Однією з головних складових успіху церемонії відкриття є присутність на ній відомих особистостей. Церемонія відкриття багато в чому є іміджевим заходом. Для компанії дуже престижно, якщо її новий об'єкт відкриває важлива персона, наприклад, мер міста, міністр, який курирує певну сферу діяльності, зірка шоу-бізнесу і т.д. Крім того, це значно підвищує інтерес до церемонії з боку громадськості та ЗМІ.
Спеціаліст зі зв'язків з громадськістю повинен написати сценарій церемонії, щоб її учасники точно знали свої ролі, наприклад, коли ведучий повинен оголосити про офіційне відкриття об'єкта, хто повинен перерізати стрічку і т.д.
Необхідно підготувати прес-кит для представників ЗМІ, де буде описаний об'єкт, цілі та історія його створення, а також його переваги, очікування компанії в зв'язку з його відкриттям і т.п. На церемонії відкриття необхідно виділити окремі місця для журналістів, забезпечити умови для їх роботи. Крім того, слід подбати про найбільш виграшних місцях для фоторепортерів, щоб фоторепортажі вийшли максимально якісними.
Існує кілька видів прийомів:
° денні (сніданок, келих шампанського, келих вина),
° вечірні (обід, вечеря, обід-буфет, коктейль, фуршет).
Найбільш простою формою прийому є келих шампанського і келих вина. Прийоми такого роду проводяться з нагоди приїзду делегації, знаменної для компанії дати, відкриття нового офісу і т.п. Келих шампанського і келих вина проводять стоячи, під час прийому офіціанти розносять напої і закуски. Певного регламенту проведення таких прийомів немає. Наприклад, гості заходу можуть просто вести бесіди на різні теми, знайомитися з новими людьми.
На відміну від келиха шампанського, така форма прийому, як сніданок, має певний сценарій. Відповідно, планується тема сніданку, визначаються виступаючі і ведучий. Сніданок влаштовується з нагоди ювілейних дат, візиту партнерів, гостей, підписання контрактів. Час проведення такого прийому - з 8 до 12 години, а тривалість - 1-2 години.
Вечірні прийоми проводяться по більш урочистим і офіційним випадків. Найбільш офіційної і урочистій формою вечірнього прийому є обід. Гостям прийому заздалегідь розсилаються запрошення, де обов'язково вказується номер столика.
Обід триває 2-3 години, під час урочистої частини гості знаходяться за столиком, потім переходять в інше приміщення, де ведуть бесіди в менш офіційній обстановці. Туди ж подається чай або каву Форма одягу на прийомі - офіційна. Як правило, обід проводять з 17 до 19 годин. Така форма вечірнього прийому, як вечеря, відрізняється від обіду лише пізнішим часом проведення.
Обід-буфет - це менш офіційний прийом. Під час обіду-буфета гості набирають закуски з одного великого столу і розсаджуються за вільні столики по кілька людей. Часто такі прийоми організовують після концертів, церемоній нагородження і т.д.
Коктейль і фуршет проводять стоячи. Завдяки цьому створюється атмосфера для невимушеної бесіди, вільного переміщення по залу і контактів. Під час коктейлю напої і закуски розносить офіціант, на фуршеті гості самі підходять до столів, набирають закуски і вибирають напої. Найбільш вдалий час для проведення таких прийомів - з 17 до 18 годин.
Організаційна робота з підготовки прийому включає в себе:
° визначення форми прийому,
° написання сценарію,
° складання списку гостей і розсилку запрошень,
° підготовку промов і визначення виступаючих,
° складання меню.