Сервіс надається безкоштовно і на відміну від інших популярних офісних пакетів, має можливість записувати створені документи в форматі PDF, який універсальний і доступний на всіх стаціонарних та мобільних пристроях. Єдиний недолік Google Docs, з точки зору деяких користувачів - прив'язка до інтернету. Багато хто побоюється, що якщо у них виникнуть складності і доступом в мережу, силу самих різних причин, то документи і інформація будуть загублені, а робота - зупиниться. Щоб не було подібних проблем в роботі були придумані хмарні сервіси для зберігання резервних копій ваших даних. Одним з найпопулярніших сервісів подібного типу є Dropbox.
Раз вже торкнулися теми безпеки, то не зайвим буде дізнатися, як робити резервні копії важливих даних.
Однак якщо уважно розібратися в можливостях роботи цього популярного офісного пакету, то виявиться, що він може працювати без доступу до мережі. Давайте розглянемо цю функцію ближче. Для того що б Google Docs вірою і правдою служив вашому бізнесу навіть без доступу в інтернет необхідний браузер Chrome. Якщо у вас ще не встановлений цей чудовий помічник, саме час додати його до списку найулюбленіших програм. Браузери інших фірм-виробників в цій справі вам не допоможуть.
Після установки браузера відкриваємо в ньому онлайн сховище Google Drive і в лівій частині екрана вибираємо вкладку «Ще». Тут ви знайдете додаткові опції. Для того що б змусити Google Docs працювати офлайн необхідно:
- Провести установку в Chrome спеціального веб-додатки «Google Диск», без якого програма не буде працювати автономно.
- Включити оффлайн доступ - синя кнопка в нижньому правому куті екрану. Після включення цієї функції Google Drive завантажить всі документи на ваш комп'ютер і збереже їх для автономної роботи офісного додатка. Процес синхронізації займе якийсь час, тому необхідно залишатися онлайн до повного завантаження всіх документів
Тепер ви можете редагувати і зберігати на своєму комп'ютері будь-які документи Google Docs без підключення до мережі. Автономна робота ніяк не обмежує вашу роботу і коли ви знову зможете підключитися до мережі, програма запустить процес синхронізації документів і все нові версії документів будуть додані в сховище. Єдине обмеження - це таблиці, поки для редагування вони доступні лише в режимі онлайн. Без доступу в інтернет ви можете тільки переглядати їх. Але в найближчому майбутньому ця проблема теж буде вирішена компанією.
Ось так онлайн сервіс Google Docs перетворюється у відмінний локальний офісний пакет. Додатковий бонус - автоматична синхронізація з онлайн сховищем: ви отримуєте автосохранение всіх напрацювань та іншої інформації в мережі. Якщо в вашим комп'ютером щось трапитись або йому знадобиться ремонт, ви без проблем можете продовжувати працювати з своєю інформацією з іншого комп'ютера.
Можливість роботи оффлайн і синхронізація всій документації - гідні аргументи для того, що б зробити цей сервіс основі для створення і редагування документів, презентацій та іншої інформації. Багато користувачів порівнюючи онлайн версії Microsoft Office і Google Docs вважають роботу останньої більш коректної і зручної. Можливість автономної роботи сервісу - ще один плюс, завдяки якому багато користувачів зможуть продовжувати звичайну роботу навіть без доступу в мережу.