Інструкція про порядок поводження й використання печаток і штампів компанії

Інструкція про порядок поводження й використання печаток і штампів Компанії
(Версія 1.0)

11. Вилучення друку Управління справами, строк не встановлений Видається Розпорядження про вилучення печатки. Підставою для вилучення може служити:
• зміна області застосування печатки;
• закінчення строку дії друку. затвердженого Розпорядженням про введення друку в дію;
• службова записка від керівника підрозділу або курирує Віце-президента з обґрунтуванням причин вилучення печатки;
• скасування Розпорядження про введення друку в дію.
Відповідальна особа передає представнику Управління справами друк по акту прийому-передачі (Додаток 3), негайно після отримання розпорядження про вилучення печатки.
Управління справами вносить відповідні зміни до Реєстру печаток Компанії.
12. Підготовка Розпорядження про знищення печатки Ініціатор, строк не встановлений Підставою для знищення друку служить Розпорядження, підготовлене Ініціатором виготовлення печатки. Розпорядження про знищення печатки узгоджується з:
• Виконавчою дирекцією;
• Управлінням справами;
• Службою безпеки;
• Службою внутрішнього контролю
13. Знищення печатки. зареєстрованої в державних реєстраційних органах Управління справами, термін встановлений Розпорядженням Звертає на державний реєстраційний орган заяву про знищення печатки.
Передає в державний реєстраційний орган друк, що підлягає знищенню.
Отримує в державному реєстраційному органі документ, що засвідчує факт знищення друку. який додається до Розпорядження про знищення печатки. Копія документа направляється для інформації в Управління справами і Службу безпеки
14. Знищення печатки. не зареєстрованої в державних реєстраційних органах Управління справами, термін встановлений Розпорядженням Для знищення друку створюється комісія в складі:
• Представника Виконавчої дирекції
• Представника Управління справами
• Представника Служби безпеки
• Представника Служби внутрішнього контролю
• Відповідального особи (Представника підрозділи-користувача при неможливості включення до складу комісії Відповідального особи)
При знищенні друку складається акт (Додаток 4).

15. Внесення записів до Реєстру печаток Компанії Управління справами, 1 робочий день після отримання документа про знищення печатки На підставі документа державного реєстраційного органу або акта комісії про знищення печатки виробляє відповідний запис у Реєстрі печаток Компанії.
4. Порядок проставляння відбитку печатки
№ Операції процесу Відповідальний, термін виконання Методи
1. Перевірка документа, пред'явленого для запевнення ОЛ, термін 1 робочий день Пред'явлений документ перевіряється на відповідність вимогам Розпорядження про введення друку в дію. В обов'язковому порядку проводиться перевірка наступних параметрів:
• відповідність документа, завіряється печаткою, типу документа, зазначеного в розпорядженні про введення друку в дію;
• наявність всіх необхідних віз і підписів уповноважених осіб, у відповідність з діючими Стандартами;
• відповідність підписів уповноважених осіб зразкам підписів, внесених до Реєстру підписів уповноважених осіб.
2. Проставлення відбитка печатки на документі ОЛ, безпосередньо після перевірки документа У разі задовільного результату перевірки документа відповідальна особа проставляє відбиток печатки у відповідному місці документа.
Відбиток печатки повинен частково закривати підпис уповноваженої особи, за винятком документів, на яких закриття, в тому числі часткове, підписи уповноважених осіб не допускається (банківські і т.п. документи).
5. Порядок замовлення, виготовлення, зберігання, передачі, вилучення та утилізації штампів
№ Операції процесу Відповідальний, термін виконання Методи
1. Виготовлення оригінал-макету штампа Ініціатор Організовується розробка оригінал-макету штампа. Заявка на виготовлення штампа у вигляді службової записки на ім'я Виконавчого директора, з додатком оригінал-макету штампа, направляється на узгодження до виконавчої дирекції.
2. Узгодження оригінал-макету штампа Виконавча дирекція, термін 2 робочих дня Розглядає представлений оригінал-макет штампа на предмет відповідності корпоративному стилю. При необхідності вносить зміни і доповнення.
Після узгодження направляє Заявку на виготовлення штампа в Управління справами для розміщення замовлення на виготовлення штампа. Ініціатору надсилається висновок про погодження проекту оригінал-макету штампа.
3. Виготовлення штампу Управління справами, термін 5 робочих днів Розміщується замовлення на виготовлення штампа відповідно до затвердженого оригінал-макетом.
Отримує від виробника штампа рахунок на виконання послуг з його виготовлення, оформляє завдання на платіж.
Виготовлений штамп передається керівнику підрозділу-користувача під розписку.
4. Зберігання штампа ОЛ, строк не встановлений Відповідальна особа зберігає штамп у виділеному йому сейфі.
5. Вилучення та знищення штампів РП, строк не встановлений Рішення про вилучення штампа приймає керівник підрозділу-користувача.
Вилучені штампи передаються на зберігання в Управління справами.
Знищення штампів проводиться в присутності 3 співробітників підрозділу. Про знищення штампів складається акт.
Акт про знищення зберігається у керівника підрозділу.
6. Порядок проставляння відбитка штампа
№ Операції процесу Відповідальний, термін виконання Методи
1. Перевірка пред'явленого документа ОЛ, строк не встановлений Співробітник компанії перевіряє пред'явлений документ на відповідність вимогам Вказівки про введення штампа в дію. В обов'язковому порядку перевіряється відповідність документа типу документа, для якого може бути використаний даний штамп
2. Проставлення відбитка штампа на документі ОЛ, строк не встановлений У разі задовільного результату перевірки документа співробітник компанії проставляє відбиток штампа в відповідному місці документа.

Додаток № 1
Форма Реєстру печаток
Реєстр печаток

№ п / п Найменування друку Підрозділ-користувач Відповідальні особи Статус друку Документи, що підлягають посвідченню Відбиток печатки

Додаток № 2
Форма Реєстру підписів уповноважених осіб
<Наименование печати>

Реєстр підписів уповноважених осіб

№ п / п Прізвище, ім'я, по батькові Посада Повноваження щодо підписання документів Підтвердження повноважень Термін дії повноважень Зразок підпису

Додаток № 3
Форма Акта прийому-передачі печатки
АКТ
«__» ______________ 200_ р

Ми, що нижче підписалися, _____________________________________________________
ПІБ
____________________________________________________________________________
ПІБ
____________________________________________________________________________
ПІБ
склали цей акт про те, що _____________________________________________
ПІБ
передав (а), а ________________________________________________________________
ПІБ
прийняв (а) ___________________________________________________________________
найменування друку, підстава передачі
Відповідальний за зберігання та використання печатки ______________________________
Посада, ПІБ
___________________________________________________________________________
Відбиток переданої друку:

підписи:
_____________________________________________________ _____________________
Посада, ПІБ підпис
_____________________________________________________ _____________________
Посада, ПІБ підпис
_____________________________________________________ _____________________
Посада, ПІБ підпис

Додаток № 4
Форма Акта про знищення печатки
АКТ
«__» ______________ 200_ р

Бізнес-довідник
цін на товари і послуги

Потрібно знайти нову інформацію і прайс Вашого підприємства на нашому сайті?