Інструкція щодо заповнення форм документів індивідуального (персоніфікованого) обліку в системі державного пенсійного страхування.
Ця інструкція визначає правила заповнення документів персоніфікованого обліку та їх подання до територіального органу Пенсійного фонду Російської Федерації (далі - територіальний орган ПФР).
Класифікатор, який використовується при заповненні документів персоніфікованого обліку, наведено в додатку № 1 до цієї Інструкції.
Зразки заповнення документів персоніфікованого обліку наведені в додатку № 2 до цієї Інструкції.
2. Основні поняття, що використовуються в цій Інструкції, означають наступне:
"Вхідні документи персоніфікованого обліку" (далі іменуються - вхідні документи) - документи, що подаються роботодавцями та застрахованими особами в територіальний орган ПФР для цілей індивідуального (персоніфікованого) обліку.
"Вихідні документи персоніфікованого обліку" (далі - вихідні документи) - документи, оформлені територіальним органом ПФР для подальшої передачі їх роботодавцям або застрахованим особам.
"Пачка документів" - комплект входять або вихідних документів.
Загальні правила заповнення вхідних документів
3. Вхідні документи заповнюються в суворій відповідності з формами і правилами їх заповнення, що передбачені цією Інструкцією.
4. Роботодавці та застраховані особи заповнюють вхідні документи чорнилом, кульковою ручкою друкованими літерами або за допомогою друкарських машинок, засобів механізації та засобів обчислювальної техніки без помарок і виправлень. При цьому можуть використовуватися будь-які кольори, крім червоного і зеленого.
5. Анкетні дані заповнюються відповідно до даних, що містяться в документі, що посвідчує особу;
страхової номер вказується відповідно до Страховим свідченням державного пенсійного страхування (далі-Страхове свідоцтво).
відомості про заробіток (винагороду) і нараховані страхові внески застрахованої особи представляються на підставі даних бухгалтерського обліку, а відомості про трудовий стаж представляються на підставі наказів та інших документів, що підтверджують право на пенсійне забезпечення;
для застрахованих осіб, самостійно сплачують страхові внески до Пенсійного фонду Російської Федерації, що подаються ними відомості про дохід підтверджуються податковими органами.
6. Роботодавець групує подаються до територіального органу ПФР документи в пачки. У пачці документів допускається наявність не більше 100 документів.
7. Пачка документів супроводжується формою "Опис документів, переданих роботодавцем". Опис документів, переданих роботодавцем, є невід'ємною частиною пачки документів.
8. Опис документів, переданих роботодавцем, завіряється печаткою роботодавця. Роботодавець, який не є юридичною особою, запевняє опис особистим підписом.
10. До складу пачки можуть входити документи різних найменувань. Наприклад, в пачці документів можуть міститися форми: "Анкети застрахованої особи", "Заяви про обмін Страхового свідоцтва" і "Заява про видачу дубліката Страхового свідоцтва".
11. У пачці документів, що містить форми "Індивідуальні відомості про трудовий стаж, заробіток (винагороду), доході і нарахованих страхових внесків застрахованої особи" (далі - Індивідуальні відомості), наявність документів інших найменувань не допускається.
12. Допускається наступний порядок оформлення пачки документів, що містить форми "Індивідуальні відомості".
· Пачка прошивається і пронумеровується;
· Кінці скріплює нитки виводяться з тильного боку пачки, зв'язуються і заклеюються аркушем паперу, на який ставиться печатка роботодавця і робиться напис: "У пачці прошито, пронумеровано та скріплено печаткою. аркушів ";
· Скріплена печаткою і підписом керівника пачка документів не підлягає розшивки.
13. Пачка вхідних документів може супроводжуватися машинним носієм (дискетою), що містить інформацію всіх документів пачки в форматі, затвердженому ПФР.
14. У пачці документів, супроводжуваної машинним носієм (дискетою), допускається наявність не більше 200 документів.
15. У разі подання інформації на магнітних носіях в якості документів допускається використання роздруківок в формі, согласуемой з територіальним органом ПФР.
16. Кожній пачці документів, супроводжуваної машинним носієм (дискетою), роботодавець надає порядковий номер. Номер вказується на опису документів, переданих роботодавцем.
17. Машинний носій (дискета) повертається роботодавцю після обробки міститься на ній інформації.
