На що тільки не доводиться йти роботодавцям, щоб дисциплінувати своїх співробітників! Як враховують запізнення і тривалі обіди і як ці нововведення позначаються на роботі бухгалтера?
Статистика невблаганно свідчить про те, що 30-50 відсотків робочого часу персонал витрачає не на прямі обов'язки, а на сторонні справи. Сюди входять запізнення вранці, вихід на пенсію завчасно, тривалі обіди, чаювання і перекури. Що ж робити? Можна встановити електронну пропускну систему на вході. Як тільки співробітник прикладає пропуск, відразу ж фіксується час його приходу або відходу. Як все це відбувається на практиці? Необхідно вибрати ту систему електронного обліку, яка підходить безпосередньо компанії. Як правило, описи дані на сайті виробника. Деякі готові надіслати свого фахівця безпосередньо в офіс потенційного замовника і детально розповісти про свою продукцію. Системи фіксування робочого часу бувають різні. Наприклад, існує контроль персоналу, який працює з відбитками пальців співробітників. Він включає в себе сканер, до якого працівник (приходячи в офіс і йдучи з нього) прикладає палець. Сканер, в свою чергу, з'єднаний з комп'ютером, куди відразу заносяться дані - хто прийшов і о котрій годині. Даний варіант підходить для невеликих компаній, чисельністю до 50 осіб. Він простий і зручний, тому що до нього не потрібно встановлювати спеціальне обладнання або постійно оновлювати програмне забезпечення. Облік часу в такій системі формується в звіти і табелі, дані експортуються безпосередньо в програму, з якою працює бухгалтер. Коштує така система від 18 000 до 25 000 рублів.
24 години на добу
Є й більш складні системи контролю, вони потрібні для підприємств чисельністю від 60 осіб і більше, а також там, де робота не затихає 24 години на добу. В цьому випадку при вході встановлюється турнікет, зчитувачі магнітних карт і «контролер турнікета». У комп'ютер завантажують ПО - зазвичай це кілька програм, такі як «Персонал», «Облік робочого часу» і бухгалтерська програма, щоб дані тут же передавалися фахівця обліку. Сама система проста: працівник підносить картку до зчитувача і тільки після цього може пройти через пропускник, при цьому зберігається час приходу і відходу. Програмне забезпечення підтримує змінні графіки, ковзаючі і навіть індивідуальні, враховуються годинник понаднормової роботи. У програму можна вводити дані про лікарняні, виправдувальні документи, причому робити це на місці, безпосередньо на посту охорони, якщо такий є. При цьому табель обліку робочого часу формується автоматично, а відомості з нього вносяться в бухгалтерську програму.
Установка турнікетів, сканерів і всього, що з ними пов'язано, в більшості випадків пропонується безкоштовно. Подібні системи не вимагають особливого обслуговування, але час від часу необхідно оновлення програм, коли виробник випускає нові версії софта. Частина компаній пропонує страховку до своїх «контролерам». Страховка обходиться зазвичай в 10 відсотків від вартості системи, зате можна викликати технічну підтримку в будь-який час і з будь-якого питання. При цьому на «контролери» дається гарантія від 1 року до 2 років.
Швидко і зручно
Установка турнікетів, сканерів і всього, що з ним пов'язано, в більшості випадків пропонується безкоштовно, навчання так само входить в вартість.
Розповідає Олена Ушакова. головний бухгалтер туроператорської компанії: «Коли в нашій далеко не маленької організації встановили ще й« контроль обліку робочого часу », я злякалася, що тепер у всіх у нас додасться роботи. А мені, головному бухгалтеру, необхідно буде доглядати за цим процесом, а то і зовсім брати його на себе. Але все виявилося набагато простіше. Один з комп'ютерів в бухгалтерії з'єднаний з терміналом охорони, так що у нас чітко фіксується час приходу і відходу всіх співробітників, а також час обіду і перекурів - кращим людям доводиться проходити через термінал, так як в будівлі палити заборонено. Всі дані заносяться в спеціальну програму, в відведену для цієї мети таблицю. У нашій компанії працює близько 90 осіб, і на обробку даних про кількість годин, відпрацьованих одним співробітником, йде десь годину в місяць, і для цієї мети нам довелося взяти нову людину в бухгалтерію. Але ніякі спеціальні знання і навички для роботи з цими програмами не потрібні, і це великий плюс ».
Як бачимо, роботи у бухгалтера додається, але завдяки сучасним програмам виконувати її можна і швидко, і з мінімальними витратами часу.
Для тих, хто не довіряє магнітними картками та програмами, придуманий більш простий спосіб фіксувати робочий час співробітників, а саме: за фактом включення співробітниками своїх комп'ютерів вноситься запис у відповідну програму. Але цей спосіб таїть в собі невелику проблему - співробітники можуть змовитися між собою, щоб хтось один включав вранці їх «машини».
Практична енциклопедія бухгалтера