Різні відрядження мають свою специфіку обліку. Бухгалтер її повинен знати. Інакше організація «нарветься» як мінімум на п'ятитисячний штраф.
Рідкісна фірма обходиться без відряджень. На завдання може виїхати будь-який співробітник: і робочий, і керівник. Зазвичай бухгалтери списують витрати по відрядженнях на витрати і тут же про них забувають. Але, вимірюючи всіх вояжерів однією міркою, легко порушити правила бухобліку та знизити податки.
Як правильно списати в бухобліку витрати на відрядження - залежить від її мети.
У відрядження - як на роботу
Нерідко працівників відправляють у відрядження, безпосередньо пов'язані з виробничою діяльністю фірми. Наприклад, якщо фірма надає послуги в сусідньому регіоні, то їй швидше за все доведеться відправити туди своїх співробітників. Витрати по таким відрядженням відносять на рахунок 20 «Основне виробництво» проводкою:
Дебет 20 Кредит 71
- затверджений авансовий звіт по відрядженню.
Якщо ж відрядження пов'язане з комерційною діяльністю фірми, то її потрібно врахувати на рахунку 44 «Витрати на продаж». Поїздка з метою укласти договір з покупцем - якраз такий випадок.
У податковому обліку витрати на відрядження відносять до інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Ці витрати зменшують оподатковуваний прибуток.
Якщо відрядження пов'язане з управлінською діяльністю фірми, витрати на неї потрібно списати за дебетом рахунка 26 «Загальногосподарські витрати». Такими відрядженнями, наприклад, будуть поїздки, в яких працівник (найчастіше керівник) проводить переговори, підписує контракти і т. Д.
До управлінських також слід віднести витрати на відрядження співробітників, що представляють фірму в суді. Ще один приклад - це поїздка бухгалтера в філію фірми, щоб бути присутнім там при податковій перевірці або розібратися у взаєминах з контрагентом.
При цьому не обов'язково, що відрядження досягне своєї мети. Наприклад, контракт, укладати який їздив співробітник, може зірватися. В такому випадку, щоб обгрунтувати витрати по відрядженню та зменшити на них оподатковуваний прибуток, попросіть працівника в звіті про відрядження вказати причини, за якими договір не відбувся.
ТОВ «Пасив» направило свого експедитора Володимира Русакова за товаром в інший регіон. Партія товару варто 236 000 руб. (В тому числі ПДВ - 36 000 руб.). За залізничні квитки Русаков заплатив 3500 руб. (ПДВ не виділено), за готель - 944 руб. (В тому числі ПДВ - 144 руб.). Добові склали 400 руб. Повернувшись із відрядження, Русаков в той же день здав до бухгалтерії авансовий звіт. Згідно облікову політику, фірма відображає фактичну вартість товарів безпосередньо на рахунку 41 без використання рахунку 15.
В обліку бухгалтер «пасиву» зробив записи:
Дебет 41 Кредит 60
- 200 000 руб. (236 000 - 36 000) - прийняті до обліку товари;
Дебет 19 Кредит 60
- 36 000 руб. - врахований ПДВ по товарах;
Дебет 41 Кредит 71
- 4700 руб. (3500 + 944 - 144 + 400) - враховані витрати на відрядження в вартості товарів;
Дебет 19 Кредит 71
- 144 руб. - врахований ПДВ з витрат на відрядження.
Таким чином, балансова вартість куплених товарів склав 204 700 руб. (200 000 + 4700).
У податковому обліку витрати на відрядження також потрібно включати у вартість придбаних в ході відрядження товарів.
Якщо співробітник поїхав на виставку, щоб дізнатися про ціни на товари, то витрати на відрядження віднесіть до витрат на вивчення ринку, відбивши на рахунку 44 «Витрати на продаж».
Дебет 60 Кредит 51
- 8000 руб. - оплачені квитки для співробітників;
Дебет 60 Кредит 51
- 37 500 руб. - оплачена готель;
Дебет 71 Кредит 50
- 3000 руб. - видані командировочні;
Дебет 44 Кредит 60
- 38 559,32 руб. (8000 - 1220,34 + 37 500 -
- 5720,34) - списані витрати на відрядження на відвідування виставки;
Дебет 19 Кредит 60
- 6940,68 руб. (1220,34 + 5720,34) - врахований ПДВ з витрат на відрядження;
Дебет 44 Кредит 71
- 3000 руб. - списані добові;
- 4578 руб. ((50 000 руб. + 38 559,32 руб. +
Н. Габец, експерт ПБ
Практична енциклопедія бухгалтера