Re: Співробітниця змінила прізвище і не поставила до відома про це
Працівниця вийшла заміж і змінила прізвище. Чи достатньо в цьому випадку видати наказ про те, що з такого-то числа Лук'янову вважати Шестаковой в зв'язку з реєстрацією шлюбу?
Чи потрібно укладати з робітницею додаткову угоду до трудового договору в зв'язку зі зміною прізвища? Чи не загрожує штраф за неправильне складання додаткової угоди? Як внести виправлення в трудову книжку? У яких ще документах потрібно відобразити зміну прізвища? »
Відповімо на всі питання по порядку.
Багато кадрових і бухгалтерські документи містять персональні дані. Тому коли змінюються персональні дані працівника, необхідно видання наказу про внесення змін до документів, що містять персональні дані.
Виданню наказу передує подача працівником заяви з проханням внести зміни в документи, що містять персональні дані. Подача заяви - не обов'язковий, але доцільний крок. До заяви працівник докладає копії документів, що підтверджують зміну персональних даних (паспорт, свідоцтво про реєстрацію шлюбу, свідоцтво про розірвання шлюбу, свідоцтво про зміну прізвища мул імені, по батькові, рішення суду тощо.). Оригінали цих документів працівник пред'являє роботодавцю.
Неправильною є і інша поширена формулювання - «внести зміни до персональних даних працівника». Змінювати персональні дані працівника - це повноваження спеціальних державних органів, а не кадрової служби роботодавця. Кадрова служба лише вносить зміни в документи, що містять персональні дані, на підставі документів про зміну персональних даних працівників, виданих спеціальними державними органами.
На підставі такого наказу будуть вноситися зміни до трудової книжки працівника, особову картку працівника, особовий рахунок працівника і інші кадрові та бухгалтерські документи, що містять персональні дані працівника.
На практиці деякі кадровики для підстраховки керуються відразу двома наведеними точками зору і вносять зміни і в текст трудового договору і підписують з працівником додаткова угода. Поки до нас не надходило інформації про те, що Гострудинспекции штрафує за складання додаткової угоди до трудового договору в разі зміни персональних даних працівника.
Наказ про внесення змін до документів, що містять персональні дані реєструється у відповідному Журналі реєстрації наказів.
З наказом про внесення змін до документів, що містять персональні дані, знайомлять під розпис всіх зацікавлених осіб: самого працівника, відповідних працівників кадрової служби та бухгалтерії.
На підставі наказу проводиться внесення необхідних змін до документів, що містять персональні дані працівників, повноважними співробітниками роботодавця.
Зміна відомостей про працівника в трудовій книжці.
Пунктом 2.3 Інструкції встановлено такі правила внесення змін до відомостей про працівника в трудовій книжці:
- зміни записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виробляються на підставі паспорта, свідоцтв про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові та інших документів і з посиланням на їх номер і дату;
- зазначені зміни вносяться на першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки;
- однією рисою закреслюється колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані;
- посилання на відповідні документи робляться на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки і завіряються підписом роботодавця або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою організації (або печаткою кадрової служби).
Деякі фахівці вважають, що записи про зміну прізвища належить робити не тільки на підставі свідоцтва, а й одночасно на підставі паспорта.
На практиці нове прізвище пишуть поруч із закресленою (як у зразку), під закресленою, над закресленим, в залежності від наявності вільного місця.
Зміна відомостей про працівника в особовій картці.
Існує кілька варіантів внесення таких змін до особової картки.
Припустимо, працівниця вийшла заміж і змінила прізвище.
Якщо справа місця немає, то нове прізвище можна написати зверху.
Відомості про документ, що підтверджує зміну прізвища, і засвідчувальний підпис кадрового працівника можуть бути вказані також в розділі Х особистої картки «Додаткові відомості».
Ще один варіант, який використовується в даному випадку в кадровій практиці, - це роздруківка сторінки особової картки з внесеними змінами або додатковими рядками під графою для внесення змін. При цьому на старій сторінці робиться відмітка про те, що проведена заміна сторінки в зв'язку зі зміною прізвища. На новій сторінці також відображається факт заміни.
Аналогічні рекомендації можна дати з приводу зміни інших відомостей про працівника.
__________________
Надмірна старанність більше псує, ніж покращує.