Давайте розберемося, за які помилки в кадровому діловодстві які штрафи загрожують? Чим можуть зацікавитися державна інспекція праці та податківці?
Помилки при укладанні трудового договору
До речі, зверніть увагу, найчастіше саме скривджені працівники стають тим самим джерелом, який повідомляє про порушення роботодавця до трудової інспекції та на підставі їх скарг контролери приходять в компанію з позаплановою перевіркою.
Інші помилки в кадровому діловодстві
Дійсно, трудове законодавство визначає конкретний перелік наказів, які необхідно доводити до відома працівників під особистий підпис із зазначенням дати ознайомлення (тому що законодавець зазвичай ще й наказує, протягом якого часу з дати видання акта працівника потрібно з ним ознайомити). Серед них накази про прийом на роботу (ст. 68 ТК РФ), про звільнення (ст. 84.1 ТК РФ), про застосування дисциплінарного стягнення (ст. 193 ТК РФ).
Однак є цілий ряд інших наказів, з якими потрібно знайомити співробітників, незважаючи на те, що прямої вказівки в ТК РФ на це немає. Наприклад, наказ про направлення працівника у відрядження або про введення режиму неповного робочого часу та ін.
Для чого працівників ознайомлюють з наказами? Є два основних приводу:
- наказ регулює трудові та інші безпосередньо пов'язані з ними відносини з цим працівником, наприклад, працівника приймають на роботу або звільняють, йому оголошується догана за порушення трудової дисципліни, його переводять на іншу роботу і т.д. Звичайно, він повинен про це знати;
- наказ містить доручення, відповідальним виконавцем за яким призначений даний працівник.
Приклад 1. Бухгалтер Іванова повинна перерахувати належні менеджеру Комарову грошові виплати. В даному випадку наказ стосується трудових відносин з Комаровим, але виконавцем є Іванова. Трудове законодавство не вимагає ознайомлювати її до цього наказу, це випливає з практики управління (причому в деяких організаціях Іванову не просили б поставити підпис про ознайомлення на паперовому наказі, а просто вислали б їй для ознайомлення скан-копію документа в рамках СЕД, яка веде протокол дії користувачів).
Приклад 2. З наказом про направлення співробітника у відрядження законодавство не зобов'язує ознайомлювати працівника під підпис. Але уявіть таку ситуацію: людині безпосередній керівник сказав, що потрібно їхати у відрядження, гроші на неї йому перерахували на картку, в це відрядження співробітник і не хотів їхати. вирішив піти на принцип і не поїхав, а підписи про ознайомлення з відповідним дорученням у роботодавця немає! За що зачепитися, щоб визнати його порушником трудової дисципліни? Якщо в цій ситуації роботодавець ще й вирішить застосувати до нього дисциплінарні санкції, то працівник може продовжувати наполягати на тому, що про відрядження не знав і потім оскаржити це стягнення у трудовій інспекції або в суді.
Однак зверніть увагу, що в ТК РФ є ряд статей (які зачіпають зміни певних сторонами умов трудового договору), які хоч і не встановлюють обов'язок роботодавця ознайомити співробітника під особистий підпис з наказом, але вимагають отримати від нього згоду або повідомити його про що-небудь. Наприклад, в разі введення неповного робочого дня (зміни). Згідно ч. 2 ст. 74 ТК РФ роботодавець зобов'язаний повідомити працівника в письмовій формі не пізніше ніж за 2 місяці про майбутні зміни та чинники, що викликали таку необхідність. Або в разі звільнення працівника у зв'язку з ліквідацією організації, скороченням чисельності або штату працівників роботодавець повинен персонально і під власноручний підпис попередити співробітника не менше ніж за два місяці до звільнення (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Деякі організації в подібних ситуаціях для спрощення документообігу замість підготовки письмового повідомлення сповіщають співробітників про майбутні зміни шляхом ознайомлення під особистий підпис безпосередньо до наказу. Робити це не заборонено.
Аналізуючи судову практику, можна зробити висновок, що трудові інспектори охоче штрафують організації саме за ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, адже сюди підпадає будь-яке порушення норм трудового права. У розглянутому нижче справі інспектор знайшов відразу кілька порушень у роботодавця.
Якщо роботодавець не є малим підприємством, то за повторне порушення він буде оштрафований в підвищеному розмірі. Так, якщо раніше він піддавався покаранню за правопорушення, передбачені ч. 1 - 3 ст. 5.27 КоАП РФ, то:
- посадова особа може бути анульовано на термін від 1 року до 3 років;
- а організація буде оштрафована на суму від 100 000 до 200 000 руб.
Потурання для "найменших" від ГИТ
Що може зацікавити податківців?
Нагадаємо, що будь-які первинні облікові документи приймаються до обліку, тільки якщо вони складені правильно (в т.ч. відповідно до ст. 9 Закону про бухоблік). Документи, які складені з порушенням, не можуть бути прийняті до обліку. При перевірці податківці можуть порахувати, що тим самим компанія порушила правила обліку доходів і / або витрат, і залучити її по ст. 120 НК РФ до відповідальності:
- 10 000 руб. штрафу загрожує організації за порушення в одному податковому періоді;
- 30 000 руб. - якщо компанія буде спіймана на порушення, вчинені протягом більше одного податкового періоду.