У компанії «Бізнес-хмара PrimeGate.io» працює всього десять чоловік. Півроку тому її директор Артем Султанов вирішив повністю перейти на електронний документообіг і навіть відмовитися від клієнтів, які не готові до такого кроку. Клерк.Ру дізнався, чим продиктоване таке рішення і який результат отримав Артем в результаті.
Артем, чому ви вирішили перейти на електронний документообіг?
Нам невигідно працювати з паперовими документами. Наші послуги коштують недорого (у нас IT-продукт - сервіс по підписці, CRM-система і ще близько 5 модулів), тому нам не дуже зручно і зовсім невигідно відправляти паперові документи великій кількості клієнтів.
Я вважаю, що паперовий документообіг - це якийсь рудимент, який повинен бути викорінена. Зараз все автоматизується, податкова визнає електронний підпис, і у компаній є можливість відмовитися від паперів, печаток, штампів, принтерів. Документ все одно створюється в бухгалтерській програмі - і його відразу можна закидати в будь-якої сервіс безпаперового документообігу.
Чи стикалися ви з тим, що контрагенти не хотіли переходити на електронний документообіг? Як вдавалося їх переконати?
Ми просто сказали, що ми або зовсім не працюємо з контрагентами, які не готові перейти на електронний документообіг, або просто не надаємо їм закривають документи. Тим більше, відповідно до ЦК РФ, з'явилася можливість їх не надавати або надавати без підписання другою стороною, тому що фактом надання послуг, в нашому випадку, є сам факт доступу до системи.
Тобто у вас жорстка позиція? Чи не втрачали клієнтів з цієї причини?
Якщо хтось відмовляється від електронної взаємодії - значить, це не наш клієнт. Наша платформа призначена для сучасних компаній, які автоматизують свій бізнес. А якщо йдеться про автоматизацію - вона стосується всього. Ті клієнти, яких ми переконали отримати електронний цифровий підпис, нам дякують, і далі починають користуватися новими можливостями у всьому.
А як ви вибирали оператора ЕДО? Їх досить багато на ринку.
Я не вважаю, що вибір сильно великий. Ми вибирали між двома: «Такском» і «Діадок». Коли ми зайшли на сайт «Такском», то зрозуміли, що ми не будемо користуватися цією системою - відразу не сподобався сайт, незрозумілий, незручний.
Для нас вирішальним фактором при виборі було зручність використання системи. А у «Діадок» зручний інтерфейс, ми задоволені. Більш того, нам настільки сподобалася ця система ЕДО, що ми зараз переходимо на ще один продукт від СКБ «Контур» - онлайн-бухгалтерію «Ельба».
Чому саме онлайн-бухгалтерія? Або вашому бухгалтеру потрібно ведення бухгалтерії саме в онлайні?
Справа в тому, що у нас вже п'ять років немає бухгалтера в компанії, просто тому, що для нашого бізнесу він не потрібен. Ми працювали з компаніями на аутсорс - їх бухгалтери приїжджали до нас два рази на місяць, брали наші первинні документи, здавали звітність. Ми платили за це, грубо кажучи, 15 тисяч рублів. За що - незрозуміло, тому що все одно формування первинних документів - договорів, актів, рахунків - робили ми. Це внутрішній процес компанії, який не можна нікуди винести.
Потім з'явилися такі сервіси, як «Моя справа» і «Ельба». І тепер у нас є можливість це все проводити в онлайні: де б ти не був, в будь-якій країні - тобі не потрібно «1С» мати у себе в комп'ютері - просто заходиш в інтернет, виставляєш документ, він відразу прописується в програмі, програма робить вивантаження.
Чому ми вибрали саме «Ельбу»? Тому що всі інші подібні програми працюють, з точки зору маркетингу, на бухгалтерів, а не на керівників бізнесу. Вони позиціонують себе не як інтернет-продукт, а як певну надбудову над «1С» Насправді ми спочатку використовували «Моя справа», а тільки зараз перейшли на «Ельбу». Суть в тому, що нас «Моя справа» влаштовують за всіма пунктами. Але одного в системі не було. Оскільки наш білінг автоматично формує рахунки на оплату та закривають документи, то нам необхідно було дублювати ці рахунки в бухгалтерському сервісі. Таке є тільки у «Ельби». Тому до них і переходимо.
