Вихідними даними для розробки посадових інструкцій є:
- організаційна та функціональна структура;
- класифікатор функцій управління;
- класифікаційний довідник посад керівників, фахівців і службовців;
- нормативи управлінської праці;
- положення про структурні підрозділи;
- результати експертних і соціологічних опитувань працівників та ін.
Формуляр посадової інструкції і структура тексту закріплені в УСОРД.
Посадові інструкції повинні бути складені для кожної посади, передбаченої штатним розкладом.
Розробка і розділи посадових інструкцій
При розробці посадових інструкцій використовується положення про структурний підрозділ. Положення та посадові інструкції взаємопов'язані документи, так як обов'язки кожного працівника випливають із завдань і функцій всієї служби в цілому.
Текст посадової інструкції повинен повно і чітко визначити завдання, функції, обов'язки працівника. Нечітке і неповне визначення сфери діяльності кожного працівника веде до нестабільності роботи самої служби та неузгодженості дій окремих працівників. Як правило, така обстановка сприяє виникненню конфліктних ситуацій, викликаних неправильним уявленням працівника про свої обов'язки. Текст посадової інструкції викладається окремими пунктами.
Посадова інструкція зазвичай складається з наступних розділів:
- загальні положення
- Основні завдання та функції
- Обов'язки
- права
- відповідальність
- взаємозв'язку
У першому розділі посадової інструкції «Загальні положення» міститься:
У другому розділі «Основні завдання та функції» посадової інструкції формулюється основна задача працівника даної посади, предмет його відання, ділянку роботи. Далі йде перерахування конкретних видів роботи, з яких складається виконання основного завдання. Наприклад: основне завдання працівника - контроль за термінами виконання документів. У різних організаціях і при використанні різної технології ця задача може складатися з різних операцій. Наприклад, при використанні ручної технології це можуть бути наступні операції:
- отримання (від ділянки реєстрації, від секретаріату і ін.) документів, поставлених на контроль;
- заповнення контрольних карток;
- внесення в них відміток про хід виконання;
- ведення строкової картотеки;
- передача інформації;
- складання та ведення довідкових картотек, обслуговування запитів фахівців апарату управління і т.д.
Таке ж завдання у зв'язку з автоматизованою технологією буде включати такі операції, як:
- внесення в комп'ютерну базу даних про реєстрованих документах;
- ведення комп'ютерної бази даних документів з відміткою «Контроль»;
- обслуговування запитів фахівців апарату управління і т.д.
У розділі «Обов'язки» посадової інструкції записують умови, які повинні дотримуватися працівником при виконанні своїх функцій. наприклад:
- дотримуватися правил внутрішнього трудового розпорядку;
- дотримуватися встановлених термінів підготовки документів;
- дотримуватися етичних норм спілкування в колективі;
- дотримуватися конфіденційності службової інформації.
У розділі «Права» закріплюється коло прав, необхідних працівникові для реалізації покладених на нього обов'язків, а також порядок здійснення цих прав. В розділ вносять такі права, як: прийняття рішень, отримання інформації для виконання своєї роботи, право візування певних видів документів, право контролю і т.д. Чітке формулювання прав працівника дозволяє сформулювати його відповідальність, яка виділяється в окремий розділ.
У розділі посадової інструкції «Взаємозв'язки» записують порядок взаємодії працівника з іншими структурними підрозділами і посадовими особами. У розділі перераховують ті структурні підрозділи, від яких працівник отримує документи, і ті, яким він передає інформацію.
Посадові інструкції розробляє і підписує керівник служби діловодства, стверджує керівник організації (фірми). Посадові інструкції оформляються на загальному бланку організації. Вони можуть бути завізовані (узгоджені) з керівниками тих структурних підрозділів, з якими взаємодіє працівник.
Посадові інструкції також відносяться до документів тривалої дії.
Перегляд посадових інструкцій обов'язковий при наступних умовах:
- зміна структури організації;
- перепідпорядкування служби діловодства;
- зміна найменування посади;
- зміна внутрішньої організаційної структури служби діловодства;
- впровадження нових форм і методів організації праці;
- впровадження нової технології, так як при цьому відбувається перерозподіл функцій між окремими працівниками і структурними підрозділами.
З посадовою інструкцією керівник (або кадрова служба) зобов'язаний ознайомити працівника під розписку. Віза ознайомлення розташовується нижче підписи керівника служби діловодства (розробника посадової інструкції) і складається зі слів «З інструкцією ознайомлений (на)», підписи працівника, його ініціалів, прізвища та дати.