Рада директорів, пошук рішення в новій для компанії ситуації, стратегічна сесія. Часто подібні заходи проходять швидко, конструктивно, на позитиві. Їх мета об'єднати топ-команду. Це заходи, де топи формулюють нові проривні рішення, яке не виникли б у повсякденної реальності «самі по собі». Але чи завжди так?
Чи бувало у вашій компанії, що ясність в питанні, заради якого зібралися, чи не досягалася, а після залишався осад «ну поговорили, мало що нового озвучили, і так все було ясно, далі все одно діємо по ситуації ...». Тут на допомогу може прийти технологія фасилітації.
1. Що таке фасилитация
Фасилітація - це один із способів управління обговоренням, організації процесу групової роботи. Фасилітатор ( "чистий" російськомовний термін поки не прижився) придумує формат підготовки і самої роботи - будь то нарада, стратегічна сесія або підготовка переговорів, - організовує і веде обговорення. Він використовує технології управління груповою динамікою, допомагає вибудувати комунікацію, при цьому не вносячи в обговорення власну експертизу, включаючись змістовно.
2. Які завдання дозволяє вирішити фасилитация
Якщо вам належить залучити до обговорення багато людей, та ще з різним темпераментом, культурою, статусом, якщо має бути зблизити конфліктні позиції або вийти на рішення, яке може змінити розклад інтересів, то залучення зовнішнього фахівця з груповій роботі - дуже правильний підхід. Чому?
Фасилітатор - такий фахівець - допоможе вийти на результат, який буде створений, зрозумілий і прийнятий кожним з учасників. У цьому його робота. І він впорається з цим краще, ніж керівник або хто-небудь з колег, тому що він, по-перше, професійно володіє технологіями залучення, примирення, резюмування і т. Д. І, по-друге, будучи особою стороннім, незнайомим з мільйоном нюансів і незалежним від внутрішньокорпоративних інтересів, зможе утримати нейтральну позицію.
Залучення фасилітатора дозволяє провести роботу по заздалегідь узгодженої структурою, не звалюючись в штопор пустослів'я, не відхиляючись від мети. Якщо це стратегічна сесія, наприклад, то участь фасилітатора допоможе уникнути приведення пошуку рішень стратегічного рівня до обговорення операційних завдань. Якщо це переговори або їх підготовка, - то наблизитися до взаємоприйнятного рішення або, як це часто буває, кращої (дійсно кращої!) З некращих альтернатив для кожної зі сторін.
Професійна завдання фасилітатора - дати можливість кожному висловитися і бути почутим, зафіксувати думку меншості, завершити роботу на позитивній ноті, коли кожен залишає місце зустрічі або поле бою - як вже вийшло - з упевненістю, що дискусія пройшла максимально конструктивно і результат, якщо і не до кінця подобається, то як мінімум прийнятий завдяки тому, що кожен учасник реалізував можливість (не просто отримав можливість, а саме реалізував!) вплинути на нього. В цьому основна користь залучення професійного фасилітатора.
Крім проведення сесій та нарад, фасилітації можна використовувати як ефективний спосіб діагностики. Зіставити думки і виявити стереотипи, виявити лідерів, області конфліктів і шляхи консолідації управлінської команди найкраще вийде в груповому форматі. Співробітників можна "просто розпитати", але в результаті інтерв'ювання, навіть правильного полуструктурированного, є ризик отримати лише збори скарг і пропозицій, не дійшовши до суті і "що робити".
3. Які завдання не дозволяє вирішити фасилитация
Фасилітація - це всього лише спосіб організувати процес. Зрозуміло, що цей процес - обговорення - піде на основі тих поглядів, стереотипів та інформації, якими володіла і продовжує володіти команда. У цьому обмеження фасилітації як методу проведення стратегічних сесій. Якщо ви, наприклад, націлилися на створення проривної стратегії, націленої на завоювання лідерства або на зміни, то правильніше залучати команду консультантів. - тих, хто на додаток до організації процесу привнесе інформацію про ринок і управлінських практиках великого числа різних компаній, буде змістовно брати участь у підготовці проектів рішень.
"Допоможіть донести ідею змін, мотивувати людей на результат", - це питання теж не для формату фасилітації, оскільки не передбачає обміну думками.
4. Як підготувати і провести фасилітації стратегічної сесії?
Робота повинна включати 3 або 4 етапи. Перший - інтерв'ю з майбутніми учасниками. Якщо група до 10 осіб, то бажано - індивідуальні часові зустрічі, якщо більше - то можна згрупувати людей по відділах або функцій. Завдання керівників - познайомити ведучого з бізнесом, допомогти йому поглянути на ситуацію зсередини.
