Наступний крок після побудови СРРЗ - оцінити час виконання і витрати на кожне із завдань, що становлять проект. Оскільки кожне завдання має чотири характеристики, вони будуть досить відомі (або виконувалися раніше, або схожі на попередні завдання), щоб без праці оцінити час виконання і витрати. Нехай досвід буде вашим гідом. У той же час проект може відрізнятися від проектів, з якими стикалося ваше підрозділ раніше. Навіть якщо проект і схожий на попередні, одне і більш завдань можуть виявитися новими.
Оцінка часу виконання завдання. Час, необхідний для виконання завдання, є випадковою величиною. Це означає, що якщо дане завдання виконується багато разів, то можна очікувати, що час його виконання буде дещо змінюватися. Це буде справедливо навіть для регулярних завдань. Для одних завдань час виконання може змінюватися в широких межах, для інших воно буде відносно стабільним. Такий розкид пояснюється наступними факторами:
рівнем кваліфікації співробітників, що виконують завдання;
використанням різного обладнання;
доступністю матеріалів;
непередбаченими подіями (хворобами, стихійними лихами, страйками робітників, виробничими аваріями, плинністю кадрів і т.п.).
Відомо, що подібні події можуть відбуватися, але не можна точно передбачити їх появу під час реалізації конкретного проекту або завдання. Проте, їх потрібно якось враховувати. Існує легка в використанні статистична залежність, яка дозволяє досить точно врахувати розглянутий розкид. Ця залежність вимагає отримання тільки трьох оцінок часу виконання завдання:
1. Оптимістичне час виконання
2. Песимістичний час виконання
3. Найбільш ймовірний час виконання.
Такі оцінки часто можна отримати, розпитуючи людей, які мають досвід і навички визначення розглянутих величин. Оптимістичне час виконання завдання - це час, необхідний для його реалізації, якщо все йде добре. Це означає, що роботи йдуть за графіком і не відбуваються непередбачені події, що призводять до затримки виконання завдання. Песимістичний час виконання завдання - це час, необхідний для його реалізації, якщо все несприятливі події, які можуть статися, відбуваються (Закон Мерфі), але завдання все ж завершується. Найбільш ймовірний час виконання завдання - це час, необхідний для його реалізації при нормальних умовах. Цю величину можна визначити, використовуючи досвід виконання попередніх завдань і оцінки їх тривалості. У багатьох випадках все три величини можна оцінити, використовуючи досвід виконання подібних завдань в минулому. Вкрай важливо отримати якомога більше інформації про ці величини і нехай досвід і здоровий глузд будуть вашим гідом.
Для полегшення розрахунку покладемо, що "О" - це оптимістичний час виконання, "Р" - песимістичне час виконання, а "М" - найбільш ймовірний час виконання. Всі ці три оцінки будуть використані для обчислення очікуваного часу виконання завдання "E". Отже, для кожного завдання необхідно отримати три оцінки. У процесі розрахунків буде потрібно ще одна величина - середній час виконання завдання. З причин, обговорення яких виходить за рамки даної книги, ця величина є середньозважене з значень оптимістичного, песимістичного і найбільш ймовірного часу виконання. Середньозважене значення можна обчислити за такою формулою: середній час виконання Е = (О + 4М + Р) / 6.
У тих випадках, коли час виконання завдання відомо досить добре, немає необхідності отримувати оцінки оптимістичного, песимістичного і найбільш ймовірного часу. Досить оцінити лише час виконання.