Інформаційне обслуговування як область прикладного мовознавства за змістом тісно пов'язане з професійною лінгводидактики. Однак за походженням, призначенням і застосування інформаційне обслуговування являє собою частину прикладної філології. Відповідно до того, що мовознавство є частина філології, в інформаційному обслуговуванні виділяється лінгвістичне інформаційне обслуговування.
Інформаційне обслуговування як частина прикладної філології раніше об'єднувало бібліотечне та архівна справа, канцелярську діяльність. Бібліотечна справа має на меті збір книг і рукописів, їх зберігання, своєчасне оновлення фондів, їх опис, облік, поширення інформації про книги та рукописи і надання в розпорядження читача фондів бібліотек.
Архівна справа має на меті комплектування, зберігання та опис архівів, розробку класифікацій документів, надання документів для прочитання особам і організаціям.
Канцелярське справа полягає в забезпеченні руху документів в поточному документообіг, включаючи прийом і відправлення документів, їх реєстрацію та контроль за проходженням, контроль за правильністю форми і виконанням документів, формування справ і здачу в архів виконаних документів. Для цієї мети розробляються канцелярські форми обліку та класифікації документів.
Єдина теорія інформаційного обслуговування виникла в зв'язку з комп'ютеризацією мови, тобто в зв'язку з застосуванням ЕОМ як засобу запису, обліку та зберігання мовної інформації. Завдяки техніці вдалося поєднати функції бібліотеки, архіву, канцелярії і зробити з текстів, введених в ЕОМ, засіб управління і дослідження.
Однак класифікувати тексти і стежити за ними можна тільки через лексичні одиниці, бо тільки лексичні одиниці об'єднують тексти. Тому ознакою класу текстів є лексичні одиниці цих текстів. Різниця між текстами полягає в комбінаціях лексичних одиниць. В силу цього в теорії інформаційного обслуговування виділяється мовознавча частина - лінгвістична теорія інформаційного обслуговування, або лінгвістична інформатика.
Лінгвістична інформатика відноситься також до галузі прикладної філології. Її призначення - забезпечення читача текстами. З діяльності архіву, бібліотеки та канцелярії, таким чином, відвернута їх загальна функція опису, обліку та класифікації текстів.
Прикладна філологія дозволила інтегрально розглянути співвідношення між мовними функціями, філологією і мовознавством.
Написаний або надрукований текст завдяки його письмової фіксації є "слід" діяльності розуму. Такі "сліди", будучи з'єднаними в бібліотеці, архіві чи іншому сховище текстів, становлять суспільну пам'ять. Але на відміну від індивідуальної пам'яті людини, пам'ять, відкладена в текстах, відокремлена від індивіда.
Пам'ять суспільства утворює підстави його духовної (в тому числі і словесної) культури. Для того, щоб співвіднести ці підстави культури суспільства з індивідуальною культурою особистості, для того, щоб особистість могла скористатися надбанням суспільної пам'яті, необхідно долучити її до суспільної пам'яті. Ось чому потрібно дати ключ до реальних текстів, що зберігаються в суспільній пам'яті.
Всякий, хто має домашню бібліотеку понад тисячу томів, прекрасно знає, як важко буває знайти в цій маленькій, добре відомої бібліотеці книгу, покладену нема на місце. Якщо бібліотека зросте в сто раз, то пошук "закладеної" книги стане справою практично безнадійним. У мільйонному сховище, яких зараз чимало, обійтися без суворої систематизації зберігання, обліку та розподілу не можна. Тим більше це стосується документів. Документи як тексти з юридичною відповідальністю не повинні губитися. Якщо врахувати, що кожен день функціонує кілька мільйонів документів, з яких приблизно половина стане надбанням архівів, можна уявити собі масштаби суспільної пам'яті.
Зарубіжний і радянський досвід показує, що характер розподілу обов'язків і функцій органів інформаційного обслуговування тісно пов'язаний з характером суспільного і державного устрою. Робота інформаційної служби в цілому дає великий економічний ефект. Тому часто інформаційне обслуговування реалізується на комерційних засадах. Організація цієї служби багато в чому визначає її ефективність. Створюються фірми і відділи всередині промислових фірм, державних і громадських органів, що забезпечують зацікавлених осіб інформацією за певну абонементну плату.
В СРСР в організації інформаційної служби поєднуються тематичний і відомчий принципи. З одного боку, підприємства, установи, відомства, а також дослідні інститути організовують свою систему інформаційного обслуговування. Ця робота покладається на спеціальні підрозділи, які повинні встановити коло питань, що цікавлять дане підприємство чи відомство. Це проблеми поточної діяльності даної організації, історії її діяльності, діяльності суміжних організацій і установ. Інформаційне підрозділ має бути пов'язано з вищестоящими органами інформаційної служби і працювати під їх контролем.
Філолог-прикладник, що працює в інформаційному підрозділі, повинен встановити коло проблем, що цікавлять або можуть зацікавити "свою" організацію, уявити цю проблематику у вигляді кола тем, визначити назви тим в лексичних одиницях.
