Перехід на обмін електронними документами (далі - ЕДО), як і зміна будь-якого іншого вже усталеного в компанії процесу, супроводжується певним стресом. Уявіть, яким жахом для консервативного бухгалтера, який багато років працював з папером, раптом стане відмова від неї! А ви самі змогли б махом перевести всі документи (договори, листи, додаткові угоди, акти, накладні, рахунки-фактури та ін.) В електронний вигляд? Погодьтеся, якщо вас, вашого бухгалтера або ІТ-фахівця зобов'яжуть працювати за новими правилами, змінять усталені процеси, буде явно некомфортно.
Тому, як то кажуть, їжте слона по шматочках. Саме цю ідею і підтримують проекти з масштабуванням. Згідно з ними починати впровадження ЕДО потрібно з одного процесу, поступово переходячи на інші. Розвивати проект можна різними шляхами і за різними критеріями, деякі з них ми зараз розберемо.
Структура організації або групи компаній
Якщо всередині організації з філіями (підрозділами) або всередині групи компаній ведеться досить активний обмін документами, то найпростіше почати перехід на ЕДО саме з нього. Наприклад, можна виділити одного відповідальну людину, яка буде організовувати придбання і установку сертифікатів ЕП і ЗКЗІ, реєстрацію в сервісі обміну. Таким чином, всі роботи будуть вестися централізовано.
Як правило, всі підрозділи в складі групи компаній бувають підключені до одного оператора ЕДО СФ, тому питання про необхідність роумінгу зазвичай не встає. Якщо правильно вибудувати процеси обміну вже на самому початку проекту, пізніше до цього питання можна не повертатися. На наступному етапі всі сили можна кинути на підключення контрагентів, з якими ведеться обмін документами.
Які документи перевести в електронний вигляд?
Важливо визначити, якими видами документів обмінюються в першу чергу. По-крупному можна виділити формалізовані і неформалізованниедокументи. До формалізованим на даний момент відносяться первинні облікові документи:
# 9679; рахунки-фактури, в тому числі виправлені і коректувальні;
# 9679; товарні накладні;
# 9679; акти виконаних робіт;
# 9679; універсальний передавальний документ, в тому числі коригувальний.
По суті, формалізовані документи - це первинні документи в XML-форматі, що закривають угоди. Їх перевага в тому, що з XML можна витягнути всі необхідні дані для їх подальшої автоматичного завантаження в облікову систему або СЕД. Крім того, такі документи можна без проблем представляти в електронному вигляді до податкових органів, тоді як неформалізовані електронні документи можливо представляти тільки у вигляді паперових копій.
До неформалізовані відносять всі інші документи, і їх чимало. Виділимо найосновніші:
# 9679; договори, додатки до них і додаткові угоди;
# 9679; акти звірок;
# 9679; акти про встановлені розбіжності;
# 9679; акти виконаних робіт і товарні накладні (в ряді випадків вони теж можуть бути неформалізованими) і ін.
Коли ми говоримо про міжкорпоративному ЕДО, то відштовхуватися коштує від процесів, тому комбінувати види документів потрібно наступним чином:
Первинні облікові документи:
# 9679; товарні накладні, акти виконаних робіт;
# 9679; універсальні передавальні документи;
# 9679; акти про встановлені розбіжності.
# 9679; додатки до договорів;
# 9679; додаткові угоди.
З чого ж почати? З тих документів, на які витрачається більше сил і часу при обробці, і ефект від перекладу яких в електронний вигляд ви відчуєте швидше за все. Як правило, це первинні облікові документи.
Звичайно, можна використовувати і іншу логіку - почати з простого. Наприклад, перевести в електронний вигляд договори і листи. З ними простіше, тому що: немає формату, який може змінитися; не буде різкого переходу з паперу на електронний документ; для роботи з форматом XML, як правило, потрібно ще й настройка інтеграції з обліковою системою. Суть в тому, щоб не починати обмінюватися всіма документами відразу, адже в такому випадку налаштовувати і контролювати доведеться кілька процесів одночасно. Краще вибирайте ті документи, переклад яких в електронний вигляд для вас актуальне саме зараз.
Кількість і якість підключаються контрагентів
Це одна з найскладніших тем, адже не всі контрагенти хочуть щось міняти. Найпростіше компаніям, які мають прямий вплив на своїх контрагентів і можуть диктувати їм умови. У будь-якому випадку для ефективного підключення потрібно скласти загальний список ваших контрагентів і розсортувати його за певними критеріями для зручного покрокового перекладу на електронний обмін. Це можуть бути великі, дрібні і середні компанії, лояльні і не дуже, вже працюють з будь-яким оператором ЕДО СФ чи ні, контрагенти по основній діяльності і по господарської.
1. Щоб розсортувати контрагентів по потрібним вам критеріям, спочатку краще з'ясувати деяку інформацію. Наприклад, перевірте контрагентів на лояльність. Для цього ви можете зробити розсилки з пропозицією обміну або обдзвонити контрагентів. За підсумками проведеної роботи у вас буде достатньо інформації. До речі, можна уточнити у вашого оператора ЕДО СФ, чи робить він допомога в підключенні. Якщо така послуга є, багато вам не доведеться робити самостійно.
3. Потім можна приступати до масового підключення залишилися контрагентів, і, можливо, оператор ЕДО СФ вам теж в цьому допоможе: підготує текст розсилки, зробить дзвінки, навчить нових користувачів, дасть всі необхідні консультації. А відповідальний співробітник буде цим процесом управляти. У Synerdocs, наприклад, є ціла команда спеціально підготовлених людей, які курирують проекти підключення. Крім того, можна додати інформацію на ваш сайт, або зробити окрему брендову сторінку з інформацією про підключення.
Інтеграція з обліковими, білінговими і іншими системами
Вбудовування в існуючий процес може пройти як дуже просто, так і вилитися в цілий проект.
У більшості активних операторів ЕДО СФ вже є готові інтеграційні рішення з найпоширенішими системами (наприклад, 1С, SAP, DIRECTUM). Якщо у розробника вашого сервісу обміну вже є така інтеграція з вашою системою, то залишиться тільки зробити настройки. Інша справа, коли готової інтеграції немає.
Перший шлях - це кинути всі сили на розробку, а решта питань залишити на потім, але тоді сам проект розтягнеться на тривалий термін. Це не дуже добре, адже роботи йдуть, ресурси витрачаються, а результату немає.
Другий шлях - розглянути альтернативні варіанти, і в той час, поки будуть вестися роботи по створенню інтеграційного рішення, вже починати підключення і обмін. По-перше, обмінюватися електронними документами можна і в веб-клієнті оператора ЕДО СФ - простого інструменту, робота в якому не вимагає спеціального навчання. По-друге, у оператора ЕДО СФ може бути і таке просунуте рішення, як, наприклад, універсальний сервіс інтеграції. який позбавить користувачів від ручного введення документів в систему обміну. На той час, коли повноцінне рішення буде готове, у вас вже з'являться реальні контрагенти, електронні документи та досвід роботи з ними, а значить, і вигода від обміну.
замість висновку
Розглянуті вище варіанти поступового переходу на електронний обмін можна використовувати як окремо, так і в комплексі. Все залежить від особливостей вашої компанії та контрагентів. Головне правило - не варто відразу хапатися за все, адже від якості впровадження та підключення залежить те, наскільки приємно і ефективно буде обмінюватися електронними документами вам і вашим контрагентам. Грубо кажучи, хороший план позбавить від розладу шлунка при поїданні слона.