Компаніям, які активно працюють, не уникнути сильних коливань сум грошей на банківських рахунках. Наприклад, організація розрахувалася за велику партію товару. Тому на наступний день фірма не змогла виплатити всім співробітникам зарплату. Щоб компанія не виявилася в описаній ситуації, фінансовим спеціалістам необхідно ефективно планувати і відслідковувати її доходи і витрати.
Платіжний календар - таблиця, в яку заносять всі надходження грошей в організацію: виручку від продажів, кредити, позики та ін. Календар повинен містити і записи про платежі фірми. Наприклад, про розрахунки з постачальниками, погашення відсотків, кредитів і видачі заробітної плати. Головне призначення цього документа - допомагати фінансового фахівця контролювати кредитоспроможність і платоспроможність організації.
У календарі сума доходів, які компанія планує отримати, повинна бути не менше очікуваних витрат. Якщо надходження перевищать платежі, документ покаже залишок грошей на рахунку. Це буде означати, що компанія платоспроможна. В іншому випадку вчасно розрахуватися за боргами вона не зможе.
Збираємо вихідні дані
Щоб сформувати платіжний календар, фінансовому працівнику знадобиться наступна інформація:
- звіт про кредиторську та дебіторську заборгованість організації. У ньому повинні бути вказані суми доходів і витрат з переліком договорів, контрагентів і відповідальних осіб;
- графіки оплати договорів, в яких відображені терміни платежів;
- графіки періодичних виплат - податків, заробітної плати і т. п .;
- дані про поточні залишки на рахунках.
В першу чергу має сенс занести в календар регулярні виплати і надходження. Як правило, це такі платежі, як аванси, розрахунки по кредитах і позиках, оплата відсотків, штрафів і пені.
З іншими сумами розумно вчинити так. Можна розробити форму заявки на платіж, яку підписуватимуть, наприклад, керівники підрозділів організації. Ці документи повинні надходити в фінансову службу. Завдання її працівників - переконатися, що фірма не заплатить більше грошей, ніж може собі дозволити. В іншому випадку баланс доходів і витрат буде порушений. Якщо все в порядку, фінвідділ може включити заявку в проект платіжного календаря. Якщо немає - її потрібно передати фінансовому директору. І вже він вирішує, чи буде фірма проводити даний платіж.
Тому необхідність перерахування грошей за «понадлімітним» або незапланованим заявками повинна бути документально обгрунтована.
Як розібратися з платежами
Календар зазвичай формують на певний період - місяць, декаду, тиждень. Щоб його скласти, необхідно всі доходи і витрати компанії розділити на групи за видами грошових коштів (готівка, на розрахунковому рахунку, векселі, облігації і т. Д.). Потім треба впорядкувати платежі і надходження в залежності від їх строків.
Далі працівники фінансової служби повинні визначити, якими сумами (за видами грошових коштів) компанія буде мати у своєму розпорядженні на початок планового періоду. Для цього поточні залишки коригують на суми, які повинні надійти на фірму. Після цього розраховують залишок для кожного дня планового періоду. Формула розрахунку має такий вигляд:
Залишок на дату = Залишок попереднього дня + Сума надходжень за день - Сума платежів за день.
Отже, календар сформований. Якщо всі значення в ньому позитивні, фінансовий стан компанії можна вважати задовільним. Негативні цифри означають, що в якийсь конкретний день фірмі може не вистачити грошей.
Приклад платіжного календаря наведено в таблиці 1.
Найменування статей витрат
Як правило, після закінчення «оптимізації» календар підписує генеральний директор. Так документ вступає в силу.
Як управляти платежами
Для того щоб оперативно контролювати витрати компанії, фінансовому працівнику необхідно щодня уточнювати перелік і суми планованих на чергову дату платежів. При цьому він не повинен забувати враховувати залишки грошових коштів на попередній день.
Якщо на фірмі недостатньо грошей для оплати всіх рахунків, частина запланованих платежів можна перенести на інші дні. Відповідно до цих змін перераховують і платіжний календар. Фінансова служба повинна уточнити залишки на поточний день, а також зазначити проведені платежі і надходження. Потім невиконані зобов'язання переносять на майбутні дати.
Далі потрібно перерахувати залишки грошей на такі дні планового періоду. Для цього до залишку поточного дня додають очікувані надходження і віднімають скориговані платежі. Розрахунок проводять для кожного дня планового періоду.
Сформований таким чином новий варіант платіжного календаря, як і початковий, може виявитися незбалансованим - в ньому можуть з'явитися дні з негативними залишками. В цьому випадку календар також необхідно «оптимізувати» за описаною вище схемою.
Облік надходжень і витрат
Щоб фінансова служба могла оперативно управляти платежами, їй необхідно щодня отримувати інформацію про залишки грошей на рахунках фірми. Ці відомості не обов'язково повинні бути підтверджені документами - фінансовим працівникам компанії набагато важливіше вчасно дізнаватися достовірні суми залишків.
Залежно від способу розрахунків оперативний облік можна організувати по-різному. Кілька методів його ведення описані в таблиці 3.
Як вести оперативний облік
Гроші на розрахункових рахунках
Фінансова служба обробляє виписки банку і передає їх в бухгалтерію
Готівкові в касі бухгалтерії
Фінансова служба отримує довідки про рух грошей по касі з бухгалтерії з встановленою періодичністю
Векселі та облігації
Якщо векселі та облігації фірми зберігаються в фінансовому відділі, його фахівці і займаються їх оперативним обліком. Якщо цінні папери перебувають в бухгалтерії, фінансисти повинні періодично отримувати довідку про їх наявність та рух
Фінансова служба передає в бухгалтерію розпорядження про підготовку актів звірки взаємних розрахунків
Отримані дані про рух грошей співробітники фінвідділу обробляють за допомогою таких способів:
Таким чином, на відміну від інших різновидів фінансових планів, не існує раз і назавжди затвердженого варіанту платіжного календаря. Це постійно коригується прогноз надходжень і витрат на кожен день планового періоду. Організації він допомагає підтримувати ліквідність, а фінансовим працівникам - ефективно контролювати грошові потоки фірми.
Анастасія Мухамедьярова, економіст планово-економічного відділу УМЦ ЖДТ