Дипломатичне листування між державами.
Одним з головних і насправді вкрай важливих аспектів дипломатичної роботи є складання дипломатичних документів.
Велика частина дипломатичних документів ніколи не публікується оскільки предмет питання не представляє великого значення (наприклад, заяви з проханням про візу). Але досить велика частина дипломатичних документів що відносяться до важливих міжнародних проблем публікуються.
До останнього часу в дипломатичній практиці існувало 5 видів офіційних письмових повідомлень:
1 особисте листування, 2 вербальна нота, 3 пам'ятна записка, 4 меморандуми і 5 напівофіційні листи.
Особиста записка складається у вигляді листа від 1 особи, від імені підписала його. Вона починається з привітання і закінчується вираженням поваги, тобто загальноприйняті фрази виражають повагу.
Вербальна нота вважається найбільш поширеною формою дипломатичного листування вона складається від 3 особи та зазвичай не підписується. Вона починається і закінчується загальноприйнятими фразами виражають повагу. Деякі довідники по дипломатичній практиці, особливо основоположна книга Рнста Статоу не називають особисті записки, як окрему форму дипломатичного листування, а просто називають їх записками. Проте наголошується, що записка може бути написана від 1 або 3 особи.
У дипломатичній практиці проте, прийнято розрізняти особисті записки і вербальні ноти. Особисті записки складаються від 1 особи і підписуються, а вербальні ноти складаються від 3 особи та або не підписуються, або в кінці вказуються тільки ініціали.
До недавнього часу вибір виду записки, чи підписані, розглядався як певний показник відносин між державами (які обмінюються кореспонденцією). В даний час вербальні ноти стали частиною міжнародних відносин і в даний час нкто не розглядає вербальну ноту, відправлену в посольство як вираз недоброзичливості.
Пам'ятна записка. У дипломатичній практиці відомо 2 види цих записок: а) передані особисто і b) доставлені кур'єром. Мета пам'ятних запісок- сприяти подальшому розвитку відносин і не допустити неправильну інтерпретацію і непорозуміння, усних заяв і при особистому спілкуванні.
Меморандум можна розглядати як окремий документ або він може бути додатком до особистої записці або вербальній ноті. В останньому випадку в меморандумі пояснюється предмет питання про який йде мова в ноті. Відмінною рисою меморандуму є, детальне освячення фактичних і правових аспектів певного питання.
При описі меморандуму Рнста Статоу зазначає, що цей вид дипломатичного документа, часто представляє детальний виклад фактів і аргументів заснованих на них і значно не відрізняється від ноти за винятком того, що меморандум не почалась і не закінчується вираженням поваги і не вимагає підпису. Але доцільно до нього прикласти супровідну записку. Раніше їх називали deduction або expose de motifs.
Більшість дипломатичних документів містять такі елементи:
а) термінологію протоколу;
б) мета (суть документа);
г) виклад факту чи фактів.
Як можна припустити з назви основна мета (суть) є головною частиною дипломатичного документа. Вона може бути дуже короткою в порівнянні з іншими частинами, але саме ця частина містить головну ідею документа і фактично стислий виклад позиції держави по головному питанню обговорення. Правильно виділити мета (суть) документа означає правильно зрозуміти значення дипломатичного документа.
За своїм змістом дипломатичні документи, не залежно від їх виду (ноти, декларації, пам'ятні записки і т.д.) можна поділяються на:
документи містять пропозицію;
документи виражають протест;
документи попереджають про можливі заходи у;
документи містять політичну чи правову оцінку щодо дій іншої держави або держав або стосовно будь-якого міжнародного події;
документи оголошує заходи які можуть бути зроблені або вже виконані і мають міжнародне значення;
документи про угоду і про ступінь досягнутої угоди.
Природно, це класифікація в якійсь мірі умовна оскільки на практиці будь-дипломатичний документ може поєднувати кілька викладених вище характеристик. Навіть в цьому випадку, однак одне зі значень превалює.