Форми документів, що оформляються при експлуатації ККТ
КМ-1 "Акт про переведення показникам на лічильниках на нулі і реєстрації контрольних лічильників контрольно-касової машини";
КМ-2 "Акт про зняття показань контрольних і підсумкових грошових лічильників при здачі (відправлення) контрольно-касової машини в ремонт і при поверненні її в організацію";
КМ-3 "Акт про повернення грошових сум покупцям (клієнтам) по невикористаних касових чеків";
КМ-4 "Журнал касира-операціоніста";
КМ-5 "Журнал реєстрації показань підсумкових грошових і контрольних лічильників контрольно-касових машин, що працюють без касира-операціоніста";
КМ-6 "Довідка-звіт касира-операціоніста";
КМ-7 "Відомості про показання лічильників контрольно-касових машин і виручці організації";
КМ-8 "Журнал обліку викликів технічних фахівців і реєстрації виконаних робіт";
КМ-9 "Акт про перевірку готівкових грошових коштів каси".
Форма № КМ-1
Уніфікована форма № КМ-1 "Акт про переведення показникам на лічильниках на нулі і реєстрації контрольних лічильників контрольно-касової машини" застосовується при введенні в експлуатацію нової ККТ при інвентаризації в організаціях для оформлення перекладу показникам на лічильниках і реєстрації контрольних лічильників (звіту фіскальної пам'яті) до і після їх перекладу на нулі.
Акт оформляється і підписується в двох примірниках членами комісії у складі керівника організації, головного бухгалтера, старшого касира і касира організації з обов'язковою участю представника контролюючої організації (податкового інспектора). Один примірник акта як контрольний передається в організацію, яка обслуговує і контролюючу контрольно-касову техніку, другий - залишається в даній організації. завантажити >>
Довідка-звіт касира - форма № КМ-6
Довідка-звіт касира за формою № КМ-6 використовується для складання звіту касира-операціоніста про показання лічильників ККТ і виручці за робочий день (зміну). Звіт складається в одному примірнику щодня, підписується касиром-операціоністом і разом з виручкою і прибутковим касовим ордером здається старшому касиру, в головну касу або керівнику організації. У невеликих організаціях з однією-двома касами касир-операціоніст здає гроші безпосередньо інкасатору банку. Здача грошей в банк відображається у звіті.
Виручка за робочий день (зміну) визначається за показаннями лічильниках (Z-звіт) на початок (графа 5) і кінець (графа 6) робочого дня (зміни) за вирахуванням суми грошей, повернених покупцям (клієнтам) по невикористаних касових чеків ( графа 8), і підтверджується відповідними підписами завідувачів відділами. За прийом грошей в звіті підписуються старший касир і керівник організації.
Якщо в організації кілька ККМ, то звіт форми № КМ-6 служить підставою для складання зведеного звіту (за всіма касових апаратів) "Відомості про показання лічильників контрольно-касових машин і виручці організації" (форма № КМ-7). Прийом виручки в головну касу також оформляється прибутковим ордером, а квитанція до нього залишається у касира-операціоніста.
Форма № КМ-7
У свою чергу, форма № КМ-7 "Відомості про показання лічильників контрольно-касових машин і виручці організації" застосовується для складання зведеного звіту про показання лічильників контрольно-касових машин і виручці організації за поточний робочий день і є доповненням до довідки-звіту касира операціоніста за поточну дату.
Документ складається в одному примірнику старшим касиром щодня і разом з актами, довідками-звітами касирів-операціоністів, прибутковими та видатковими ордерами передається в бухгалтерію організації до початку роботи наступної зміни.
У формі відповідно до показань лічильників на початок і на кінець роботи по кожній контрольно-касовій машині розраховується виручка, в тому числі з розподілом її по відділах, що підтверджується підписами відповідних завідуючих відділами (секціями). В кінці таблиці підводяться підсумки показань лічильників всіх контрольно-касових машин і підсумкова виручка організації з розподілом її по відділах (секціях).
Згідно з актами вказується підсумкова сума грошей, видана покупцям (клієнтам) за повернутих ними касових чеків, на яку зменшується загальна виручка організації. Відомості підписуються керівником і старшим касиром організації.
Терміни зберігання документів
Паспорт касової машини, акти та інші документи зберігаються у керівника підприємства, його заступника або головного бухгалтера.
Z-звіти за кожен робочий день, контрольні стрічки, журнал касира-операціоніста та інші документи, що підтверджують факт проведення грошових розрахунків з покупцями, повинні зберігатися протягом термінів, встановлених для первинних облікових документів, але не менше п'яти років. Відповідальність за їх збереження несе керівник організації.