Проте, і «Моя справа», і «Ельба» якраз націлені на підприємця, яку знає інтернет - це два найвідоміших продукту, що підходять нам. Наше завдання було відмовитися від «1С» і більше до нього не повертатися. Ми вважаємо, що «1С» не для нашого бізнесу, він нас гальмує.
Чому гальмує? У «1С» ж і електронний документообіг теж є, що не так?
незручна нам програма;
вимагає своєї інфраструктури;
дуже дорога доопрацювання;
вимагає якихось спеціальних бухгалтерський знань, призначена саме для бухгалтера.
Але коли з'явилися онлайн-системи типу «Ельби», то необхідність в «1С» відпала. Тому що все, що треба виставляти: акти, рахунки-фактури - все можна робити без складних ключів, надбудов, і не тільки на Windows. Просто змінився ринок. Умови.
Якщо говорити про всю країну, то, напевно, «1С» будуть ще років 10 користуватися, але, в основному, середній і малий бізнес уже переходить на більш мобільні системи.
Скільки у вас людина працює в компанії?
Я спілкувався з деякими керівниками маленьких компаній - вони, навпаки, говорять, що ЕДО тільки для великих фірм. Мовляв, свої 10 листів в місяць ми і на папері відправимо.
Це така думка. Хтось їздить на російських машинах, а хтось на іномарках. Хтось робить сайти на хмарних платформах, хтось на коробкових рішеннях - і у кожного є свої аргументи за і проти.
Артем, а чи багато часу пройшло з того моменту, коли ви прийняли рішення переходити на електронний документообіг і коли вже впровадили його і почали повноцінно працювати?
Місяців зо два минуло. Але тут справа не в тому, що довго впроваджували. Просто я не міг вибрати час і доїхати до компанії, щоб укласти договір, згенерувати ключ електронного цифрового підпису. А впровадження - дуже просто: система працює відразу після підписання договору.
І ніяких складнощів? Не треба було навчатися, налаштовувати програму під себе?
Ви стільки раз згадали «1С», немов добре знаєте програму. Це так, працювали з нею?
Так. І я не скаржуся на «1С», а порівнюю з тим, що є зараз.
Мій перший бізнес був пов'язаний з тюнінгом автомобілів, ми працювали саме на «1С» - тоді не було альтернативи. Я змушений був найняти програміста, спеціальних людей, які намагалися за дуже великі гроші оптимізувати ERP-систему «1С» під необхідні мені завдання, наприклад, виставляти акти виконаних робіт (в автосервісі - акт здачі-приймання). І щоб просто додати якісь нормо-години - треба було пройти через справжнє пекло. Дійсно, справжнє пекло! У мене бізнес вставав просто через те, що я повинен був знайти якесь рішення подібним завданням. Ми весь час з-за цього буксували.
Артем, а зараз, коли ви вирішили перейти на ЕДО, співробітники підтримали ваше рішення?
Найчастіше співробітники російських компаній не хочуть користуватися навіть і CRM-системами, але це з того ряду питань, як треба пересідати з друкарської машинки на комп'ютер.
Тут або працівник не розуміє, навіщо йому треба - йому не пояснили, або він не вміє - його не навчили, або він просто саботує. Все виходить від керівництва. Співробітники - це копія керівництва.
Чи вважаєте, що електронний документообіг - це неминучий шлях розвитку?
Так. У Росії дуже низький рівень якості роботи. Ми повинні вчитися працювати, наприклад, у тих же китайців. Треба використовувати всі, що дозволяє автоматизувати процес, підвищувати продуктивність роботи.
Будь-яка система, яка може економити час, забрати на себе рутину - на благо компанії. Нашому бізнесу треба підвищувати виживаність, вибираючи прості і швидкі рішення, як, наприклад, ті ж хмарні системи, не тільки в бухгалтерії - у всьому. Потрібно визнати, малий і середній бізнесі все активніше переходить в «хмари», і чим швидше вони це зроблять, тим виживаність бізнесу в Росії буде вище. Все, що скорочує витрати на рутину - підвищує виживаність бізнесу.
Фото, використані в матеріалі, з особистого архіву Артема Султанова.
подивитися на Клерк.Ру