Як секретарю все встигати!
Рада 1. Дізнайтеся, чого керівник очікує від вашої роботи
Незважаючи на те що посадові обов'язки секретаря відомі всім, в кожній фірмі до помічника керівника вимоги різні. Залежить це як від специфіки компанії і кількості співробітників, так і від особистого графіка або звичок начальника. Наприклад, керівник приймає ліки, і ви повинні нагадувати йому про час їх прийому.
Тому ніколи не буде зайвим прямо запитати шефа про те, чого він очікує від вашої роботи. Відповідь може вас щиро здивувати (проте, з побажанням керівника потрібно рахуватися):
- Варіант 1. Добре готувати каву;
- Варіант 2. Інформувати керівника про важливі події;
- Варіант 3. Бути правою рукою керівника;
- Варіант 4. Огороджувати від зайвих комунікацій.
Зазвичай же від помічника керівника очікують усього перерахованого вище, а також виконання безлічі інших доручень.
Порада 2. Дізнайтеся про керівника все в найдрібніших подробицях
У помічника керівника повинна бути організаційна папка (жартівливу назву «капелюх»), в яку він збирає всю необхідну інформацію, і в разі відходу передає своєму наступнику. У цій папці повинна знаходитися вся необхідна новому секретарю інформація, аж до найдрібніших подробиць: з якої чашки п'є бос і де ця чашка знаходиться, яку каву або чай він вважає за краще, у скільки він приїжджає, в який час його можна турбувати ...
Досвідчений секретар задає більшість питань щодо особливостей нової роботи до того, як приступити до обов'язків. Після знайомства з приміщенням, керівником і співробітниками у вас можуть виникнути додаткові питання, які потрібно відразу поставити. Адже у керівника немає можливості щодня підказувати, як вирішити ту чи іншу проблему.
Порада 3. Складіть розклад
Помічник керівника ніколи не повинен скаржитися на надлишок роботи. Потрібно організувати свою працю так, щоб встигати робити все. Адже це тільки здається, що часу немає, треба просто навчитися правильно нею розпоряджатися.
Якщо ви ніколи нічого не планували, то саме час навчитися цьому. Перший крок до організованого праці - складання свого розкладу і розкладу керівника. Найкраще, щоб розклад керівника було досить докладним і виглядало, як карта завдань. Тоді ви зможете підказувати шефу, коли у нього є «віконце», а коли він зайнятий і чому. Тримати обидва розкладу потрібно на видному місці.
Секретар для керівника - це «органайзер на ніжках», багатофункціональний, завжди готовий допомогти і знає відповіді на всі питання.
Рада 4. Розраховуйте свої можливості
Якщо керівник дає багато завдань, а помічник не встигає їх виконувати, потрібно з'ясувати причину. Можливо, секретар занадто повільно виконує доручення. Щоб виправити ситуацію, йому слід взяти себе в руки і спробувати підвищити свою продуктивність.
Причиною авралів може бути і те, що секретар занадто багато бере на себе, не розраховуючи своїх фізичних можливостей. В цьому випадку секретарю допоможе щоденник-планувальник. Це дозволить розписати свої завдання щохвилини. Коли секретар розуміє, скільки часу у нього відведено на виконання кожного завдання, він ніколи не візьме на себе зайвого.
Рада 5. Вибрати пріоритетну задачу
Практично щоденна практика секретарів - керівник дав одне завдання, а потім раптово додав ще одне під грифом «Терміново!». І працівнику доводиться вибирати, яке завдання важливіше. Але приймати рішення треба не самостійно, а порадившись з керівником. Секретар повинен з'ясувати, який зараз у компанії пріоритет, і яке завдання має бути виконано в першу чергу. При цьому слід поставити керівника до відома, скільки часу приблизно займе виконання термінового доручення. Можливо, керівник доручить це завдання декільком працівникам, щоб було швидше, і не буде підганяти секретаря і нервувати.
Рада 6. Перестаньте звинувачувати керівника
Одне з найбільших помилок секретарів, як і багатьох інших працівників, впевненість в тому, що всі керівники - це монстри, які хочуть тільки одного: щоб помічник працював на знос. На щастя, це не так. Не виключено, що такі керівники зустрічаються. Але поганий характер у них зовсім не через посади, яку вони займають, все залежить від конкретної особистості, як на роботі, так і за її межами.
Якщо секретар дійсно виявився в штаті у надто суворого керівника, виникає логічне запитання - чому він до сих пір там працює? Потрібно розібратися в собі. Тут може бути дві відповіді: або працівник очікує якихось благ, яких швидше за все так і не отримає, або секретар - мазохіст і йому подобається, коли над ним знущаються. В останньому випадку в подібних умовах такої секретар буде перебувати все життя, під чиїм би початком він не працював.
Рада 7. Говоріть керівнику про проблеми
Увага! У розмові з керівником не варто вживати таких виразів, як: "Не доручайте мені роботу, тому що її дуже багато». Замість цього краще сказати: «доручайте мені тільки найважливішу роботу, щоб я могла робити її якісно».
Тільки секретар може знати, скільки завдань йому дали, скільки часу на виконання кожного з них буде потрібно, і чи може він впоратися сам, або йому потрібна допомога.
Рада 8. Усуньте «викрадачів часу»
Рада 9. Оптимізувати завдання
Головна причина всіх проблем секретарів - невміння оптимізувати свої завдання. Вони постійно отримують нові завдання, але не планують ні терміни, ні способи їх виконання. І коли трапляються форс-мажори, секретар не встигає абсолютно нічого. Адже цей форс-мажор він теж не планував - а дарма! Адже з такою роботою завжди потрібно бути готовим до непередбачених завдань, які повинні бути виконані в короткі терміни.
Професійний секретар - це шанований і цінний співробітник, який може організувати не тільки свою роботу, але і роботу керівника, і навіть цілого офісу.
Стати професійним секретарем-помічником - часто означає забезпечити себе гідною роботою на все життя. Адже більшість керівників не змінюють своїх секретарів, а крокують по кар'єрних сходах разом з ними.