Зовні, здавалося б, прес-конференція передбачає повне закриття означеної теми, адже журналісти отримують відповіді на всі свої питання. Насправді все навпаки: саме з прес-конференції починає зростати інтерес до компанії (продукту, акції, людині); від прес-конференції залежить так званий «ефект другої хвилі» в ЗМІ. «Зазвичай саме після прес-конференцій протягом наступного місяця спостерігається особливий сплеск інформаційної активності навколо компанії клієнта. Як правило, це провокує організацію кількох інтерв'ю і прохання виступити в якості експерта. Саме це є метою фахівців, які організовують прес-конференцію: формування громадської думки про клієнта як про експерта в своїй галузі », - зазначає менеджер проектів агентства FELD PR Наталя Бугрин.
Як підвищити ефективність прес-конференції? Потрібно почати з самого початку - з вибору відповідного майданчика. Часто саме від неї залежить, наскільки легко оприлюднені факти через ЗМІ дійдуть до цільової аудиторії.
В общем-то вибір не такий вже й великий: готель, інформаційне агентство або якесь нестандартне місце. Тільки дуже великі компанії на кшталт Microsoft можуть дозволити собі не думати про місце проведення конференції. Вони з однаковим успіхом можуть провести конференцію в готелі або якомусь підвалі, журналісти все одно прийдуть і напишуть. У будь-якому випадку шукати нові, незвичні і цікаві місця для проведення прес-конференції - це хороший тон. Крім того, це може бути вигідно з точки зору оптимізації бюджету або реалізації задуманого сценарію. Однак, вирішуючи глобальні завдання, зверніть поля зору дрібниці, які можуть звести нанівець всі ваші зусилля. При проведенні прес-конференції фахівці радять оцінити, наскільки потрібне положення зручно в плані розташування, чи не буде в учасників заходу труднощів з транспортом, чи є можливість парковки для особистих автомобілів і чи дозволяють комунікації і планування будівлі використовувати спеціальне обладнання. Якщо у вас є сумніви з будь-якого з цих пунктів, вибирайте традиційні майданчики для прес-конференцій: готелі, ресторани, виставкові центри, офіси засобів масової інформації.
Прес-конференція «на 5 зірок»
Як показує практика, замовники вважають за краще орендувати зали в шикарних готелях і ресторанах, коли мова йде про ексклюзивної інформації (наприклад, вихід компанії на IPO, запуск нового бренду або гастролі зірок світової величини). У поважаючих себе PR-менеджерів списки потенційних майданчиків очолюють московські «Маріотт», «Національ», «Прага», «Балчуг», «Президент-Готель» або «Ренесанс-Москва». Зазвичай готелі надають лише зал, апаратуру і фуршет, але більшого для «статусного» заходи і не потрібно. Коли мова йде про «зоряному» гостя або багатомільйонних прибутки, шикарний зал - це перш за все іміджевий місце, зайвий раз вказує на статус гостей або розмір прибутку.
«Прага» хороша своїм місцем розташування, невисокою ціною за оренду залу ($ 200) і чудовою кухнею (фуршет в середньому коштує $ 60-70 на людину). Тутешній «Європейський» зал, без праці вміщає сотню учасників, прекрасно підходить для проведення презентацій (зручна сцена, затишні дивани). Оренда залу в «Балчузі» коштує $ 400 за півдня, ще $ 200 там просять за апаратуру (2 бездротових мікрофону і один радіомікрофон) і близько $ 50 піде на легкі закуски. Година оренди залу в «Президент-готелі» обійдеться в $ 100, ще $ 130 стоять звукопідсилювачі; фуршет - від $ 40 на людину (холодні і гарячі закуски, алкогольні напої). У готелі «Ренесанс-Москва» годинна оренда залу - $ 155, закуски - від $ 10. Зазвичай для клієнтів мають значення місце розташування готелю і рівень сервісу. Якщо хочеться бути ближче до Кремля, слід вибирати «Національ». Ну, а якщо бюджет дозволяє сервіс європейського рівня - то вам тільки в «Маріотт».
