Представляємо вашій увазі черговий випуск дайджесту PEP® Worldwide Ukraine "Efficiency Newsletter". Сьогодні ми розповімо про прийоми, які дозволять вам впоратися з нескінченним потоком листів, упорядкувати пошту і не витрачати час на пошуки загублених повідомлень.
Як зупинити лавину листів?
Що кажуть експерти?
Експерти в сфері особистої ефективності виступають проти таких кардинальних підходів. Звичайно, електронні листи можуть чинити негативний вплив на загальну продуктивність, - стверджують експерти, а й відмовлятися від них не можна - адже це відмінний робочий інструмент! Багато хто користується електронною поштою вже багато років, і не уявляють свого життя без цього засобу комунікації. Боб Позен, викладач в Гарвадської Бізнес Школі, впевнений: можна спробувати звести кількість листів до мінімуму, але відмовитися від них не вийде. А замість радикальних заходів як в компанії Atos, професіонали пропонують навчитися контролювати потік електронних листів і правильно використовувати цей інструмент. У цьому вам допоможуть кілька простих правил:
Зрозумійте, що проблема не в пошті як такої
Один з фахівців по ефективності розповідає таку історію. Одного разу у нього був один клієнт, у якого було близько 3-4 тисяч невирішених листів-завдань! Коли він остаточно вирішив все відкладені питання і побачив перед собою порожню папку «Вхідні», то автоматично скоротився і потік листів, і кількість зустрічей! Колеги отримали необхідну інформацію для продовження роботи, і їм більше не потрібно його перепитувати або зустрічатися з ним. Чим ефективніше ви обробляєте листи, тим рідше вам доведеться ходити на зустрічі.
Контролюйте потік вхідних листів
Очистіть папку «Вхідні» і тримайте її порожній
Не важливо, скільки з описаних вище правил ви застосуєте на практиці, у вас все одно напевно є маса необроблених листів. Почніть з того, щоб очистити папку «Вхідні». Якщо у вас багато старих листів, то створіть підрозділ «Старі вхідні» - і перенесіть все туди. Так ви відразу дасте зелене світло практиці «чистого робочого столу».
Як тільки кількість отриманих листів наблизиться до нуля, відразу почніть сортувати вхідну кореспонденцію. Ось три кроки, які допоможуть упорядкувати процес:
Відповісти. Якщо на відповідь у вас піде всього кілька хвилин - відпишіть. «Якщо відкладати, то потім доведеться витрачати час на пошук листи або спроби згадати, що ж ви хотіли сказати», говорить Позен.
Сортуйте. Для всіх інших листів створіть відповідні підрозділи за важливістю, проекту, темі - і розподіліть по папках.
Виділяйте час протягом дня на обробку пошти. Якщо перевіряти ящик кожні 5 хвилин, то ви будете проводити практично весь час в поштовому клієнті. З іншого боку, перевіряти вхідні раз-два в день теж не дуже продуктивно. «Багато відправники листів чекають негайної відповіді», стверджує Позен.
Будьте обережні з правилами
Відповідно до досвіду експертів, впровадження принципово нових правил по обробці кореспонденції для великої кількості людей (всієї компанії, наприклад), а також вказівки як саме і коли працювати з поштою, швидше за все не дасть ніяких результатів. Навіщо навантажувати підлеглих дурними правилами? Як правило, такий підхід не працює, так як люди погано сприймають «механічні правила».
Це, звичайно, не означає, що всі правила - це зло. Можна скласти невелике керівництво для себе і для тих, з ким ви безпосередньо спілкуєтеся. Точно також рекомендуйте інших співробітників залучати до листування в першу чергу тільки тих, з ким вони найбільше працюють, від кого безпосередньо залежить ту чи іншу дію. Проведіть збори на тему електронного листування - і постарайтеся прийти до єдиної думки спільно.
Швидко відповідайте тим, хто потребує вашої уваги або інформації прямо зараз - це заощадить вам час в майбутньому.
Коли не можете відповісти відразу - призначайте час в календарі для відповіді.
Беріть «поштовий тайм-аут».
Відправляти листи з одного слова або відповідати всім учасникам листування - так ви будете отримувати все більше і більше листів.
Припускати, що загальна «поштова стратегія» компанії вирішить всі проблеми - зосередьтеся на тому, що дійсно можете контролювати - на своїй поведінці.
Читайте, розвивайтеся і будьте ефективними!
Приєднуйтесь до групи PEP® LinkedIn!
Команда PEP® WorldwideUkraine
Діліться корисною інформацією з колегами, підлеглими і друзями: