Якщо сам лікарняний лист, з яких-небудь причин, став непридатним і його подальше використання неможливо - діючі норми передбачають законне право на отримання дубліката. Слід пам'ятати про те, що при відсутності чинного лікарняного листа громадянин не зможе отримати компенсацію, більш того, за часту або навмисну втрату державного бланка передбачена і певна адміністративна відповідальність.
Точка зору законодавства
Відповідно до діючих норм, допомогу у випадку хвороби може бути виплачено тільки при наявності головного документа - листа непрацездатності. Виплата повинна бути здійснена в день видачі заробітної плати, який встановлено в кожній окремій організації.
Заповнений лікарняний лист можна уявити в відділ бухгалтерії організації протягом півроку після одужання і виходу співробітника на роботу. Існуючі норми також пред'являють і досить жорсткі вимоги щодо оформлення даного документа. У ньому забороняється робити помилки і виправлення. У тому випадку, якщо будь-які відомості в листі було написано з помилкою - цей факт є причиною для оформлення дубліката та його подальшої видачі хворому на руки.
Чи є якісь відмінності між оригіналом і дублікатом?
Як вже було сказано вище, ініціатором видачі дубліката може стати сам хворий, звернувшись до медичного закладу, яке раніше видала оригінал. Дублікат припускає заповнення на тому ж бланку, що і оригінал. Єдина відмінність полягатиме в проставленні спеціальної галочки на дублікаті.
Подібних міток буває три види:
- «Первинний». Дана позначка ставиться в тому випадку, якщо документ видається в перший раз і являє собою оригінал;
- «Дублікат» - при повторному виготовленні документа;
- «Продовження лікарняного» - коли період непрацездатності продовжується.
Також деякі відмінності стосуються і особливостей заповнення документа. У дублікаті не описує докладні відомості про кількість відвідин лікаря. Тут просто вказується період хвороби в одному рядку. Особливу увагу також слід приділити і проставляється датою. На дублікаті повинна бути вказана поточна дата, а не минула, в яку видавався оригінал. Інших відмінностей ці два документа не містять.
Яка відповідальність може бути встановлена за втрату лікарняного листа?
Кожен громадянин не застрахований від можливої втрати лікарняного листа або його псування. В такому випадку медичний заклад, на його письмовий запит, буде зобов'язана заповнити і видати дублікат.
Слід пам'ятати про те, що відносно громадянина, який втратив або зіпсував лікарняний лист, не може бути встановлено абсолютно ніякої відповідальності. Негативний вплив може надати лише та ситуація, при якій раніше хворів співробітник не здасть заповнений бланк лікарняного листа в бухгалтерію у встановлені державою терміни. В такому випадку він не тільки може втратити грошові кошти за період відсутності, а й отримати куди більш серйозні проблеми, пов'язані з тим, що тепер його відсутність на роботі протягом певного періоду часу буде визнано безпричинним.
Слід також пам'ятати і про те, що головною умовою для отримання дубліката бланка через псування оригіналу є обов'язкове надання цього оригіналу назад до медичного закладу.
Чи буде нести відповідальність організація?
Як тільки співробітник виконав свої зобов'язання щодо своєчасної здачі лікарняного листа роботодавцю, подальшу роботу буде здійснювати організація. При цьому з самого працівника знімається вся відповідальність щодо забезпечення заходів щодо збереження документа. У таких випадках виготовлення нового лікарняного листа може знадобитися тільки у виняткових обставинах, наприклад:
Подальша процедура виготовлення та видачі дубліката буде залежати від конкретних причин втрати, а також від додаткових обставин події.
Випадки форс-мажору
У тому випадку, якщо втрата лікарняного листа стала результатом прояву певних форс-мажорних обставин, в організації повинна бути створена спеціальна комісія, яка займеться з'ясуванням причин події. Крім цього, члени комісії будуть відповідальні і за складання докладної опису постраждалих або загублених документів.
Робота комісії повинна супроводжуватися складанням одного з наступних видів документів:
- письмовий акт, складений службою пожежної безпеки, в тому випадку, якщо в організації відбувся спалах;
- довідка з МНС - якщо мало місце стихійне подія;
- довідка з МВС - якщо зникнення і втрата документів була пов'язана з їх крадіжкою.
Після того, як робота комісії буде повністю проведена, її члени складають і підписують остаточний акт, на підставі якого в майбутньому видається дублікат.
прояв недбалості
Лікарняний лист відноситься до документів суворої звітності, а це значить, що його зберігання має здійснюватися у відповідності з усіма діючими правилами - в спеціальному сейфі, у відповідальної особи.
Необгрунтована пропажа лікарняного без видимих причин завжди буде визнана серйозним порушенням внутрішньої дисципліни організації. Крім цього, халатне ставлення до такого документа не може бути визнано підставою для видачі дубліката. А це означає, що представник медичної організації має право дати офіційну відмову в задоволенні вимог про повторне виготовленні документа.
В такому випадку на винну особу може бути покладено відповідальність, яка полягає в відшкодування заподіяних організації збитків. Найчастіше такою особою є бухгалтер або працівник відділу кадрів.
Помилки при заповненні
Вчинення хоча б однієї помилки або описки під час заповнення листка непрацездатності відразу ж тягне за собою автоматичне визнання його недійсним.
В такому випадку єдиним виходом стає виготовлення дубліката.
Особливості повторного отримання документа
Дублікат може бути виданий тільки при наявності документальних на те підстав - письмової заяви від працівника, а також його паспорта. Видача документа здійснюється виключно особисто - на руки заявникові.
Якщо втрата документа сталася з вини організації, її представники не можуть примушувати співробітника до отримання дубліката. Він не зобов'язаний відвідувати медичний заклад і писати заяву, якщо в цьому немає його провини. У такому випадку всі проблеми повинні бути вирішені самим роботодавцем.
При цьому керівник організації повинен пам'ятати, що терміни отримання дубліката можуть затягнутися, а посібник співробітнику все одно має бути виплачено вчасно. У такому випадку роботодавець обов'язково повинен провести компенсування, а вже після цього повернути кошти після отримання дубліката документа.
Лікарняний лист має високу харчову цінність, так як саме він є головним і єдиним підставою для подальшого перерахування працівникові грошових коштів за період непрацездатності. Саме тому до його оформлення та подальшого зберігання роботодавець повинен ставитися з максимальною відповідальністю.
Незважаючи на те, що завжди можна отримати дублікат, іноді втрата лікарняного листа тягне за собою зайві проблеми для роботодавця, особливо якщо це відбувається з вини одного з його співробітників, наприклад, фахівця з кадрів. У такому випадку роботодавець буде мати повне право покарати даного працівника відповідним чином за виявлену недбалість.