Терміни зберігання документів бухгалтерського та податкового обліку прописані в законодавстві. Після закінчення цих термінів документи, як правило, знищуються. Але чи завжди виправдані такі дії? В яких випадках може виникнути необхідність зберігати документацію за межами загальних термінів? І чи можна зберігати документи в електронному вигляді? На ці питання ми відповімо в статті.
У діяльності будь-якої компанії документообіг грає важливу роль. Від його ефективної організації в чималому ступені залежать фінансові та податкові ризики, своєчасність розрахунків з контрагентами і виконання вимог контролюючих органів. Однією з важливих складових документо-обороту в організації є забезпечення схоронності документів.
Після закінчення термінів зберігання первинна бухгалтерська документація може бути знищена. Головне - не допустити помилки і не знищити документи, які на законних підставах можуть вимагати податківці. Інакше штрафів і донарахувань не уникнути ...
Скільки зберігати первинку ...
Все що проводяться організацією господарські операції повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік. Таке визначення первинних облікових документів дано в ст. 9 Закону № 129-ФЗ. А в пункті 2.2. Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затвердженому Мінфіном СРСР 29.07.83 № 105 (документ застосовується і зараз в частині, що не суперечить Закону № 129-ФЗ), сказано, що первинні документи фіксують факт здійснення господарської операції. Вони повинні містити достовірні дані і створюватися своєчасно, як правило, в момент здійснення операції.
Податковий кодекс не містить поняття первинних облікових документів, але, по суті, використовує його в тому ж значенні, що і законодавство про бухоблік (це дозволяють зробити норми п. 1 ст. 11 НК РФ). Згідно ст. 313 НК РФ податковий облік для цілей обчислення податку на прибуток - це система узагальнення інформації для визначення бази оподаткування з податку на основі даних первинних документів, згрупованих відповідно до порядку, передбаченого НК РФ. Витрати для цілей податкового обліку обов'язково мають бути підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Таким чином, бухгалтерський і податковий облік ґрунтуються в першу чергу саме на первинних облікових документах. А ось терміни зберігання первинки для цілей бухобліку та оподаткування різні.
Загальні терміни зберігання первинної облікової документації містяться і в бухгалтерському, і в податковому законодавстві. Так, положення ст. 17 Закону № 129-ФЗ встановлюють обов'язок організації зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та бухзвітність протягом строків, встановлених законодавством про архівну справу, але не менше п'яти років. При цьому відлік строку зберігання починається з року, наступного за роком складання документа (п. 2 ст. 17 Закону № 129-ФЗ. П. 1.4 Переліку).
Статтею 362 Переліку також встановлено, що первинні облікові документи і додатки до них, на підставі яких зроблені записи бухобліку (касові документи і книги, банківські документи, ордери, акти про приймання, здавання і списання майна, квитанції, накладні, авансові звіти та ін. ) зберігаються п'ять років.
Податковий кодекс встановлює обов'язок забезпечувати схоронність даних бухгалтерського та податкового обліку протягом чотирьох років. Ця вимога поширюється так само і на платників податків, і на податкових агентів (подп. 8 п. 1 ст. 23 і подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
... а скільки рахунки-фактури?
Таким чином, норма ст. 17 Закону № 129-ФЗ. згідно з якою первинні документи зберігаються не менше п'яти років, на рахунку-фактури не поширюється. Це підтверджується і тим, що рахунки-фактури окремо названі в Переліку.
Виходить, що рахунки-фактури можуть бути знищені раніше інших документів по угоді. Подивимося, як це може виглядати на практиці.
Зверніть увагу: якщо до закінчення терміну зберігання рахунків-фактур інспекція розпочала перевірку з ПДВ за період, в якому податок за цими рахунками-фактурами заявлений до відрахування, їх необхідно зберегти до завершення перевірки і врегулювання всіх спірних питань по ній.
Аналізуючи судову практику, можна прийти до висновку, що знищення рахунків-фактур може привести до негативних наслідків навіть у разі, коли платник податків, здавалося б, дотримувався встановлені НК РФ терміни зберігання. А вже якщо документи знищені до закінчення таких строків, арбітри напевно встануть на бік інспекції.
Спеціальні терміни зберігання
На практиці у організацій нерідко виникає необхідність збереження первинки далеко за межами загальних термінів, встановлених законодавством. У деяких випадках це прямо встановлено правовими нормами, а іноді випливає з правозастосовної практики.