Головний плюс проведення прес-конференції в готелях - зручний кейтеринг. Мінус в тому, що доводиться платити посередникам - PR-агентствам, які влаштовують захід. Хоча, оскільки конкуренція сьогодні на ринку велика, хороший результат можна отримати за відносно невеликі гроші. «Вартість організації прес-конференції починається від півтори тисячі доларів. Ціна безпосередньо залежить від складності організації і від кількості прямих матеріальних витрат », - говорить Наталія Бугрин. Піарники не тільки підшукують місце. Вони виконують весь супутній обсяг робіт: від забезпечення охороною, залучення моделей і артистів-провідних до контролю за поліграфічними роботами (бейджи, листівки і т.п.), опрацювання регламенту заходу і підготовки прес-матеріалів (прес-реліз, анонси для преси, список питань, тези виступів).
Однак, звертаючись до інформаційним агентствам для проведення прес-конференції, замовник вбиває двох зайців: організатор заходу одночасно виявляється ще й головним медійним партнером. Якщо ви звертаєтеся до одного з провідних російських інформаційних агентств, новини про вашу компанію виявляться в стрічках, які отримують ЗМІ по всій країні. Крім того, стенограма буде висіти на сайті агентства - а це ще десятки тисяч потенційних читачів в день.
онлайнові майданчики
З давніх-давен це місце уподобано представниками державних органів, і ця традиція - важлива іміджева деталь. Багато замовників вибирають агентство, оскільки це не тільки «солідно», а й вигідно по грошах. «Ми обійшли багато майданчиків, коли готували прес-конференцію, присвячену 10-річчю компанії, - говорить PR-менеджер ГК« Дело »Наталія Горюненко. - По співвідношенню «ціна - якість» зупинилися на РІА «Новости». Тут є свої безперечні плюси: зручність розташування, хороший зал, прекрасна кухня. З мінусів можу назвати слабку розсилку. Питання акредитації організаторів не дуже-то хвилюють, їм все одно, прийдуть журналісти чи ні. Тому велика частина тих, хто прийшов представників ЗМІ - наша заслуга. Ми самі обдзвонювали газети, самі робили розсилку. Тільки завдяки такому підходу вдалося зібрати стільки людей, скільки ми планували. Як показує практика, у всьому на організаторів прес-конференції сподіватися не можна, обов'язково потрібно підстрахуватися. Наприклад, замовити додаткову розсилку по ЗМІ через Будинок журналіста ».
Схожі розцінки, умови і якість обслуговування - в «Інтерфаксі» і ІТАР-ТАРС. Конференція в «Інтерфаксі» коштує $ 3000.. У пакет послуг входить надання конференц-залу на 80 осіб, анонс в ЗМІ, акредитація журналістів, послуги модератора, допомога в формулюванні теми заходу, підготовка анонса, розміщення його на сайті www.interfax.ru і в інформаційній стрічці агентства. Додаткові послуги - надання в оренду додаткового технічного обладнання (LCD-проектор, екран), аудіозапис та фотозйомка. Прес-центр центрального офісу «Інтерфаксу» - одна з найбільш зручних інформаційних майданчиків Москви, розташована в самому центрі міста.
Особливу увагу варто звернути на інтернет-прес-конференції, які проводить РІА РБК. Це найдорожча майданчик: проведення прес-конференції варто $ 7500.. За що доводиться платити такі гроші? За аудиторію, технології і рівень проведення заходу, кажуть в компанії. І ще за додаткові можливості, наприклад, за залучення до прес-конференції ділового телеканалу «РБК-ТВ» або за можливість провести інтернет-прес-конференцію у себе в офісі.
У числі постійних гостей агентства, що спеціалізується на економічній і фінансовій інформації, - представники державних структур, посли зарубіжних держав, лідери політичних партій, російська і зарубіжна бізнес-еліта. Головна цінність цієї інформаційної площадки - її відвідуваність і якість аудиторії. Щодня сервер РБК відвідують понад 400 тис. Чоловік, що представляють насамперед ділові і політичні кола Росії. Крім того, на стрічки інформаційного агентства підписано близько 5 тисяч фізичних і юридичних осіб.
Що стосується технологічної сторони проведення інтернет-прес-конференцій на РБК, то і тут є свої особливості. По-перше, конференція йде в режимі он-лайн - це значить, що крім підсумкової стенограми конференції в Інтернет викладаються звукові файли. Подібної оперативністю не можуть похвалитися інші інтернет-майданчики, які спеціалізуються, як і РБК, на економічній інформації (наприклад, конференції інформаційного агентства «Фінам.Ру» тривають до 5 годин, оскільки стенограма стає доступною користувачам у міру її розшифровки). До мінусів цього майданчика можна віднести, мабуть, тільки не дуже вдале її розташування і невеликий конференц-зал.