Так званий подарунковий сертифікат - це матеріальний носій інформації про те, що певна сума грошових коштів була сплачена на користь суб'єкта господарювання, який зобов'язується поставити товари, виконати роботи або надати послуги на таку суму на користь пред'явника сертифікату. Часто подарункові сертифікати виконуються у вигляді картки, листівки або оформляються на окремому аркуші паперу. Про облік операцій з такими сертифікатами можна прочитати тут. в цьому ж матеріалі піде мова про комісій із соціального страхування подарункових сертифікатів.
Загальні питання документального оформлення подарункових сертифікатів
Питання документування операцій з подарунковими сертифікатами законодавчо не врегульовані і кожне підприємство, що випускає сертифікати, має вирішувати його самостійно. Перш за все, потрібно видати наказ керівника, в якому буде затверджено положення про проведення такого маркетингового заходу, як випуск сертифікатів. У цьому положенні потрібно передбачити:
- кількість і номінальну вартість сертифікатів;
- термін дії сертифікатів;
- порядок випуску та продажу сертифікатів;
- тип сертифікатів - іменні або на пред'явника;
- список реквізитів, які повинен містити сертифікат (в тому числі номер);
- умови отримання знижок;
- список відповідальних працівників;
- іншу інформацію, яка має значення для підприємства - емітента сертифікатів.
Порядок документального оформлення руху подарункових сертифікатів можна затвердити окремим наказом, а можна включити в положення про подарункових сертифікатах.
Для обліку руху бланків сертифікатів можна вести Журнал отриманих та виданих сертифікатів (в паперовому або в електронному вигляді). Однак для цілей збереження інформації краще підійде паперовий варіант, так як його можна прошити і пронумерувати аркуші. Такий Журнал ведеться працівником підприємства, спеціально уповноваженим на це керівником. Це також можна оформити наказом керівника або включити в положення про подарункових сертифікатах.
Форма Журналу може бути наступною:
Журнал отриманих та виданих подарункових сертифікатів
Отримані бланки подарункових сертифікатів
Дата і номер накладної
____________
* Якщо подарункові сертифікати не іменні, то така графа в Журналі не заповнюється або зовсім не передбачається.
Перший розділ Журналу «Отримані бланки подарункових сертифікатів» заповнюється за даними документів постачальників про передачу бланків подарункових сертифікатів. Як правило, це найчастіше накладні, але послуги з виготовлення бланків можуть оформлятися і актами. При отриманні бланків сертифікатів за накладною працівник, який їх отримує, повинен надати постачальнику довіреність на отримання бланків за формою № М-2.
Другий розділ Журналу «продані подарункові сертифікати» заповнюється за даними документів про продаж сертифікатів. Продаж сертифікатів можуть підтверджувати товарні звіти, в яких відображена роздрібний продаж товарів, в тому числі і подарункових сертифікатів.
Списання пошкоджених або втрачених бланків подарункових сертифікатів можна також оформляти актами на списання в довільній формі. Всі акти, пов'язані з рухом подарункових сертифікатів, складаються і підписуються комісією, склад якої затверджується керівником підприємства в окремому наказі або в положенні про подарункових сертифікатах.
Оскільки при продажу подарункових сертифікатів застосовуються РРО, то вони розглядаються як товарна позиція, яку потрібно запрограмувати в розрізі різних видів і номіналів.
Документальне оформлення продажу подарункових сертифікатів через РРО
Всі підприємства, які зобов'язані використовувати РРО у своїй діяльності відповідно до ст. 3 Закону про РРО з урахуванням винятків, передбачених ст. 9 Закону про РРО. зобов'язані продавати через РРО також і подарункові сертифікати.
Згідно п. 3.2 Положення № 614 у фіскальному касовому чеку, крім інших обов'язкових реквізитів, вказується:
• найменування товару, в даному випадку «Подарунковий сертифікат»;
• кількість проданих сертифікатів;
• номінальна вартість сертифікатів;
• літерне позначення ставки ПДВ і сума ПДВ;
• форма оплати: готівка або безготівкові кошти.
При продажу сертифіката слід пам'ятати, що в цей момент здійснюється не продаж товару, а тільки його попередня оплата.
Коли власник сертифіката набуває товари з його допомогою, у фіскальному касовому чеку вказується наступна інформація:
• найменування товару, купленого в обмін на подарунковий сертифікат;
• кількість і вартість товару;
• літерне позначення ставки ПДВ і сума ПДВ;
• форма оплати: подарунковий сертифікат.
При розрахунку за товар подарунковим сертифікатом не потрібно одночасно сторнувати через РРО номінал такого сертифіката, так як в момент продажу сертифіката продавець відобразив надходження попередньої оплати, а в момент продажу товару відображає реалізацію товару в рахунок раніше отриманої передоплати.
Як бути у випадку, якщо пред'явник сертифіката придбав товар на суму, яка менше його номіналу? Як правило, таку різницю підприємство - емітент сертифікату не повертає, так як покупець сертифіката і одержувач грошових коштів в даному випадку не збігаються в одній особі. При цьому у підприємства - продавця сертифіката виникає дохід на суму неповернених коштів, адже вони були раніше сплачені покупцем сертифіката і не був здійснений їх обмін на товар (послугу) володіє сертифікатом.
Однак підприємство може передбачити процедуру повернення коштів держателю сертифіката в положенні про подарункових сертифікатах і повертати кошти саме власникові сертифіката. І це найбільш прийнятний варіант, так як при цьому власник сертифіката отримує свої вигоди на всю його номінальну вартість (він отримує товар, послугу і залишок грошових коштів), а підприємство - емітент сертифікату не стає власником невикористаної частини вартості сертифіката. Слід мати на увазі, що політика підприємства, яка припускає повернення грошових коштів держателю подарункового сертифіката, може привести до того, що власники сертифікатів будуть більш зацікавлені в тому, щоб повернути всю вартість сертифіката у вигляді грошових коштів. Тому рекомендується обмежувати частина вартості сертифіката, яка може бути повернута грошима, наприклад, не більше 10% його номінальної вартості і т. П.
Однак, якщо сам покупець сертифіката захоче його повернути з поверненням самого бланка сертифіката, то це оформляється за загальними правилами як повернення товару і повернення коштів за раніше проданий товар. У разі готівкової форми розрахунків або застосування банківської платіжної картки повернення коштів відбувається із застосуванням РРО з оформленням відповідного розрахункового документа. У разі використання банківської платіжної картки повернення коштів здійснюється на розрахунковий рахунок покупця, відкритого в банку.