Так, організація для цілей обліку витрат на навчання працівників з метою оподаткування прибутку зобов'язана зберігати підтверджуючі документи протягом усього терміну дії відповідного договору навчання. А після закінчення навчання - ще й протягом одного року роботи співробітника, навчання, професійна підготовка або перепідготовка якого були оплачені компанією згідно з укладеним з організацією трудовим договором, але не менше чотирьох років. Про це йдеться в п. 3 ст. 264 НК РФ.
На думку фінансистів, для зберігання первинних документів, що підтверджують здійснення витрат у вигляді амортизаційних нарахувань, встановлений загальний термін (чотири роки), обчислення якого здійснюється в спеціальному порядку. З урахуванням вимог ст. 252 НК РФ термін зберігання первинних документів, що відображають формування первісної вартості майна, що амортизується, повинен обчислюватися з моменту завершення нарахування амортизації. Тобто, наприклад, при придбанні комп'ютера, який з урахуванням Класифікації основних засобів включається в другу амортизаційну групу (майно з терміном корисного використання понад двох до трьох років включно), термін зберігання документів, що підтверджують витрати на придбання об'єкта ОЗ (якщо комп'ютер буде визнаний таким ) може скласти до семи років. Виходячи ж з вимог Переліку термін зберігання документів про визначення амортизації основних засобів не може бути менше десяти років.
Зберігання первинки в електронному вигляді
Електронні документи в архіві організації
Нагадаємо, що право організації створювати архіви з метою зберігання утворилися в процесі їх діяльності архівних документів, в тому числі з метою збереження і використання архівних документів, що не відносяться до державної або муніципальної власності, прописано в п. 2 ст. 13 Закону № 125-ФЗ. Діяльність створеного в компанії архіву повинна бути організована відповідно до згадуваними вище Правилами роботи архівів. На можливість створення архіву, в якому зберігаються тільки документи організації і її попередників, зазначено в п. 1.2.1 даних Правил.
У розділі 3.3 Правил роботи архівів наведено склад документів, які підлягають передачі в архів. Так, архів організації комплектується справами постійного, тимчасового (понад десяти років) зберігання, а також справами по особовому складу. Справи з термінами зберігання до десяти років за загальним правилом не підлягають передачі в архів організації. Вони зберігаються в структурних підрозділах компанії і після закінчення термінів зберігання знищуються. Однак, як ми сказали вище, в особливих випадках первинні документи можуть зберігатися більше десяти років, і тоді вони не повинні включатися до складу актів про виділення документів і справ з термінами зберігання, що підлягають знищенню.
Оскільки документи компанії можна зберігати в електронному вигляді, то немає і ніяких перешкод для формування електронного архіву організації. У пункті 1.2.2 Правил роботи архівів зазначено, що в залежності від складу документації архів може бути створений і на електронних носіях. Порядок здачі в архів електронних документів (ЕД) рекомендований п. 2.1.4 Правил. Відбір документів на електронних носіях для передачі в архів проводиться експертною комісією організації після того, як ці документи перестали використовуватися в роботі компанії. Експертизу ЕД комісія проводить у взаємозв'язку з документацією організації на традиційних носіях. При цьому враховується, зокрема, відсутність дублюючої інформації в документах, прийнятих на архівне зберігання, вартість можливого перекладу ЕД в інший формат при прийомі в архів, відповідність типу електронного устаткування різним режимам зберігання документації та витрати на зберігання. Всі операції, які здійснюються з електронними документами, при передачі на архівне зберігання і в процесі зберігання (перезапис, конвертація в нові формати, стиснення і т.п.) повинні бути задокументовані для забезпечення автентичності документів. Про це йдеться в п. 1.3.4 Правил роботи архівів. Необхідні для цього форми наведені в додатках до Правил. Так, для обліку електронних документів використовується форма облікової картки, наведеною у додатку 31. За одиницю обліку ЕД може бути прийнятий носій із записом файлу або декількох файлів, що утворять єдиний програмно-інформаційний об'єкт, і супровідна документація до них (вона може бути оформлена в електронному вигляді або на папері). Носієм може бути компакт-диск, жорсткий диск комп'ютера (вінчестер) і ін. В якості допоміжних облікових документів можуть створюватися і використовуватися журнал обліку надходження і вибуття ЕД (додаток 33) і журнал обліку міграцій і перезаписів ЕД (додаток 34).