Електронний підпис документів

Для участі в будь-яких тендерах через інтернет, а також для подачі цифрової звітності необхідна електронний підпис документів. Її використання передбачає виконання ряду простих дій, освоїти які може кожен, хто знайомий з азами комп'ютерної грамоти.

Якщо ви задалися питанням, як підписати документ електронним підписом, потрібно взяти до уваги існування двох основних методів побудови ЕЦП у файлі формату MS Office.

Створення видимої графи для подальшого розміщення в ній ЕЦП. Якщо документ засвідчується колективно або перший підпис візується вищим посадовою особою, потрібно створити дві і більше рядка для кожної ЕЦП.
Формування ЕЦП, невидимою при прочитанні файлу.

Обидва ці методи прості в вживання і в рівній мірі дієві для будь-яких видів ЕЦП:

Незважаючи на всю технічну складність криптографічних, обчислювальних і шифрувальних процесів, які супроводжують формування ЕЦП, для рядового користувача цей процес гранично простий і інтуїтивно зрозумілий.

Створення єдиної або декількох граф ЕЦП

Рядок для цієї мети має такий же вигляд, як і для рукописного розчерку і відбитка гербової печатки в традиційному паперовому документі. Але вона вимагає іншого підходу до заповнення.

Після створення графи для ЕЦП, видавцеві потрібно:

дії підписанта

Як поставити електронний підпис на документ? Порядок наступний:

Механізм створення ЕЦП такий, що вона є блоком даних, що знаходяться в логічному Відповідно до тексту файлу на момент запевнення. Внесення в файл навіть зайвої коми порушить таке співвідношення: ЕЦП не буде визнана одержувачем листи.

Покрокова інструкція створення графи для ЕЦП

Необхідно провести ряд простих дій.

Помістіть курсор або стрілку мишки в те місце, де буде знаходитися графа ЕЦП.
Знайдіть і використовуйте копку «Рядок підпису». Виберіть її з закладки «Вставка» групи «Текст», навівши курсор на поле графи ЕЦП.
В відкрилося вікно «Налаштування підпису» внесіть відомості про підписантів. Дані потрібно скопіювати або набрати максимально коректно, грамотним діловим російською мовою, оскільки згодом вони будуть видні візуально, висвітлюючи близько графи «Підписи» при наведенні на неї стрілки курсору.
Далі потрібно провести одну із запропонованих операцій на вибір:

в поле «Ім'я» ввести ПІБ підписанта;
в поле «Посада» вписати офіційна назва посади, яку займає підписант (якщо така є).

Потрібно відзначити, що:

Підписання рядки ЕЦП

У графу «Підписи» можна додати картинку-розчерк або цифровий ряд. Для цього:

Заводимо покажчик мишки в графу ЕЦП, куди слід ввести підпис.
Входимо подвійним кліком.
У віконці «Підпис» проводимо такі операції (на вибір):

Вводимо ПІБ в чисте поле, якщо маємо бажання додати версію ЕЦП для друку.
Подвійним кліком активуємо «Вибрати малюнок» та з наявних варіантів вибираємо картинку зі своїм розчерком. У діалоговому вікні «Вибір графічної ЕЦП» знаходимо потрібну і вибираємо кліком.
Вводимо розчерк, використовуючи графічні функції планшетного ПК.

Кількома кнопку «Підписати».

Додавання невидимою ЕЦП

Ця дія актуально в разі, коли не потрібно вставляти візуально видиму ЕЦП, але потрібно гарантувати автентичність і цілісність документа, його запевнення і відправку певною особою.

Щоб поставити ЕЦП, потрібно клікнути кнопку «MS Office», вибрати пункт «Підготовка», а далі - «Додати цифровий підпис».
Якщо існує потреба вказати завдання підписання, ці дані потрібно внести в графу під назвою «Мета підписання документа» в діалоговому вікні «Підпис».
Кількома «Підписати». Все, документ завірений.

Сподіваємося, що тепер вам достатньо ясно, як підписувати документи електронним підписом (щодо документів у форматі MS Office).