюватимуть власні штатні співробітники.
Також, для середніх і великих організацій, можливо і часом вельми доцільно, співпраця з бухгалтерською фірмою в рамках передачі окремого облікового процесу - наприклад розрахунку заробітної плати або іншого чітко відокремленого набору операцій.
Якщо ж обсяг операцій Вашого підприємства, відзначимо, що він не пов'язаний з грошовим обігом, це саме кількість облікових операцій, невеликий і вимагає уваги бухгалтера, в середньому, не більше години в день - то це саме той випадок, коли співпраця з бухгалтерської фірмою найбільш вигідно і доцільно. Це свідомо буде і дешевше і надійніше ніж власний співробітник, основний час якого нічим не зайнято.
В цьому випадку бухгалтерській фірмі передається весь обліковий процес - починаючи від складання первинних документів, підготовки платіжних доручень і закінчуючи складанням і здачею звітності.
Ще раз відзначимо, що критерій кількості операцій не пов'язаний з грошовим обігом.
Серед клієнтів Центру бухгалтерського обліку та податкового права «Консультант» є організації з грошовим обігом перевищує 1 мільярд рублів на місяць, але з кількістю облікових документів (рахунки-фактури, акти, платіжні доручення) до 3-х в день, тоді як ті ж роздрібні магазини при грошовому обігу до 500 тис. руб. мають сотні, а часом і тисячі облікових документів за місяць.
Однак, кількість операцій не є єдиним критерієм оцінки доцільності передачі обліку бухгалтерській фірмі.
Надзвичайно велике значення, в цьому питанні, має система оподаткування Вашого підприємства:
- Якщо Ви застосовуєте спрощену систему оподаткування з об'єктом доходи (тобто усно 6%) або ж здійснюєте діяльність в тих регіонах Росії, де запроваджено єдиний податок на поставлений дохід (ЕНВД), то незалежно від обсягів облікових операцій, повна передача обліку бухгалтерській фірмі - розумна і вигідна
В рамках усно 6% - це пояснюється тим, що облік, в основному, ведеться лише в частині фактичного надходження виручки і заробітної плати співробітників, а при ЕНВД - основним є складання звітності та підготовка документів по щоквартальним звітів в ФНС і фонди і щомісячного обліку заробітної плати співробітників. Ведення бухгалтерського обліку при УСНО 6% законом не передбачено, а при ЕНВД, в основному, носить формальний характер, оскільки фактично не супроводжується обчисленням будь-яких податків (крім податків і зборів з заробітної плати співробітників і єдиного податку на поставлений дохід обчислюється від уніфікованих базових показників, як то обсяг торгової площі, кількості працівників і тому подібних).
Також досить розповсюдженою формою роботи з бухгалтерською фірмою є автоматизація первинного обліку на підприємстві та складання первинних документів (фактур, накладних, обліку надходження товарів від постачальників) силами менеджерів з продажу, тоді як сам обліковий процес, на основі існуючої на підприємстві бази (наприклад в програмі 1С-Торгівля і склад), повністю передається бухгалтерській фірмі.
- Це ті організації, які роками не можуть (з різних причин), підібрати собі постійного головного бухгалтера, в яких за рік звільняється 4-й головбух, керівництво яких втомилося від подібної плинності кадрів. Для них стабільність і надійність співпраці з бухгалтерською фірмою стає основним визначальним фактором
Найчастіше подібні підприємства містять у штаті рядових бухгалтерів і рахівників і підлаштовують свій робочий процес під можливість співпраці з професійної бухгалтерської організацією.
- Не існує затвердженого єдиного уніфікованого переліку операцій здійснюється бухгалтерськими фірмами, а отже кожна з професійних бухгалтерських організацій сама виробляє і встановлює прийнятний для неї спосіб і форму роботи. Важливо щоб Ваша точка зору, як клієнта, збігалася з баченням на форму роботи і складові облікового процесу даної бухгалтерської фірми. Питання здавалося б очевидний, але часто приводить до конфліктів, будучи чітко не обумовленим при укладенні договору на бухгалтерське обслуговування.
У більшості випадків, підприємство-клієнт приймає встановлений в бухгалтерській фірмі порядок і підлаштовується під нього. Хоча бувають і винятки, але вони досить рідкісні, оскільки порядок і умови роботи бухгалтерської фірми вироблені роками на прикладі сотень підприємств-клієнтів і навряд чи будуть змінені під потреби окремого замовника, можливе лише у виняткових випадках і цінної більш високу вартість обслуговування.
У разі якщо немає повної впевненості, чи зможете Ви співпрацювати з бухгалтерською фірмою або ж Вам об'єктивно необхідний власний штат бухгалтерських працівників, можемо порекомендувати звернутися у велику бухгалтерську організацію з метою отримати об'єктивну відповідь на це питання.
У цій іпостасі експерта для Вас можемо виступити і ми - Центр бухгалтерського обліку та податкового права «Консультант».
10-ти річний досвід роботи, більше 500 клієнтів на постійному бухгалтерському обслуговуванні і робота в трьох регіонах Росії навчили нас початкової об'єктивності у питаннях доцільності співпраці зовнішньої бухгалтерської організації з кожним новим, хто звернувся до нас потенційним клієнтом.
Набагато вигідніше і надійніше, у відповідному випадку, відразу відмовитися від співпраці, давши рекомендацію утримувати власний бухгалтерський штат, ніж ввести клієнта в оману і пізніше негативно розлучитися.
З нашого досвіду - чесність себе виправдовує. Не один десяток разів, підприємства з якими ми так і не уклали договори на абонентське бухгалтерське обслуговування, надалі зверталися до нас за допомогою у веденні кадрового обліку, судових спорах з податковими органами, реєстрації та перереєстрації ТОВ, та інших питаннях безпосередньо не пов'язаних з бухгалтерським обслуговуванням.
Удачі Вам у вирішенні такого важливого для будь-якого підприємства питання, як вибір бухгалтера!