Як відповідати на дзвінки, що надходять у фірму
Відповідайте грунтовно, але коротко. Уникайте монотонного перерахування. Дзвонять, особливо здалеку, терпіти не можуть тривалого вітання.
Якщо ви службовець фірми, для вас існує єдиний спосіб відповідати на надходять дзвінки слідувати правилам, встановленим у фірмі.
Відповіді на внутрішні дзвінки
Відповіді на зовнішні дзвінки
Коли ви не можете визначити характер дзвінка
Як відповідати на дзвінок, якщо ви не можете визначити заздалегідь, внутрішній він чи зовнішній? В такому випадку припустити, що він зовнішній, і назвіть себе по імені та прізвища.
Коли дзвоните ви
"Добрий день, це дзвонить Мері Сміт з" Вайс Графіку ". Містер Джонс на місці?"
Це звільнить секретаря або людини, який відповідає на дзвінки, від обтяжливою обов'язки запитувати: "Як я скажу, хто дзвонить?"
Коли вам відповість м-р Джонс, не вступайте негайно в бесіду. Проявіть люб'язність і запитайте, чи є у нього час для розмови. М-р Джонс оцінить, що ви зважаєте на його часом.
І нарешті, кілька слів про помилкові дзвінки. Кожен іноді випадково набирав неправильний номер. Якщо таке трапляється з вами, той не вішайте трубку без вибачення.
"Вибачте, я, мабуть, помилився номером". Звичайно, якщо вам неправильно подзвонили, то і ви повинні завжди виявляти люб'язність до людини, який помилився номером. Не змушуйте подзвонив ще більше бентежитися, показуючи йому або їй своє роздратування тим, що вас відірвали від справи.
Як справлятися з рутинними обов'язками, що викликають у вас огиду
Дзвінки за дорученням начальника зазвичай викликають такий же ентузіазм, як і миття вікон. Це відбувається, ймовірно, тому, що більшість людей вважають нижче своєї гідності дзвонити за дорученням боса, знаючи, що для цього є секретар. Слава Богу, така практика зазвичай виняток, ніж правило.
І тим не менше зачіпають самолюбство неприємні обов'язки телефонувати за дорученням начальника можна виконати вміло і витончено. Ось деякі поради.
До того як зателефонувати кому-небудь, дайте знати вашому начальнику, що ви маєте намір зробити це. Тоді він або вона зможуть бути готові зняти трубку, якщо людина, якій ви телефонуєте, перебуває на місці. Після того як ви додзвонилися до офісу потрібну людину, поясніть причину дзвінка. Як тільки ви встановите контакт, дайте знати вашому босу, що він (вона) може взяти трубку.
Коли слід передзвонювати
Домагайтеся від інших, щоб вони передзвонювали вам швидко
Коли ви дзвоните людині, яка з якоїсь причини не може відповісти на ваш дзвінок, поясніть, коли і де вас можна застати. Чим докладніше ви все поясніть, тим більшим професіоналом ви будете виглядати в очах своїх колег.
Якщо ви телефонуєте по міжміському зв'язку, то обов'язково скажіть про це. Тоді на ваш дзвінок дадуть відповідь з більшою готовністю.
Коли ви розмовляєте з людиною, з яким вам необхідно буде продовжити розмову, то домовтеся про точний час наступного дзвінка.
Якщо людину, якій ви телефонуєте, немає на місці, то поясніть причину, по якій ви телефонуєте. Будьте конкретні. Може бути, хтось інший зможе вам допомогти.
Будьте ввічливі з адміністративним персоналом. Запитайте, коли краще зателефонувати знову.
Не завершуйте людини, який говорить з вами. Надійним засобом утримати себе від того, щоб не переривати іншого, є правило, про який ми говорили раніше, - витримати паузу. Просто зробіть паузу або порахуйте до двох після того, як людина закінчить говорити.
Чи зустрічали ви коли-небудь людину, якій подобалося б, коли його змушують чекати? На жаль, бувають моменти, коли необхідно скористатися цим приївся прийомом.
Який межа такого очікування?