Кожен проект має тільки одну основну мету і кілька приватних, допоміжних цілей. Основна мета має наступні функції:
визначити кінцеві результати в термінах кінцевих продуктів або послуг;
служити в якості джерела інформації для вирішення спірних питань, що стосуються проекту.
Слід зазначити, що кожна з цих формулювань точно вказує, що буде зроблено і до якого терміну. Терміни закінчення робіт можуть бути переглянуті при подальшому розгляді, але на цьому етапі дата завершення проекту підкреслює, що він має кінцеву тривалість.
Список приватних цілей. Для досягнення поставленої мети, необхідно виконати кілька основних завдань проекту. Це завдання є приватними цілями і являють собою основні компоненти проекту (іноді використовується термін "віхи", що цілком допустимо). Приватні цілі не є фактичними робочими завданнями, виконуваними в рамках проекту, а являють собою допоміжні цілі, які визначають напрямок робіт. Вони точніше формулюються, ніж основна мета, і також орієнтовані на дії. Для досягнення основної мети необхідно реалізувати всі приватні цілі. Пропонується наступний метод (S.M.A.R.T.), що допомагає сформулювати цілі проекту:
Бути точним при постановці мети
Встановити вимірні показники стану робіт
Мати можливість доручити виконання завдання комусь
Визначити, які завдання можуть бути реально виконані в строк і в рамках виділених ресурсів
Визначити, коли може бути закінчена завдання, тобто тривалість її виконання
Ставлячи приватні цілі, проект можна представити у вигляді його основних компонентів. Ці цілі дозволяють отримати загальне уявлення про проект, який допомагає особам, які приймають рішення, та іншим членам групи управління зрозуміти масштаби проекту. Вони також служать основою для визначення потреби в ресурсах і складання графіка робіт. В кінці глави буде наведено приклад постановки основної мети і приватних цілей.
Які критерії можна використовувати для визначення того, чи є проект успішним? Само собою зрозуміло, що проект повинен бути завершений в строк, в рамках бюджету і відповідно до вимог до нього. Ці вимоги можуть включати в себе критерії - показники успіху проекту, як це показано на наступних прикладах:
Принаймні 245 з 280 делегатів зареєструються і візьмуть участь в щорічній конференції.
Обсяг продажів нового продукту складе $ 350000 за перші шість місяців.
На цій ранній стадії підготовки проекту спеціальна група планування може почати консультації з окремими співробітниками або групами, які візьмуть участь в проекті, для складання попереднього списку критеріїв успіху, за якими будуть оцінюватися результати роботи. Цілком ймовірно ці критерії будуть переглянуті в процесі планування проекту.