Другий етап - діагностична сесія, мета якої - разом з ведучим спробувати сформулювати вихідний погляд на проблему або задачу, заради якої все збираються.
- які питання стоять сьогодні перед управлінською командою (про що ми найбільше говоримо, що нас найбільше турбує)?
- як команда бачить майбутнє компанії? які зміни очікуються після управлінської сесії в компанії?
Зазвичай така сесія планується на 3-5 годин і включає як обговорення під керівництвом фасилітатора, так і короткі презентації (повідомлення) керівників або фахівців, як би «введення в проблему».
Часто в нашій практиці провідний, проаналізувавши результати обговорення, уточнює завдання у першої особи (замовника) і направляє команді домашнє завдання на підготовку. Якого роду інформацію і в якому вигляді необхідно підготувати. Наприклад, ведучий скаже: «Підготуйте презентацію про тенденції та обсязі ринку. При цьому всі цифри дайте в динаміці до попереднього року і покажіть, з яких дій яких конкретних компаній складається кожен із трендів ». Від ведучого слід очікувати, що він ближче до сесії переконається в тому, що матеріали готуються за заданим форматом, а відхилення обгрунтовані.
Наступний етап - власне сама управлінська сесія. Дуже корисно, щоб робота зайняла 2 або 3 дні. Навіть якщо на порядку просте запитання - «як регламентувати режим віддаленої роботи для співробітників», не кажучи вже про стратегічну сесії або, скажімо, підготовці переговорів до потенційним інвестором. Якщо обговорення, наприклад, вимагає 8 годин, то правильніше його організувати в два дні по 4 години. Перерва - важлива частина фасилітації. За ніч ідеї і аргументи повинні дозріти і утрясти в головах, щоб до ранку стати більш твердими і переконливими.
Фінальний, четвертий етап, - обговорення підсумків з першою особою компанії, з замовником фасилітації. Зробити резюме друг для друга і далекосяжні висновки за чашкою кави дозволить зафіксувати, якою мірою досягнуто мети фасилітації та визначити кроки першої особи.
Чого більше в успішній, результативної організації процесу - технології чи психології? За останні 15 років я провів 110 стратегічних сесій і консультацій «із зануренням» для управлінських команд і власників. За моїми спостереженнями, рахунок 2: 1 на користь технології.
Безумовно, незалежність фасилітатора від внутрішньокорпоративних інтересів, здатність викликати довіру і вміння розрулювати складні ситуації, долати напругу важливі. Часом критичні. І все-таки фасилітатор - фахівець з ведення обговорень - в першу чергу дає технологію підготовки та проведення обговорення.
Технологію демократії, яка дозволяє не вселити правильність того чи іншого варіанту, не "продавити» рішення, а зібрати аргументи. Допомогти кожній висловитися і бути почутим. Зафіксувати думку меншості і врахувати його. Вийти на прийнятний компроміс (якщо мова йде, наприклад, про переговори) або виявити рішення, яке додасть компанії найбільшу підйомну силу (в разі стратегічної сесії). Тим самим, допомогти кожному розкрити свій управлінський потенціал, а першій особі компанії розгледіти його в кожному зі своїх колег.
Кожна ідея, кожна бізнес-модель має свій життєвий цикл. У якийсь момент все починають робити одне і те ж, і власники компанії розуміють, що конкуренція стала дуже щільною, рентабельність якось починає турбувати. Цей момент, як тільки думка прийшла, - означає, що компанія готова розпочати стратегічне планування. Уже зароблені ресурси, ще сильні позиції, але вже можна починати розвивати нову ідею, робити щось інше, щоб зайняти, першим прийти на більш вільне і більш вигідне місце на ринку. Добре було б почати перегляд стратегії в той момент, коли поточна бізнес-модель тільки-тільки почала застарівати.
Стратегія - це опис нашого задуму, який бізнес ми хочемо створити, ким ми хочемо бути в майбутньому, і опис шляху руху до цього майбутнього. Це, скажімо так, спосіб, це те, чим акціонери, ніж власники бізнесу доносять свій задум, свою ідею до персоналу, до інвесторів, до клієнтів, постачальників, до кого завгодно. Тобто це така цілісна картинка.
Про компанію
"АРБ Про" - консалтингове напрямок
ГК "Інститут Тренінгу - АРБ Про". Працює в галузі стратегічного менеджменту 24 роки. За цей час були розроблені і впроваджені більш 130 стратегій, реалізовано понад 1100 проектів в області стратегічного консалтингу та розвитку бізнесу для вітчизняних і світових Компаній.
Нагороди та сертифікати
Вчимося у лідерів ринку
Leadership Strategies (USA)
ROI Institute (USA)
CMC Partnership (UK)
Pinpoint Facilitation Limited (UK)
Henley Business School (UK)