Правила заповнення форми "Анкета застрахованої особи" (АДВ-1)
18. Документ видається в територіальний орган ПФР при реєстрації застрахованої особи.
Документ заповнюється особисто застрахованою особою.
Допускається заповнення документа кадровими або іншими службами організації, уповноваженими керівником організації.
Правильність зазначених у документі відомостей засвідчується особистим підписом застрахованої особи.
Якщо застрахована особа не має можливості особисто запевнити документ через тривалого (понад один місяць) перебування у відрядженні, тривалої хвороби або іншої причини, роботодавець вказує цю причину в документі, що посвідчує.
19. Перелік реквізитів і правила їх заповнення:
Анкета застрахованої особи
Всі складові реквізиту "Місце народження" вказуються в називному відмінку. При вказівці даних про місце народження слід строго дотримуватися назв республік, країв, областей, районів, міст, сіл та інших територіальних утворень, що містяться в документі засвідчує особу (незважаючи на можливі зміни назв на момент заповнення анкети).
Правила заповнення кожної складової наведені в Примітках до заповнення форми "Анкета застрахованої особи" ..
Допускається не заповнювати в разі, якщо підтверджуючий документ не містить даних про місце народження застрахованої особи.
Допускається відсутність даного реквізиту.
Заповнюється у вільній формі.
Допускається відсутність даного реквізиту.
1. Реквізит "Місце народження" заповнюється за схемою:
населений пункт - район - регіон - країна
в рядку місто (село, дер.) зазначається тільки назва населеного пункту без вказівки типу населеного пункту, тобто слова "місто", "село", "село", "Селище міського типу", "селище", "радгосп", "станиця", "хутір" і т.п. а також скорочення цих слів не вказуються;
в рядку район вказується назва району без вказівки слова "район" або скорочення цього слова;
в рядку область (край. респ.) назва області, краю, республіки вказується повністю, при цьому слова "область", "край", вказуються без скорочень. Автономні і союзні республіки, автономні округи, область вказуються загальноприйнятими скороченнями: "АРСР", "ССР", "АТ" і т.п.
рядок країна для колишніх республік СРСР не заповнюється. У тому випадку, якщо район мав республіканське підпорядкування, назву республіки вказується в рядку область (край, респ.).
Приклади заповнення реквізиту "Місце народження".
Місце народження в документі, що посвідчує особу: село Велике Сареево Одінцовського району Московської області.
Назва місця народження в анкеті:
місто (село, дер.) ВЕЛИКЕ Сареево
область (край, респ.) МОСКОВСЬКА ОБЛАСТЬ
Місце народження в документі, що посвідчує особу: місто Берлін, НДР.
Назва місця народження в анкеті:
Місто (село, дер.) БЕРЛІН
область (край, респ.) _______
Місце народження в документі, що посвідчує особу: острів Фара Лєнкоранського району Азербайджанської РСР.
Назва місця народження в анкеті:
Місто (село, дер.) ФАРА
область (край, респ.) Азербайджанської РСР
2. У разі, якщо місце народження неможливо вказати Відповідно до запропонованої схеми, реквізит "Місце народження" заповнюється наступним чином:
після слів "Місце народження" на цьому ж рядку вказується слово "особливе";
назва місця народження розбивається на частини, і кожна частина записується на окремому рядку реквізиту, при цьому всі складові вказуються в називному відмінку згідно з документом, що посвідчує особу застрахованої особи, включаючи тип населеного пункту та адміністративного утворення.
Назва місця народження в документі, що посвідчує особу: "Будинок інвалідів Нарофомінского району Московської області"
Назва місця народження в анкеті:
Місце народження особливе
Місто (село, дер.) ДОМ ІНВАЛІДІВ
район Нарофомінского РАЙОН
область (край, респ.) МОСКОВСЬКА ОБЛАСТЬ
Назва місця народження в паспорті: с / г Електростальскій, село Афанасово, Електроуглічскій міський відділ, Ногінський міськвиконком.
Назва місця народження в анкеті:
Місце народження особливе
Місто (село, дер.) С / Г Електростальскій
район СЕЛО Афанасова
область (край, респ.) ЕЛЕКТРОУГЛІЧСКІЙ МІСЬКИЙ ВІДДІЛ
країна Ногінську МІСЬКВИКОНКОМ
Правила заповнення форми "Заява про обмін Страхового свідоцтва" (АДВ-2)
20. Документ видається в територіальний орган ПФР в разі зміни прізвища, імені, по батькові, дати народження, місця народження або статі застрахованої особи.
