1.2 Пояснювальна записка .......... ................................................... 10
СПИСОК ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ ....................................... .20
Діяльність установи, організації, підприємства відбивається в різних документах, які взаємопов'язані і складають системи документації, які застосовуються в певній сфері. Можна назвати безліч систем документації, які класифікуються за різними ознаками (територіальному, функціональному, рівню управління і т.п.).
У нас в країні в зв'язку з розвитком автоматизації управлінських процесів розроблені уніфіковані системи документації. Визначення, призначення, склад уніфікованої системи документації встановлюються ГОСТами. Документи різних систем повинні мати уніфіковану форму.
Уніфікована система документації (УСД) - система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. [1]
Уніфікована форма документів (УФД) - сукупність реквізитів, встановлених відповідно до вирішуваних в даній сфері діяльності завданнями і розташованих в певному порядку на носії інформації. [2]
Уніфіковані форми документів розробляються і затверджуються міністерствами і відомствами. Вони обов'язкові для застосування в усіх установах, організаціях, підприємствах незалежно від форми власності. Міністерство охорони здоров'я Російської Федерації розробляє медичні документи, Державний комітет Російської Федерації по статистиці - форми первинної облікової та звітної документації, Росархів РФ - систему організаційно-розпорядчої документації і т.д. Уніфіковані системи документації встановлює загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД). [3]
Можна дати класифікацію систем документації, співвідношення яких в діловодстві різних установ неоднаково:
1. організаційні документи;
2. розпорядча документація;
3. інформаційно-довідкові документи і довідково-аналітична документація;
4. планова документація;
6. кадрова документація;
7. бухгалтерська документація.
Серед великої різноманітності документів підприємств та організацій, що входять в перелічені групи, організаційно-розпорядча управлінська документація займає центральне місце. ОРД класифікується на три групи: 1) організаційні документи (статути, положення, інструкції, штатний розклад та ін.); 2) розпорядча документація (накази, розпорядження, постанови, рішення, вказівки та ін.); 3) інформаційно-довідкова документація (листи, акти, протоколи, довідки, записки та ін.).
Мета роботи вивчення інформаційно-довідкової документації.
У даній роботі перед нами стоять завдання:
1. ознайомитися з інформаційно-довідкової документацією;
2. розглянути такі документи, як довідки, доповідні і пояснювальні записки;
3. визначити вимоги до складання та оформлення цих документів;
I. ІНФОРМАЦІЙНО-ДОВІДКОВІ ДОКУМЕНТИ
Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Така інформація про фактичний стан справ в системі управління міститься в різних джерелах, але найважливіше місце серед них займають довідково-інформаційні та довідково-аналітичні документи: акти, довідки, доповідні записки, листування та ін. Ці документи виконують службову роль по відношенню до організаційно правовим і розпорядчих документів. Документи цієї групи не містять доручень, не зобов'язують діяти суворо запропонованим чином, як розпорядчі документи, а подають відомості, які спонукають приймати певні рішення, інакше кажучи, - ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб дії. [5]
Особливість цих документів полягає в тому, що, як правило, це документи, що йдуть знизу вгору по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника підрозділу до заступника керівника організації або керівнику організації, від підвідомчої організації до вищестоящої.
Далі ми розглянемо доповідні записки, пояснювальні записки, довідки.
1.1 Доповідна записка
Доповідна записка складається як з особистої ініціативи посадової особи, так і за вказівкою (письмовою або усною) керівника.
Інформаційні та звітні доповідні записки можуть включати тільки першу частину тексту.
Резолюція керівника, який розглянув доповідну записку (внутрішню), буде підставою для прийняття будь-яких заходів, видання документів, проведення заходів.
Іншим різновидом доповідної записки є службові записки. Вони широко застосовуються в практиці роботи сучасних управлінських структур різних рівнів і організаційно-правових форм з тією ж метою, що і доповідні записки. Однак слід зазначити, що службова записка - документ, який не має офіційного статусу. У жодному нормативно-методичному документі, який регламентує склад видів управлінських документів, цей документ не передбачений. [8]
Якщо є додаток до доповідної записки, то відмітка про нього робиться до оформлення підпису.
