Неодмінним елементом ведення бізнесу є ведення ділових переговорів. Відповідно, вкрай важливе значення як для власника власного бізнесу, так і для найманих працівників має знання правил ділового етикету. Зазначені правила регламентують різні аспекти ділового спілкування, одним з яких є частування ділових партнерів, запрошених в офіс.
Багато людей вважають, що знати правила частування ділових партнерів необхідно тільки секретарю або адміністратору офісу, проте ця думка є помилковим. По-перше, керівник завжди повинен зуміти проконтроліроват ь дотримання підлеглими правил ділового спілкування. По-друге, не виключені ситуації, коли секретар не зможе взяти на себе завдання частування запрошених в офіс ділових партнерів кавою або чаєм, тому зробити це повинен вміти кожен співробітник, включаючи керівника.
Отже, основні правила ділового етикету, що стосуються частування гостей в офісі, зводяться до наступного:
1) Перш за все, необхідно правильно вибрати момент, коли варто запропонувати гостям офісу кави або чай. Таку пропозицію буде доречно в таких випадках:
- коли гості прибули в офіс раніше призначеного часу;
- коли в переговорах запланована перерва;
- коли переговори затягнулися довше, ніж було заплановано;
2) Як правило, запропонувати гостям частування - завдання помічника керівника приймаючої сторони, або секретаря або адміністратора офісу;
3) Частування гостей офісу передбачає чемну інтонацію. Наприклад, пропонуючи гостям офісу частування, можна звернутися до них зі словами: «Чи не бажаєте кави або чай?» Або «Дозвольте Вас пригостити»;
4) Пригощаючи гостей офісу кавою або чаєм, пам'ятайте про необхідність дотримання субординації. Це означає, що спочатку частування пропонується старшому за посадою з боку гостей. Виняток становить частування жінок - їм чай або кава подаються першим;
5) Якщо це вже не перша ділова зустріч з цими партнерами, необхідно пам'ятати і враховувати їх переваги;
6) Нарешті, необхідно відзначити, що все необхідне для частування гостей офісу потрібно підготувати заздалегідь, до початку переговорів.