Перевірку даних можна використовувати для обмеження типу даних або значення користувачі ввели в осередках. Наприклад за допомогою перевірки даних для розрахунку припустиме максимальне значення в осередку, на основі значення в іншому місці в книзі. У наведеному нижче прикладі користувач ввів abc, який не є допустимим значенням в цей осередок.
Ситуації, в яких корисно використовувати перевірку даних
Перевірка даних незамінна в тому випадку, якщо необхідно надати загальний доступ до книги іншим користувачам і забезпечити точність і узгодженість даних, що вводяться. Крім усього іншого, перевірку даних можна використовувати в наступних цілях:
Обмеження даних зумовленими елементами списку. наприклад, можна обмежити вибір відділу значеннями "Бухгалтерія", "Фінансовий відділ", "Відділ кадрів" і т. д.
Обмеження використання чисел за межами зазначеного діапазону. наприклад, можна вказати максимальний відсоток річного зростання зарплати співробітника (наприклад, 3%) або дозволити тільки ціле число від 1 до 100.
Обмеження дат, що знаходяться за межами певного проміжку часу. наприклад, можна запобігти вибір дати, яка передує поточної, при запиті відгулу.
Обмеження часу, яке знаходиться за межами певного проміжку часу. наприклад, ви можете вказати, що збори повинні проводитися в період між 8:00 і 17:00.
Обмеження кількості текстових знаків. наприклад, можна дозволити введення не більше 10 знаків в клітинку.
Перевірка даних на основі формул або значень в інших осередках. наприклад, перевірку даних можна використовувати для вказівки максимально допустимої межі для комісійних і премій на основі загального запланованого значення заробітної плати. Якщо користувач в цьому осередку введе значення, що перевищує обмеження, з'явиться повідомлення про помилку.
Підказки та повідомлення про помилки
Ви можете зробити так, щоб при виборі комірки виводилася підказка. У ній вказується, дані якого типу потрібно ввести в клітинку. Таке повідомлення виводиться поряд з осередком. Ви можете перемістити його, але воно залишиться на екрані до тих пір, поки ви не перейдете до іншої клітинки або натиснете клавішу ESC.
Ви можете налаштувати повідомлення на другій вкладці "Перевірка даних".
Коли користувачі звикнуть до введення даних, ви можете зняти прапорець Відображати підказку, якщо осередок є поточною.
Також можна виводити повідомлення про помилку при введенні користувачем невірних даних.
Існує три типи повідомлень про помилку.