Факсиміле, що з латинської «fac simile» означає «робити подібне» - це печатка, кліше якої на своїх відбитках точно відтворює особистий підпис конкретної особи (керівника, діловода і т.п.). Також називається штампом з особистим підписом або факсимільним штампом. Факсиміле поставити - значить отримати як підпис відповідальної особи, так і завірення її печаткою одночасно.
Використання факсиміле
Там, де це
Сучасні керівники великих організацій і підприємств цінують кожен момент свого часу, тому часто перекладають розбирання листів, актів і ряду інших документів на своїх відповідальних співробітників. На подібних паперах повинна стояти тільки підпис вищого начальства, тому в таких випадках часто ставлять факсиміле.
За допомогою факсимільного штампа «підписують» різні діловоднихдокументи, підписання яких не може спричинити за собою матеріальних наслідків:
- Даних, що передаються всередині компанії,
- Документів «другого порядку» (копій),
- довідок,
- Пропусків і т.п.
Також можливо ставити факсиміле на товарних накладних. актах, договорах і рахунках, якщо вони не накладають відповідальності за надто великі грошові суми. У будь-якому випадку копийности підпис повинна бути дозволена законом і підтверджена відповідними положеннями і домовленостями.
ЗНАЙТИ! Факсимільний підпис можуть порахувати недійсною, так як вона, на відміну від справжньої підписи, не виражає особистої волі особи, якій належить.
Де можна використовувати факсиміле
Штамп, що копіює особистий підпис, не ставиться:
- На кадрових документах, які стверджують прийом на роботу, переклади на іншу посаду, звільнення і т.п.,
- Аналогічно можна ставити факсиміле на наказах і постановах як по установі, так і по особовому складу, так як вони виражають особисту волю керівника,
- На платіжних, вексельних документах і при роботі з іноземною валютою,
- На отчетностях, які здаються в податкові органи.
УВАГА! Установка факсиміле на товарних накладних. рахунках-фактурах, актах надання послуг може викликати донарахування податку на вашу прибуток або відмова податкового органу виплачувати відрахування ПДВ по зроблену угоду.
оформлення дозволу
Правовий статус факсиміле на даний момент законодавством не встановлений, тому дозволом до його використання служать взаємні угоди сторін, виконані в письмовому вигляді і завірені справжніми підписами. Сама угода в цьому випадку складається як додаток або додаткову угоду до основного договору. Воно оформляється в зручній для вас вільній формі із зазначенням:
- Переліку документів, які будуть завірятися факсимільним печаткою,
- Прізвища, імені, по батькові та посади осіб, чий підпис буде виконана у вигляді факсиміле,
- Зразки підписів цих осіб в справжньому і факсимільному варіантах,
- Порядку дії сторін при заміні осіб, чиї підписи будуть використовуватися (звільнення, перехід на др.должность),
- Терміну дії цих угод.
Тільки така угода повністю регламентує всі дії з копийности печаткою і дозволяє ставити факсиміле на актах виконаних робіт. договорах, заявках, звітах та інших паперах, перелік яких в ньому обговорено. Воно підписується тільки справжніми підписами, так як до його укладення ще не було подібної домовленості.
виготовлення
Для виготовлення факсимільного штампа досить надати виробнику:
- Лист з проханням виготовлення факсиміле від керівника,
- Довіреність на того, хто замовляє виготовлення такої печатки,
- Зразки підписів.
Все повинно бути завірено справжнім підписом керівника і печаткою організації.