Крім інформаційної служби при організаціях, відомствах, створюються центральні органи інформатики, в завдання яких входить обробка інформації за певними напрямами. Дані природничих наук узагальнює Всесоюзний інститут .научной і технічної інформації (ВІНІТІ). Дані з гуманітарних наук узагальнює Інститут наукової інформації з суспільних наук АН СРСР (ІНІСН). Дані по техніці узагальнює Всесоюзний науково-дослідний інститут технічної інформації, класифікації та кодування (ВНИИКИ). Дані з технічних наук узагальнює Всесоюзний науково-технічний інформаційний центр (ВНТИЦ). Дані по патентах узагальнює Центральний науково-дослідний інститут патентної інформації і техніко-економічних досліджень (ЦНИИП). Існують також інститути, узагальнюючі дані по будівництву, сільському господарству, медицині і т.д.
Особливість інформаційного обслуговування як частини прикладної філології полягає в тому, що в ньому тісно з'єднуються державна статистика і книжково-видавнича та архівна статистика. Це дозволяє представити розподіл текстів у суспільстві співвідносні з іншими його інститутами (державним устроєм, мовою, населенням та ін.). Теорія інформаційного обслуговування становить фундамент вирішення основних питань організації інформаційної служби в країні, встановлення методів збору та обміну інформацією, встановлення міжнародних зв'язків, матеріального забезпечення тощо
Теорія інформаційного обслуговування як частина прикладної філології мало стосується питань лінгвістичної інформатики. Незалежно від типу організації інформаційної служби предметом безпосередньо словникової розробки є текст. Предметом прикладної філології в інформаційному обслуговуванні є великі класи текстів в їх русі. Предмет лінгвістичної інформатики становить окремий текст, його форма і словник.
При обробці окремого тексту необхідно вирішити кілька практичних завдань: розчленувати текст семантично, за рівнями узагальнення що міститься в ньому сенсу, і окремо обробити і представити абоненту кожен з цих рівнів.
Заголовки і реферати
Для створення нових інформаційних описів потрібно застосувати риторичні принципи повноти
Інформаційні опису ділять на зв'язні тексти і словникові тексти. Перші є описом оригінальних текстів, що виконуються як окремі зв'язкові тексти рефератів чи як репліки діалогів і заголовки, а другі служать для систематизації інформаційних і оригінальних текстів. Інформаційні опису, що виконуються як зв'язкові тексти, бувають двох родів: заголовки і реферати. Вони розрізняються розлогий або детализированностью опису.
На відміну від енциклопедій, тлумачних або галузевих словників служба інформатики веде облік всіх зустрілися вживань термінів (кожен текст розписується з точки зору що містяться в ньому термінів). Основні труднощі тут зводиться до наступного: необхідно встановити межі термінів і відрізнити терміни в даному тексті від нетермінов. У всякому або майже в усякому науковому тексті є нові терміни, нерідко створюються терміни-синоніми, а складні терміни піддаються метонимическим скорочень. Скорочені варіанти термінів можуть відрізнятися від загальнонаукової лексики тільки характером значення, іноді важко вловимих. У технічному тексті завжди є багато дублетних термінів, що ускладнює їх розмежування.
Словник словника, складеного за текстами, редагується з точки зору розрізнення термінів-омонімів і метонимических скорочень і дублетів термінів і поповнення новими термінами. Кожному терміну приписується індекс, що позначає текст, де цей термін вжито. Такий словник є вже інструментом пошуку оригінальних текстів. Якщо термін відображає певну предметну область знання або діяльності і відомий абоненту, то по терминологическому словником можна знайти тексти, в яких вжито цей термін, включаючи оригінальні тексти, їх реферати або заголовки. В результаті такого пошуку буде отримано перелік текстів, що включають в себе термін, а значить, описана область знань, пов'язана з цим терміном.
Якщо необхідний термін невідомий абоненту, то вести пошук за словником, побудованому за алфавітним принципом, неможливо. У цьому випадку необхідний словник, побудований за семантичним принципом. Таким словником є інформаційно-пошуковий тезаурус, який призначений для відшукання потрібного розділу знання через смислові характеристики термінів. Терміни шикуються в тезаурусе за принципом родо-видовий підпорядкованості та / або асоціативних смислових зв'язків.
* (Перераховуємо найбільш важливі ознаки.)
Як правило, тезауруси мають досить великим числом родо-видових ієрархій. Наприклад, в "Класифікаторі промислової, сільськогосподарської продукції" (М. 1972) дано п'ять ієрархій: 1) продукція енергетичної та нафтової промисловості; 2) електроенергія або продукція нафтової промисловості; 3) електроенергія, вироблена електростанціями загального користування і блокстанціями (або той же локального користування); 4) електроенергія, вироблена електростанціями загального користування або блок-станціями загального користування; 5) електроенергія, вироблена КЕС, або ТЕЦ, або ГТеС, або ДЕС, або АЕС, або ГЕС, або нетиповими електростанціями загального користування. У кожній ієрархії своя рубрикація.
