Потенційно кожна російська організація є об'єктом перевірки з боку перевірочної служби. Якщо ви плекаєте в своїй свідомості хоча б один з розглянутих нижче стереотипів, саме час задуматися про правильність обраної вами або вашим керівництвом архівної політики.
Ми комерційна організація, і архівна перевірка до нас не прийде ніколи
Як бачимо, під це визначення потрапляє будь-який документ, а критерії цінності інформації (наприклад, значна сума в платіжному дорученні) або її носія (наприклад, єдина в своєму роді берестяну грамоту) мають значення тільки на етапі експертизи цінності архівного документа.
Таке розширене законодавче тлумачення поняття «архівний документ» робить кожну організацію незалежно від форми її власності потенційним об'єктом перевірки з боку представників архівної служби.
Документи - це наша власність, і ми робимо з ними що хочемо
У спадщину від радянської архівної системи сучасним російських архівів дісталося поняття «архівний фонд» - нині Російської Федерації. Це було цілком виправдано в ситуації, коли ніяких архівних документів в СРСР, крім державних, існувати не могло. Приватні архіви, як наприклад, дворянські архіви, архіви Православної церкви та інших конфесій, не вужче кажучи про документах державних установ, були націоналізовані більшовицьким урядом.
Як бачимо, в цьому визначенні є все про інформаційну складову архівного документа, але немає ні слова про приналежність до тієї чи іншої форми власності. Таким чином, в діяльності будь-якої організації можуть утворюватися документи Архівного фонду Російської Федерації, якщо це буде встановлено відповідною експертизою цінності архівістом, а, отже, будуть діяти встановлені державою правила зберігання, комплектування, обліку та використання архівних документів.
У документах нашої організації немає документів, що підлягають експертизі цінності, тому претензій з боку перевіряючих органів бути не може
В першу чергу мова йде про документи так званої трудової історії громадянина (особові рахунки, відомості нарахування заробітної плати, трудові договори, службові контракти, особисті картки працівників та ін.). Такі документи виникають в діяльності будь-якої організації незалежно від тривалості існування і профілю основної діяльності.
Покарання за втрату архівних документів, що підлягають зберіганню, незначно, отже, можна ні про що не турбуватися
Однак в разі якщо втрата архівних документів заподіює шкоду правам і законним інтересам громадян, архівна перевірка може стати приводом для порушення органами внутрішніх справ кримінальної справи.
Наше керівництво знайде спільну мову з будь-якою перевіркою
В даному випадку вельми поширена помилка, засноване на недостатню поінформованість про механізм перевірки. Кожна комісія, в тому числі і архівного органу, діє на підставі наказу (розпорядження) керівника відповідного архівного органу, якому в обов'язковому порядку доповідаються матеріали перевірки (акти з усіма додатками, протоколи, приписи про усунення виявлених недоліків).
Остаточне ж рішення у справі про адміністративні правопорушення в сфері архівів відноситься до виключної компетенції судів загальної юрисдикції Російської Федерації (мирового судді). Загальний нагляд за діями перевіряючих здійснюють органи прокуратури. Таким чином, всі дії перевіряючих знаходяться під багатоступеневим контролем з боку вищого керівництва, судів і прокуратури.