Форму доповідної записки див. У додатку №1.
Приклад оформлення доповідної записки див. У додатку №2.
1.2 Пояснювальна записка
Пояснювальна записка - внутрішній документ, який складається для пояснення окремих положень виконаної роботи (проекту, звіту, розробки). За своїм оформленням пояснювальні записки відрізняються від доповідних тим, що не містять висновків і пропозицій.
Різновидом пояснювальних записок є документи, що складаються працівниками організації за вказівкою прямих або вищестоящих керівників по відносинам, які виникають в процесі виробничої та трудової діяльності. Зазвичай їх складають при виникненні нештатних ситуацій, порушення трудової і виробничої дисципліни, проступки та ін.
Форму пояснювальної записки див. У додатку №3.
Приклад оформлення пояснювальної записки див. У додатку №4.
Довідка - документ, що містить опис або підтвердження фактів і подій, в тому числі біографічного або службового характеру.
Довідки бувають двох різновидів: службового і особистого характеру.
Текст довідки може складатися з декількох розділів, пунктів. У нього включають посилання на період часу, до якого відносяться включаються в довідку дані, а також посилання на документи, що послужили підставою для складання довідки.
Довідки особистого характеру, як правило, видаються співробітникам організацій для підтвердження факту їх роботи, зарплати, трудового стажу та ін. Довідка повинна мати такі реквізити: найменування організації, назва структурного підрозділу, дата, реєстраційний номер, текст, підпис, печатка. Типовий склад інформації довідок особистого характеру дозволяє використовувати при їх оформленні трафаретні тексти, в яких основна частина надрукована заздалегідь, а змінні дані можуть вноситися від руки або на друкарській машинці. Текст довідки особистого характеру слід починати з прізвища, імені та по батькові працівника в (називному відмінку). Не рекомендується використовувати архаїчні обороти типу: «Справжня довідка дана ...», «Справжнім підтверджується, що ... дійсно працює ...» і т.д.
Організація, в яку надається довідка, обов'язково вказується в її тексті.
Приклад оформлення довідки див. Додаток №5.
Управлінські документи складають основу документації організації. Вони мають універсальний характер, створюються органами влади, комерційними і державними організаціями. Управління підприємством неминуче вимагає створення багатьох видів управлінських документів, без яких неможливо вирішувати завдання планування, фінансування, кредитування, бухгалтерського обліку та звітності, оперативного управління, кадрового забезпечення діяльності підприємства і т.п.
Так, колегіальна діяльність засновників підприємства фіксується в протоколах; розпорядча діяльність директора - в наказах і розпорядженнях з основної діяльності та з особового складу; робота ревізійних комісій - в актах; виробничо-господарська діяльність - в договорах, контрактах; інформаційна діяльність - в довідках, записках. Саме документи, тобто зафіксована на матеріальному носії інформація, що має юридичну силу, є основним доказом того чи іншого факту при вирішенні господарських спорів з партнерами по бізнесу в арбітражному суді або під час розгляду трудових конфліктів з працівниками підприємства в народному суді.
У даній роботі були розглянуті інформаційно-довідкові документи, звичайно не настільки важливі як розпорядча документація, але все одно має якесь значення для організації. Тобто простий працівник може запропонувати щось нове, будь-які доповнення в управлінську діяльність за допомогою написання доповідних записок керівнику. Дуже важливо правильно оформити такі документи, і знати основні вимоги до їх складання.
Таким чином, знання питань сучасного документування управлінської діяльності допоможе підприємцю працювати без зовнішніх і внутрішніх конфліктів, зосередивши увагу на вирішення завдань виробничо-господарської діяльності, конкурентної боротьби, отримання максимального прибутку, розвитку підприємства.
Форма доповідної записки
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА РЕЗОЛЮЦІЯ
Головний бухгалтер Медведєв В.П. Медведєв
Павлова Ганна Петрівна
СПИСОК ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