Документ заповнюється особисто застрахованою особою.
Допускається заповнення документа кадровими або іншими службами організації, уповноваженими керівником організації.
Правильність зазначених у документі відомостей засвідчується особистим підписом застрахованої особи.
Якщо застрахована особа не має можливості особисто запевнити документ через тривалого (понад один місяць) перебування у відрядженні, тривалої хвороби або іншої причини, роботодавець вказує цю причину в документі, що посвідчує.
21. Перелік реквізитів і правила їх заповнення.
Заява про обмін страхового свідоцтва
Реквізити заповнюються відповідно до правил заповнення форми "Анкета застрахованої особи".
У разі, якщо один з реквізитів повинен був бути відсутнім, а його вказали помилково, у відповідному рядку Листка виправлень ставиться прочерк.
Вказуються тільки анкетні дані, що вимагають виправлення.
У разі зміни місця народження. реквізит заповнюється повністю.
Правила заповнення форми "Запит про уточнення відомостей" (АДІ-2)
26. Документ формується територіальним органом ПФР з метою запиту додаткових відомостей, необхідних для реєстрації застрахованої особи. Документ містить відомості про місця ймовірної реєстрації: реквізити територіального органу ПФР, який прийняв анкету, або реквізити роботодавця, який міг зареєструвати застрахована особа.
Документ заповнюється особисто застрахованою особою.
Правильність зазначених у документі даних засвідчується особистим підписом застрахованої особи.
27. Перелік реквізитів, що заповнюються застрахованою особою, та правила їх заповнення.
Запит про уточнення відомостей
Вказується сума нарахованих страхових внесків, що сплачуються роботодавцем за встановленим для нього тарифу.
Сплачуваних із заробітку застрахованої особи
Відомості про заробіток (винагороду), доході за звітний період
Відомості про нарахування за звітний період вказуються з помісячною розбивкою в рублях.
Заповнюються тільки осередки, що містять ненульові суми нарахувань.
У разі подання відомостей застрахованою особою, самостійно сплачують страхові внески державного пенсійного страхування, допускається вказівка тільки підсумкових значень.
Вказівка підсумкових значень є обов'язковим.
Загальні нарахування, що враховуються при призначенні пенсії
Вказується сума всіх видів нарахувань, що враховуються при призначенні пенсії.
Стаж роботи за звітний період
"Стаж роботи за звітний період" може містити кілька рядків в наступних випадках:
· Якщо працівник протягом звітного періоду звільнявся і знову наймався на роботу у одного і того ж роботодавця.
· Якщо змінювалися умови праці і зміни були оформлені відповідними документами;
· Якщо застрахована особа за родом роботи має різні умови праці, причому неможливо виділити календарний період роботи в особливих або шкідливих умовах праці. В цьому випадку реквізити "Початок періоду" і "Кінець періоду" зазначаються тільки в першому рядку, що відноситься до цього календарному періоду. (Примітки до заповнення форми "Індивідуальні відомості")
· Якщо законодавство передбачає надання пенсійної пільги відповідно до фактично відпрацьованого часу, фактично відпрацьований час вказується з помісячною розбивкою. (Примітки до заповнення форми "індивідуальні відомості")
Реквізит не заповнюється тільки в разі, якщо в рядку "Вид виплати" зазначено "аванс".
У цьому випадку кожен період його роботи відповідає, як мінімум, один рядок.
У цьому случаек одному календарному періоду може ставитися більш одного рядка колонок "Особливі умови праці", "обчислюється трудовий стаж", "Вислуга років".
Початок періоду, кінець періоду
Дати вказуються наступним чином: ДД.ММ.ГГ
Порядковий номер присвоюється тільки рядкам, що містить дати "Початок періоду" і "Кінець періоду".
Територіальні умови (код)
Заповнюється відповідно до класифікатора (додаток № 1 до цієї Інструкції).
Особливі умови праці (код)
Вказуються відповідно до класифікатора (додаток № 1 до цієї Інструкції) тільки для особливих умов праці.
Чи не заповнювати, якщо особливі умови праці відсутні.
Обчислюється трудовий стаж