Хто повинен завіряти пошивши багатосторінкових документів, копії документів, пошивши копій документів? Як краще регламентувати дане питання в локальних нормативних документах організації? Підкажіть, будь ласка, формулювання.
Загальне правило нашого діловодного «ремесла» говорить, що той, хто підписав документ, той і повинен засвідчувати його копії. Саме з цього правила виходять вимоги, наприклад, Банку Росії, податкових органів, органів внутрішніх справ і правила нотаріального діловодства, які в деяких випадках прямо встановлюють, що копії документів або пошивши багатосторінкових документів (при виїмці) або їх копій засвідчуються підписом першої особи організації або двома підписами: першого керівника та головного бухгалтера.
Все залежить від конкретної ситуації. І якщо в нормативному правовому акті федерального рівня, який обов'язковий для дотримання в приватному конкретному випадку, не встановлено порядок посвідчення копій документів підписом першої особи і підписами інших посадових осіб організації (зараз це заступники першого керівника), то дане право може бути делеговане.
Система делегування повноважень передбачає закріплення прав по відношенню до документів:
У великих організаціях, де положення про систему делегування повноважень має існувати як організаційний документ і локальний нормативний акт, спочатку закріплюються повноваження з управління організацією (за функціями управління, по бізнес-процесам або напрямками діяльності) і рівні управління, на які повноваження можуть бути делеговані ( наприклад, тільки на рівень директора департаменту або керівника напряму). Будується схема / матриця делегування. в якій в графічній формі і відображаються повноваження по відношенню до документів в зв'язку з правом приймати рішення (підписує, стверджує, погоджує які види документів). На підставі цього затвердженого положення та схеми-матриці делегування розробляються положення про посади або посадові інструкції і при необхідності оформляються довіреності.
Видаються накази по основній діяльності і використовуються наступні приблизні формулювання:
Наказ про делегування повноваження посвідчення копій документів