Як бачимо, та чи інша галузь науки або техніки завдяки своїй термінології охоплюється тезаурусом, які мають свої особливості. Наприклад, інформаційно-пошуковий тезаурус з мовознавства має наступний тематичний охоплення: "Персоналії мовознавців. Загальне мовознавство. Методи лінгвістичних досліджень. Структурні і математичні методи. Класифікація мов. Освіта і розвиток мов. Социолингвистика, психолінгвістика. Писемність, фонологія, граматика, лексикологія, семантика , стилістика. Прикладне мовознавство. Теорія повідомлень і кодування в застосуванні до мови. Лінгвістичні питання викладання мови. Смуток "*.
* (Анотована бібліографія інформаційно-пошукових тезаурусів. ДАСНТІ. М. 1980. З 12.)
Різниця тезаурусов по їх побудови досить велике. Це пов'язано як зі складом термінології галузі, так і з підходом до укладання словника. У будь-якому випадку для побудови тезауруса необхідно виділити мінімум слів, за допомогою яких описується значення термінів і встановлюються ієрархія і асоціативні відносини. Такі слова називають дескрипторами. Встановлення дескрипторів залежить від особливостей термінології та характеру тезауруса. Дескриптори є основою тезауруса: з них виводиться значення основних термінів, вони ж дозволяють визначити асоціативні відносини. У багатьох випадках дескриптори належать до загальнонаукової лексики.
Побудова інформаційних словників передбачає досить повний облік термінів в їх реальному функціонуванні. Терміни в інформаційно-пошукових словниках відрізняються від термінів в галузевих словниках тим, що лише відображають поточний стан термінології, але не поширюють знання по термінології. Від термінологічних стандартів інформаційно-пошукові словники відрізняються тим, що не нормують термінологію.
Інформаційне обслуговування розподіляється за трьома напрямками: реферативні видання, інформаційний пошук і автоматизоване управління. Напрямок визначається в залежності від того, хто є ініціатором створення і передачі тексту. У реферативних виданнях орган інформатики за своєю ініціативою і у встановлені терміни постачає читача рефератами, висвітлюючи тим самим поточні надходження. В інформаційному пошуку ініціатива виходить від читача, який дає запит органам інформатики на пошук літератури. В автоматизованому управлінні ініціатива виходить від обох сторін одночасно.
Діяльність інформаційної служби починається з реферативного обслуговування. Реферат як би перша репліка діалогу з абонентом. Мета такого діалогу, з одного боку, поінформувати, а з іншого зібрати відомості і вирішити задачу, прийняти або віддати команду, навчитися чогось, вести міркування про що-небудь. Все це відбувається в регламенті, встановленому органом інформаційної служби, яка прагне автоматизувати процес діалогу.
Прикладом реферативних видань можуть бути збірники рефератів, що випускаються ВІНІТІ і ІНІСН. Реферати не обов'язково друкуються і розсилаються поштою. У відомствах реферати можуть виходити в невеликому числі примірників. Головне, щоб реферати відображали поточні надходження до фондів, виходили в певні терміни і поширювалися серед зацікавлених в них читачів.
Для реферативного обслуговування, здавалося б, досить організувати реферування поповнення фондів. Але написання рефератів залежить від того, як орган інформатики підсумовує і класифікує термінологію в текстах, а це значить, що грамотні реферати можуть бути складені тільки на основі інформаційних словників.
Якщо читач не цілком впевнений в тому, яка саме література йому потрібна, він повторює свої запити в близьких, а іноді і віддалених областях знання, швидко знайомиться і відбирає необхідний матеріал. Такий пошук, наближаючи читача до цікавлять його джерел, одночасно добре інформує його в суміжних галузях знання.
Оскільки запитів може бути багато і вибір і виявлення необхідної літератури вимагають часу, пошук може бути автоматизований. Тезаурус і індекси матеріалів вводяться в пам'ять ЕОМ. Запит робиться ЕОМ за певним нескладному коду, і на екрані дисплея з'являється відповідь. Запити та відповіді можуть повторюватися по викладеної вище схемою до тих пір, поки читач не отримає задовольняє його відповіді.
Для того, щоб реалізувати автоматичний пошук інформації, необхідно запропонувати читачеві правила формулювання запитів, а в програму ЕОМ ввести відповідні команди на пошук необхідних відповідей і демонстрацію їх на екрані дисплея. Це елементарна діалогова система.
Таким чином, інформаційні системи бувають двох родів: бібліографічні та фактографічні. Вони розрізняються джерелами інформації, характером її змісту (інформація про текстах або про об'єкти) і основною вимогою до змісту інформації. У бібліографічною системі пошук літератури проводиться наближено, не вся література, за змістом пов'язана з даним терміном, може бути врахована. У фактографічної системі, де враховується число і положення об'єктів, повинен бути повний облік всіх даних; дані наводяться зазвичай у вигляді числівників-предметних поєднань, де число відображає кількість об'єктів, потужність машин і установок, кількість енергії, ефективність процесів і т.п. а також управління виробничими процесами, що йдуть в автоматичному режимі.