ДОГОВІРНИЙ ТЕТРІС
Не знаю причину, але так склалося, що в ряді Компаній урахуванням договорів (в т.ч. веденням реєстру договорів) займаються Юридичні служби.
Вважаю, що веденням Реєстру договорів (далі - «Реєстр»), а також зберіганням договорів повинна займатися тільки одна служба в Товаристві - Бухгалтерія.
На практиці стикався з ситуацією, коли Юридичні служби цілеспрямовано намагаються утримати за собою функцію ведення Реєстру (виходячи з різних міркувань).
Зустрічається і зворотна ситуація, коли Керівники Компаній наполягають на тому, щоб реєстр договорів в обов'язковому порядку вела Юридична служба в т.ч. здійснювала зберігання договорів. У цій ситуації необхідно переконати Керівника - довести йому помилковість такої позиції.
Але, не дивлячись на те, що Реєстр договорів + Зберігання договорів - вотчина Бухгалтерії, Юридична служба також повинна приділити увагу Реєстру - брати участь в його створенні, модернізації (в цілях перетворення Реєстру в ефективний інструмент договірної роботи).
Юридичній службі необхідно вивчити графи Реєстру, встановити яким чином ведеться нумерація договорів, які дані вносяться до Реєстру.
Якщо в Компанії ведеться облік договорів з використанням спеціалізованої програми, то можна зробити технічне завдання і попросити розробника дописати відсутні дані (у разі якщо встановлено, що даних недостатньо). Важливо пам'ятати, що будь-яка програма це набір «0» і «1» - отже, її можна і потрібно змінювати під завдання бізнесу.
Якщо спеціалізованої програми в Товаристві немає, то можна використовувати наявні в нашому арсеналі підручні засоби:
- MicrosoftExcel - ефективний і зручний інструмент для створення Реєстру договорів.
Важливо відзначити, що Excel дуже зручний для ведення Реєстру, але у нього є ряд недоліків:
1) Складно створити довідники підрозділів компаній;
2) Складно створити довідник контрагентів;
3) Необхідно використовувати спеціальний макрос для ефективної фільтрації інформації в Реєстрі (звичайний фільтр, який використовується в Excel, не дозволяє досягти бажаного результату в т.ч. коли фільтрація відбувається за кількома критеріями);
4) Необхідно використовувати спеціальний макрос для зниження ймовірності введення некоректної інформації до реєстру.
5) Складність в прикріпленні до файлу Реєстру сканів договорів (а простий спосіб через гіперпосилання не завжди зручний).
Незважаючи на недоліки, Excel, при правильному налаштуванні (з використанням макросів), дозволяє бути ефективним і бюджетними коштами ведення реєстру.
- MicrosoftAccess - зручна і ефективна програма для створення Реєстру та бази договорів в Компанії.
Створюючи Реєстр в Access ви створюєте не тільки повноцінний Реєстр але і багатофункціональну базу для роботи всієї Компанії. Access дуже гнучка програма, тому створити з її допомогою Реєстру можна для будь-якого бізнесу в т.ч. врахувати його специфіку та особливості.
Послідовність створення Реєстру:
Визначити графи, які ми повинні включити до Реєстру;
- Намалювати Реєстру;
- Інтегрувати намальований реєстр в Access;
- Налаштування Access.
Давайте розберемо кожну дію докладніше ...