Останнім часом мова часто заходить про електронний підпис (ЕП) в хмарі. В основному, цю тему обговорюють IT-фахівці. Однак з розвитком сервісів електронного документообігу (ЕДО), в тему хмарної ЕП стали втягуватися і фахівці-предметники - бухгалтери, секретарі, аудитори та інші.
Необхідність використання хмарної ЕП бухгалтером залежить від того, в якому режимі він працює. Якщо ви часто перебуваєте поза офісом, або, наприклад, працюєте в компанії, яка надає послуги з бухобліку (аутсорсинг бухгалтерії), то хмарна ЕП допоможе вам підписувати документи з будь-якого місця. При цьому не знадобиться встановлювати ніякого додаткового програмного забезпечення. Однак, незважаючи на простоту використання, не всі компанії готові використовувати цю можливість.
Щоб ви змогли самі вибрати, потрібна вам хмарна електронний підпис чи ні, розглянемо всі «за» і «проти» її використання. А також подумаємо, кому може дійсно стати в нагоді такий підпис. До речі, в даній статті ми будемо говорити тільки про посилену кваліфікованої електронного підпису (далі - УКЕП).
Хмарна електронний підпис дешевше звичайної. В основному це пов'язано з тим, що вам не потрібно купувати засіб криптографічного захисту інформації (СКЗИ) і токен (флешка з сертифікатом). Як правило, з урахуванням їх придбання, ціна на сертифікат злітає в 2-2.5 рази.
Зручність і простота використання. Для роботи з хмарної електронним підписом не потрібно встановлювати як сам сертифікат електронного підпису, так і спеціальні засоби для роботи з нею. Це означає, що ви не будете витрачати час на те, щоб розібратися, як все це працює.
Фізично документ підписуєте не ви. Потрібно розуміти, що в разі хмарної електронного підпису закрита частина ключа, яка є конфіденційною і повинна належати тільки вам, буде знаходитися на сервері засвідчує центру. Звичайно, це буде оформлено документально, а самі сервери надійно захищені. Але тут все залежить від вимог компанії до безпеки і від політики, пов'язаної з підписанням документів. Якщо вам важливо, щоб документи підписували самі власники закритих ключів, то хмарна електронний підпис вам не підійде. У даній ситуації тільки вам вирішувати, наскільки ви довіряєте УЦ і серверів, на яких зберігаються закриті ключі.
Ви можете використовувати хмарну ЕП тільки в тих сервісах, з якими є інтеграція програмного забезпечення засвідчує центру. Це теж пов'язано з тим, що в разі хмарної ЕП закритий ключ зберігається на сервері УЦ. Для того, щоб потрібний вам сервіс міг використовувати такий закритий ключ ЕП для підписання, йому потрібно вміти відправляти запит на формування електронного підпису на сервер УЦ. Зрозуміло, що на даний момент сервісів багато і всі вони не зможуть передбачити інтеграцію з програмним забезпеченням УЦ. Виходить, що хмарну ЕП вам доведеться використовувати тільки з певними послугами. Для роботи з іншими сервісами доведеться купувати інший сертифікат ЕП, і немає гарантій, що ці сервіси будуть підтримувати будь-яку хмарну електронний підпис.
Хмарна електронний підпис - це зручний, мобільний і простий інструмент, але не самий гнучкий. А з точки зору надійності, можливо, зберігати закритий ключ на захищеному сервері буде краще, ніж на токені в ящику стола.
Кому ж дійсно потрібна електронний підпис? В першу чергу тим, хто часто працює не зі свого кабінету в офісі. Наприклад, юристи та аудитори, які часто виїжджають до клієнтів. Або керівники і директори, яким важливо підписувати документи в будь-якому місці. Для них хмарна електронний підпис стане незамінним помічником у роботі.
Також, дуже багато залежить від політики компанії. Якщо організація рухається в бік хмарних технологій, наприклад, в частині зберігання документів, використання сервісів для внутрішнього і зовнішнього документообігу, то і електронні підписи, швидше за все, теж будуть хмарними. В іншому, бухгалтерам, діловод і іншим співробітникам, які зазвичай при роботі не покидають свій кабінет, хмарна електронний підпис не потрібна. Їм можна придбати закритий ключ ЕП і сертифікат ЕП в звичайному режимі, на носії, який можна використовувати в більшості сервісів для обміну з контрагентами та державними установами.