ПИТАННЯ: Чи можна виписувати дублікати прибуткових касових ордерів у разі їх втрати?
Незважаючи на досить поширене використання в нормативних документах слова "дублікат", його визначення в них не міститься.
Відповідно до економічним словником дублікат - це другий або наступний екземпляр будь-якого письмового документа, що має, на відміну від копії, однакову з оригіналом юридичну силу. Мета виготовлення дубліката - заміна справжнього документа, необхідна в тих випадках, коли при здійсненні угоди справжній документ може отримати тільки одна зі сторін. При певних умовах дублікат видається при втраті справжнього документа.
Чинне податкове законодавство передбачає необхідність відновлення втрачених документів (п. 44.5 ПКУ), в іншому випадку вважається, що такі документи були відсутні у платника податків в момент складання відповідної звітності (п. 44.6 ПКУ) з усіма витікаючими з цього наслідками (зменшення витрат, податкового кредиту та пр.).
Таким чином, відновлення документів при їх втраті здійснюється в інтересах платника (див. Також тему Відновлення втрачених первинних документів в електронному журналі "Аверс-Бухгалтерія").
До одного з можливих способів відновлення документів відноситься отримання їх дублікатів. Видача дубліката нічим не відрізняється від видачі оригіналу документа. На дублікаті ставиться відповідна відмітка, яка покликана визначити статус даного документа (як правило, робиться напис або ставиться штамп "Дублікат").
Таким чином, суб'єкт господарювання може, на наш погляд, виписати дублікати прибуткових касових ордерів у разі їх втрати.
Дійсно, цей документ не визначає, в якому саме порядку вчиняються дії по відновленню прибуткового касового ордера. Але це не означає, що такі дії виконувати не можна. У зв'язку з чим повторимо: видача дубліката здійснюється в тому ж порядку, що і видача оригіналу документа. При цьому підкреслимо, що видача дубліката є правом, а не обов'язком. З метою уникнення будь-яких можливих негативних наслідків видачу дубліката краще здійснювати на підставі письмового прохання.