Ділова службове листування. ділові листи
Загальна характеристика службової переписки
1. Загальна характеристика службової переписки
Для здійснення інформаційного обміну в управлінській діяльності найбільш широко використовуються службові, або ділові, листи, що надсилаються поштою або факсимільним зв'язком.
При складанні і оформленні службових листів необхідно дотримуватися таких вимог:
- лист оформляється на бланку листа відповідно до формату А4 або А5 і підписується керівником організації або його заступниками відповідно до наданої їм компетенції; лист повинен бути складений грамотно, акуратно, без грубих помарок і виправлень;
- незалежно від змісту листа має бути викладено офіційно-діловим стилем, тримати об'єктивні відомості про події, мати достатню аргументацію, в необхідних випадках - роз'яснюють і доповнюють матеріали.
Для листування використовуються бланки листів організації, структурних підрозділів, посадових осіб. Бланк листа структурного підрозділу використовується в тому випадку, якщо керівник структурного підрозділу має право підписувати листи.
Бланки для листів можуть бути двох форматів - А4 (210х297) або А5 (148х210 мм) в залежності від розміру тексту листа.
Залежно від типу листи і його змісту текст, може бути простим або складним. Прості листи складаються з однієї-двох частин: вступу і висновку. Складні в композиційному плані листи містять: вступ, основну частину (доказ). висновок.
Висновку формулюється основна мета листа (прохання, пропозицію, нагадування, вимога, думка і т. Д.).
Бланк листа містить реквізити:
- Державний герб РФ (герб суб'єкта РФ або міста);
- емблему організації (при наявності герба непроставляється);
- код організації (підприємства) за ЄДРПОУ;
- найменування вищестоящої організації (якщо вона є);
- найменування організації (підприємства);
На № ____ від ___________
У діловій практиці все частіше використовуються бланки керівників підприємств, організацій, відомств - бланки посадових осіб. На такому бланку замість найменування підприємства вказується посада, наприклад «Директор Федеральної прикордонної служби Російської Федерації».
Бланки посадових осіб розробляються в тому випадку, якщо керівники підрозділів і посадові особи мають право підпису документів.
Стандарт рекомендує два варіанти розташування реквізитів на бланках - поздовжній і кутовий.
Поздовжній бланк передбачає розташування реквізитів заголовної частини документа уздовж верхньої частини аркуша з їх центруванням, тобто рівним видаленням кожного рядка від лівого і правого поля.
Поздовжнє розташування реквізитів частіше застосовується при оформленні загальних бланків, а кутова - для бланків листів.
Всі бланки, як і документи, повинні мати поля не менше:
- ліве - не менше 20 мм;
Текст листа повинен бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Текст листа, як правило, не перевищує однієї сторінки.
Текст листа найчастіше складається з вступної частини і основний.
У листах використовуються такі форми викладу:
- від першої особи множини ( «направляємо на узгодження», «просимо розглянути»);
- від першої особи однини ( «прошу перерахувати», «вважаю за необхідне»);
- від третьої особи однини ( «банк не може погодитися», «компанія заперечує»).
Якщо лист оформляється на посадову бланку, то текст викладається від 1-го особи однини: прошу. направляю. вважаю за необхідне.
Форма звернення від першої особи множини в більшості випадків краще форми першої особи однини, оскільки лист, як правило, висловлює думку колективного суб'єкта - організації, установи, підприємства, незважаючи на те, що підписується однією особою - керівником. Проте існують різновиди листів і ситуацій, в яких може бути використана форма звернення від першої особи однини, наприклад, в листах-запрошеннях, рекомендаційних листах.
Шановний пане голово!
Шановний пане Дмитрієв!
Шановний Павле Миколайовичу!
В цьому випадку в кінці листа, під текстом, використовується заключна формула ввічливості. «З повагою», після чого на окремому рядку оформляється підпис посадової особи.
Для спрощення операцій по обробці листів і прискорення їх виконання не рекомендується в одному листі розглядати два і більше різних питань, лист повинен бути одне предметним за змістом, т. Е. В одному листі слід розглядати тільки одне питання або кілька питань, але тісно взаємопов'язаних.
Обсяг листа не повинен перевищувати двох сторінок машинописного тексту; у виняткових, випадках допускаються листи до п'яти сторінок машинописного тексту.
Лист, оформлене на бланку формату А4, повинен мати заголовок до тексту:
Про порушення договірних, зобов'язань
Про надання науково-технічної допомоги
Тема до листа може не складатися, якщо текст листа невеликого обсягу. У листах складного змісту заголовок до тексту обов'язковий.
Якщо лист є відповіддю, то в бланку листа вказують номер і дату листа, на який дається відповідь
На № ________ від ______
Листи підписуються керівником організації, його заступниками в рамках наданої їм компетенції, а також керівниками самостійних, структурних підрозділів, якщо їм надано це право,
Лист повинен мати позначку про виконавця, яка проставляється в нижній часта листа, під підписом керівника або на зворотному боці аркуша.
Вносити будь-які виправлення або додавання в підписані листи не дозволяється. Датою листа є дата його підписання.